Empty office

• nieuws
• hybride werken

'Terug naar kantoor' is een van de meest besproken onderwerpen van dit jaar. In deze blog van SWP-Expert Jan Gerard Hoendervanger duikt hij dieper in op het onderwerp.

Het valt me op dat ‘terug naar kantoor’ in sommige organisaties een hot issue is, terwijl men in andere organisaties een ‘hybride balans’ vindt zonder er veel woorden aan vuil te maken. Hoe komt dat; wat is er loos bij de eerste categorie? Ligt men daar wakker van leegstand in relatie tot kosten en duurzaamheid, is de werkomgeving er zo onaantrekkelijk dat men daarom thuiswerkt, speelt er een machtsstrijd tussen werkgever en werknemer, worden ze geleid door Elon Musk achtige types, ontbreekt het er juist aan visie en kaders, zijn de thuiswerkers er soms ‘actively disengaged’? Ik denk dat er vooral een psychologisch fenomeen speelt, dat we kennen uit de privésfeer.

Wennen en slikken

Het is voor veel kantoorwerkers simpelweg enorm wennen aan de post-corona realiteit: dat je je collega’s niet meer vrijwel dagelijks ad-hoc ‘live’ kunt spreken op kantoor. Dat je bijna alles wat synchrone communicatie vereist tijdig moet plannen. Waarbij je telkens moet afstemmen of je dat face-to-face, telefonisch, online of hybride doet. Zij missen het gemak waarmee ze pre-corona spontaan collega’s konden aanschieten op kantoor en dingen konden afstemmen tussen het bureauwerk door. Zonder dat vooraf te hoeven bedenken, laat staan te organiseren. Zij worden kortom geconfronteerd met best ingrijpende veranderingen in hun dagelijkse manier van werken.

Bovenop de praktische veranderingen komt een dosis psychologische ‘pijn’, die we denk ik niet moeten onderschatten. Hier dringt de vergelijking zich op met ouders die vaak erg moeten wennen wanneer hun kinderen het huis uit zijn gegaan – het empty nest syndroom. De pubers zijn ineens volwassen geworden (of vinden dat zelf althans), vliegen uit en bezoeken nog maar af en toe het ouderlijk huis, wanneer het hen schikt (of als hun wasmand vol is). De achterblijvende ouders voelen zich verlaten, vragen zich af of het gezinsverband minder hecht is dan gedacht, of ze misschien ergens iets fout hebben gedaan? Ze moeten de relaties met hun kinderen opnieuw definiëren en vormgeven, hun heimwee onderdrukkend naar hoe fysiek close ze jarenlang waren.

Wat het wennen extra moeilijk maakt, is dat veel kantoorwerkers deze veranderingen niet zagen aankomen. Tijdens de coronajaren waren zij degenen die voorspelden dat alles na de lockdowns snel weer ‘terug naar normaal’ zou gaan. Het was wishful thinking vanuit hun eigen perspectief, zo kunnen we inmiddels wel vaststellen. Evengoed verklaart het dat zij nu een zeer abrupte en heftige verandering ervaren, één die zij bovendien niet hebben gewild en waar ze geen invloed op hebben. Dat is slikken.

Werkbare modus

Is de nieuwe realiteit tijdelijk, kunnen we nog terug naar het ‘oude normaal’? Ik ben ervan overtuigd dat dat onmogelijk is – de hybride geest is uit de fles. Is dat positief of negatief? Dat hangt denk ik af van je persoonlijke ervaringen en voorkeuren. Ik kan me wel iets voorstellen bij het praktische en psychologische ongemak dat sommigen ervaren, dat ze het gevoel hebben iets kwijt te raken dat decennialang goed en prettig functioneerde. Anderen voelen zich juist bevrijd van de verplichting om elke dag naar kantoor te gaan; zij ervaren meer autonomie, verliezen minder tijd in de file, en realiseren een betere werk/privé-balans.

Is de nieuwe situatie werkbaar te maken; valt eraan te wennen, ook door de empty nesters? Ik denk dat dat zeker kan, er zijn genoeg kenniswerkers en organisaties die dit al lang voor de coronapandemie hebben bewezen. Denk aan kennisinstellingen, adviesbureaus, IT bedrijven en zelfstandig professionals waarvoor deels thuiswerken en op afstand communiceren en samenwerken niets nieuws is. Voor hen is het al lang zo dat synchrone contacten gepland moeten worden – niet alleen de functionele, juist ook de informele.

Privé zien we deze norm trouwens ook al langer ontstaan: we plannen steeds meer, omdat de kans groot is dat je voor een dichte deur of ongelegen komt, als je spontaan bij elkaar op bezoek gaat, zoals vroeger heel gebruikelijk was. Het echte spontane contact wordt voor een deel overgenomen door social media – steeds vaker ontmoet je iemand eerst online, op basis van een gedeelde interesse of een wederzijds belang, om vervolgens een afspraak te maken om ‘echt’ kennis te maken.

Je kunt dit allemaal jammer vinden, maar het is wel de hedendaagse en toekomstige realiteit. Met goede wil, een beetje geduld en compassie met degenen die nog erg moeten wennen, valt er prima een nieuwe modus te vinden. Door bewust aandacht te besteden aan afstemming en nieuwe afspraken – niet over een thuiswerkpercentage, maar over het waarom, hoe en wanneer van het ontmoeten en samenwerken op kantoor, als onderdeel van een breder scala aan synchrone en asynchrone communicatie- en samenwerkingsvormen.