De kantooroppervlakte afstemmen op nieuwe manieren van werken
Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de derde aflevering.
Een belangrijke vraag in verband met de terugkeer naar het kantoor is hoeveel ruimte bedrijven nodig zullen hebben als ze (eventueel) meegaan in de trend van flexibelere manieren van werken. Het antwoord op die vraag kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben: na de lonen kan vastgoed namelijk een van de grootste kosten zijn voor bedrijven, met name in de kennisindustrie.1 Omdat bedrijven vaak een huurcontract op lange termijn aangaan, kan onbenutte ruimte in regio’s met hoge huurprijzen leiden tot jarenlange onnodige kosten. Anderzijds kan overbevolking op kantoor negatieve gevolgen hebben voor de productiviteit van de medewerkers. Eén van de grootste uitdagingen waarmee vastgoedteams momenteel geconfronteerd worden is dan ook het vinden van de juiste balans.
Uitdagingen bij het inschatten van kantoorbehoeften in een hybride wereld
COVID-19 en de toename van telewerk hebben de prognoses voor kantoorruimtes enorm verstoord2 en vormen een grote uitdaging voor bedrijven die hun kantooroppervlakte willen optimaliseren.
Het eerste gevolg van de pandemie was de ingrijpende verandering in de tewerkstelling. Veel bedrijven werden immers gedwongen om te snoeien in hun personeelsbestand of nieuwe aanwervingen uit te stellen. Nu ze over het algemeen minder medewerkers in dienst hebben, verwachten bedrijven in sterk geïmpacteerde sectoren dat ze in de toekomst minder kantoorruimte nodig zullen hebben, zelfs als ze geen rekening houden met een andere indeling van de werkplekken of telewerk. Anderzijds kennen sommige bedrijven, bijvoorbeeld in de technologiesector, een explosieve groei en verwachten ze hun personeelsbestand te moeten uitbreiden, vaak op nieuwe locaties. Een belangrijke vraag voor hen is in hoeverre die groei zich zal doorzetten naarmate de economie zich herstelt.
Tegelijkertijd maakt de mogelijke toename van telewerk of hybride werk het bedrijven moeilijk om in te schatten hoeveel kantoorruimte ze precies nodig hebben. Het afgelopen jaar hebben veel bedrijven immers ontdekt dat sommige functies of taken net zo goed (zo niet beter) thuis kunnen worden uitgevoerd als op kantoor. Ook uit medewerkersenquêtes blijkt dat de vraag naar thuiswerk toeneemt, waardoor werkgevers zullen moeten nadenken over de manier waarop gedeeltelijk telewerk de vraag naar kantoorruimte beïnvloedt.
Op het eerste gezicht zou men kunnen denken dat hybride werk tot een kleinere kantooroppervlakte leidt, maar het verband tussen de twee blijkt toch niet zo rechtlijnig te zijn. De behoefte aan kantoorruimte van een bedrijf dat zijn medewerkers verplicht om bepaalde dagen op kantoor te werken zal sterk verschillen van die van een bedrijf waar medewerkers zelf kunnen kiezen welke dagen (of zelfs uren) ze op kantoor werken. In dat laatste scenario kan de vraag naar kantoorruimte sterk fluctueren of ongelijk verdeeld zijn over verschillende tijdstippen en dagen. De meeste medewerkers zullen er bijvoorbeeld voor kiezen om op vrijdagen naar kantoor te komen om bij te praten met collega’s, wat leidt tot een grote vraag naar kantoorruimte. Anderzijds zullen velen ervoor kiezen om op maandagen thuis te werken – bijvoorbeeld om hun mailbox bij te werken – waardoor het kantoor grotendeels leeg blijft.
Zo komen we bij een derde uitdaging die voortvloeit uit de toename van hybride werk (die we uitvoeriger zullen bespreken in de volgende blogpost): de noodzaak om tegemoet te komen aan verschillende manieren van werken op kantoor. Een algemene verwachting over het kantoor van de toekomst is dat het in toenemende mate een hub zal worden om samen te werken en collega’s te ontmoeten,³ en dat individueel, gefocust werk voornamelijk op afstand zal gebeuren. Afhankelijk van de grootte en de indeling van de collaboratieve ruimtes die de medewerkers op kantoor gebruiken, zou de gebruikte oppervlakte per persoon in dit scenario groter kunnen zijn dan bij een kantoor met traditionele werkplekken. Het is echter nog niet duidelijk hoe groot de impact daarvan is.
Het feitelijke kantoorgebruik monitoren
Dit alles toont aan dat vastgoedteams voor enorme uitdagingen staan: de meeste bedrijven verwachten grote veranderingen in de manier van werken die hun behoefte aan kantoorruimte aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Bovendien zijn veel van die trends tegenstrijdig en is het nog niet duidelijk in hoeverre ze zullen standhouden. Net zoals er momenteel veel berichten verschijnen over ‘Zoom-moeheid’, zou het kunnen dat de aantrekking van hybride of telewerk na verloop van tijd afneemt.
Dus, hoe kunnen bedrijven onder deze omstandigheden inschatten hoeveel ruimte ze nodig zullen hebben? De beste aanpak is om hoogwaardige data over het feitelijke gebruik van het kantoor te verzamelen en te analyseren. Er zijn bijvoorbeeld sensoren die de bezetting en het gebruik van ruimtes kunnen monitoren en zo bepaalde patronen kunnen blootleggen:
- Welke collaboratieve ruimtes zijn het populairst en welke blijven leegstaan?
- Behoren traditionele werkplekken nu echt tot het verleden, of beschouwen medewerkers het kantoor eigenlijk als een plek om even weg te zijn van de afleiding van thuis?
- Wordt de keuze voor thuis- of kantoorwerk beïnvloed door de seizoenen, waarbij sommigen ervoor kiezen om voltijds op kantoor te werken omwille van betere airconditioning of verwarming?
- Zijn de trends rond hybride werk terug te vinden op alle locaties?
Daarbij moet opgemerkt worden dat sensoren op zich slechts een deel van de oplossing zijn. Het vermogen om onderbouwde beslissingen te nemen hangt uiteindelijk af van de kwaliteit van de analytische tools en het gemak waarmee ruwe data vertaald kan worden in nuttige inzichten. Met andere woorden: het juiste analyseplatform is net zo belangrijk als de juiste sensor.
De eerste aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek’.
De tweede aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor’.
