Realisatie & exploitatie van de nieuwe werkomgeving: blijf dansen!
YNNO en CONTRAST organiseerden deze maand een YouConnect sessie. Met als doel kennis en ervaring uit te wisselen tussen workplace & facility professionals.
De deelnemers lieten dan ook een grote variatie zien: van gemeentes en zorgverzekeraars tot mediabedrijven en pretparken. YNNO organiseert deze sessies regelmatig met collega-adviseurs waarmee wordt samengewerkt. Deze keer met het thema: ‘Van realisatie naar exploitatie van kantoorhuisvesting’.
Nick Lettink, partner bij YNNO: ‘We hadden een mooi gesprek over hoe snel de wensen van gebouwgebruikers veranderen en wat dit vraagt van experts die kantoorhuisvesting realiseren en exploiteren. De conclusie is dat we al wel wendbaar zijn, maar nog niet klaar voor de toekomst. Want hoe stuur je op continue veranderingen en hoe budgetteer je een project zodanig dat aanpassing na de realisatiefase nog mogelijk is?’
Investering waard
Duidelijk wordt ook dat een werkomgeving die bijdraagt aan meer productiviteit, ook kosteneffectief en dus een investering waard is. Dit wakkert wel een discussie aan: in hoeverre zijn ‘wij van huisvesting’ verantwoordelijk voor effectief gebruik van de kantoorwerkplekken? Feitelijk is het de rol van de leidinggevende om daarover afspraken te maken. In de praktijk blijkt dat zij het lastig vinden om deze afspraken te monitoren, terwijl dat juist weer input is voor de experts die de werkomgeving optimaliseren.
Meebewegen
De deelnemers zijn het erover eens dat wendbaarheid iets vraagt van organisatie én medewerkers. Het is als met elkaar dansen, zo legt een deelnemer uit: het ritme vinden in wat voor beide partijen werkt. Tegelijk is het zo dat je met de ene partner beter danst dan met de ander. Flexibiliteit en meebewegen blijft dus belangrijk.
Behoeften
Marielle Hintzen, consultant bij CONTRAST: ‘Als het gaat om een duurzaam en aantrekkelijk serviceconcept, is ons advies om altijd de behoefte van de gebouwgebruikers en de organisatiedoelen samen te brengen. Bij de ene organisatie leidt dit tot focus op een probleemloze individuele gastreis, terwijl een andere organisatie kiest voor een communityconcept dat verbindt. Eén ding weet ik zeker: een serviceconcept trekt alleen mensen aan wanneer het écht anders of beter is dan de thuiswerkplek en inspeelt op de behoeften.’
Data
Anna Casemier, managing partner bij CONTRAST: ‘We zijn de afgelopen jaren van statische gebouwen naar zogenoemde barbapapa-gebouwen gegaan. Als je met je serviceconcept wilt inspelen op deze nieuwe dynamiek, dan verwacht ik dat smart grid services het verschil gaan maken. Want met data uit bijvoorbeeld ruimtesensoren, weten we op welk moment de gast op welke plek aanwezig is. Daar kun je je serviceniveau optimaal op afstemmen.’
‘Blended use’
De deelnemers benoemen dat er nog steeds veel leegstand is. Dit roept de vraag op: moeten we niet meer focussen op ‘blended use’, waarbij een kantoorgebouw ’s ochtends een vergadercentrum kan zijn en ’s avonds een restaurant, buurthuis of zelfs club? Dit verandert onvermijdelijk de rol van de workplace of facility manager en stelt ook andere eisen aan het serviceconcept. Want hoe maak je zo’n gebouw aantrekkelijk voor zoveel verschillende gebruikersgroepen en hoe kun je het gebruik effectief managen?
Vroegtijdig betrekken
Menno Polman, project manager bij YNNO: ‘Gelet op de vele onzekerheden waarmee we te maken hebben, is het zaak dat de projectteams die werken aan de realisatiefase vroegtijdig de collega’s van de beheersorganisatie meenemen in de plannen. Natuurlijk vergt dit een extra inspanning, want hoe meer mensen in de kruiwagen, hoe harder je moet duwen. Maar een voordeel is wel dat je zo veel beter kunt schakelen en inspelen op de veranderende gebruikersbehoeften. Dus blijven dansen en samen steeds weer zoeken naar het juiste ritme. Daar ligt de uitdaging.’
