Keep it cool!
Hoe reboard je na een korte staycation? Daarover schreef Manouk de Weert van Smart WorkPlace Partner Brink Management / Advies onderstaande blog.
Na een geslaagde staycation van 2 weken ben ik toch ook blij dat ik weer naar kantoor (coronaproof ingericht uiteraard) kan om af te koelen. Staycation: nu al het woord van het jaar wat mij betreft. Toch moest ik er wel aan wennen. Niet aan het woord, maar aan de daadwerkelijke toepassing. Toen een sportmaatje aan mij voorstelde om ook naar Spanje af te reizen, was ik bijna om. Ik voelde onrust. Vakantie is toch pas vakantie als je in het buitenland bent geweest?
Het buitenland gaat nu echter ook gepaard met mogelijke lockdowns en daar had ik dan weer minder behoefte aan. Ik besloot dus om lekker van mijn eigen omgeving te genieten. En wat was dat fijn! Ik ben weer opgeladen na een gekke periode van werken op afstand, onzekerheid over projecten en veel Teams-vergaderingen en online borrels. Dat opladen was en is belangrijk, dat vinden we allemaal, en wordt tegelijkertijd toch erg onderschat.
Nationale vermoeidheid na maanden thuiswerken?
Recent trokken een aantal krantenkoppen mijn aandacht: ‘’Nationale vermoeidheid na maanden thuiswerken, het zorgt voor chronische stress (Parool)’’ en ‘’Komt er na de coronacrisis een massale burn-out (NRC)?’’ De artikelen die ik op LinkedIn voorbij zie komen gaan hier minder over, maar veelal over de potentiële reductie van kantoormeters doordat we verwachten meer thuis te werken. Wat mij met name bezig houdt, gaat minder over de fysieke werkomgeving met haar meters en meer over de mensen: denken we genoeg aan wat deze manier van werken betekent voor de verbinding met collega’s, het werkgeluk en onze gezondheid? Het is eenvoudig om te kijken naar het besparen op je huisvestingslasten, maar 90% van de kosten zitten toch echt in je belangrijkste asset: de medewerker.
De huidige situatie laat ons ervaren hoe het is om radicaal anders te werken. We hebben snel gedigitaliseerd en de thuiswerkplek is de norm geworden. Deze periode leert ons dat we efficiënter kunnen omgaan met reistijd, een betere werk-privébalans ervaren en meer autonomie hebben over hoe we ons werk doen. De keerzijde van de medaille? We worstelen met hoe we in deze digitale wereld verbonden blijven met elkaar, met onze klanten en hoe we kennis (blijven) delen. Al deze dingen waren een vanzelfsprekendheid toen we elkaar tegenkwamen bij de koffieautomaat, aan de lunchtafel of bij de borrel. Het kantoor blijkt niet alleen essentieel voor onderling contact, maar ook voor onze gezondheid. Neem je thuis voldoende rustmomenten en geniet je van een gezonde lunch? Op kantoor gaat dit alles meer vanzelf: je werkgever zorgt voor een gezonde werkplek en collega’s houden een oogje voor elkaar in het zeil.
Kortom, de situatie heeft voor- en nadelen en beïnvloedt allerlei facetten uit ons leven, op de werkvloer én thuis.
COVID-19 impact assessment (WPA)
Als huisvestingsadviseurs binnen Brink waren wij uiteraard ook erg benieuwd wat de impact is van deze situatie op onze collega’s. Daarom voerden wij een COVID-19 impact assessment uit met Work & People Analytics (WPA). Bovenstaande vermoedens blijken terecht, zo toont een greep uit de resultaten:
- ‘’We ervaren dat we productief zijn, maar het gevoel van verbinding met de organisatie, samenwerking en kennisdeling is minder goed dan voorheen.’’
- Meer dan 80% verwacht in de toekomst meer thuis te werken en video-overleg ook met klanten te doen.
- Men is het meest ontevreden over de ergonomie van de thuiswerkplek.
Figuur 1 WPA resultaat: 80% verwacht meer thuis te werken en meer video-overleg te voeren.
De uitdaging?
De uitdagingen vragen om een herstructurering van onze manier van (samen)werken. En dat vraagt om een integrale benadering vanuit het management, HR, IT, facilities en vastgoed. Maak gezamenlijk heldere (samen)werkafspraken en nieuwe (digitale) rituelen, zodat je effectief kan samenwerken en in verbinding kan blijven met elkaar. Hoe je dat doet? Bij de herhuisvesting van Deerns maakten we bijvoorbeeld een werkafprakenspel dat we hebben ingezet als instrument om de dialoog tussen de medewerkers te faciliteren over gewenst gedrag en rituelen in de nieuwe fysieke werkomgeving. Oftewel; op welke plekken is er liever geluidsniveau bibliotheek en waar worden de weekenden uitgebreid besproken én hoe vieren we verjaardagen en successen? Dit kun je natuurlijk ook vormgeven voor het samenwerken in een digitale werkomgeving.
Hoe je dit in praktijk brengt in een digitale werkomgeving liet Microsoft mij vorig jaar al zien bij een rondleiding. Ik werd geïnspireerd door hun organisatietransformatie, die het gevolg was van de verbouwing van hun kantoor. Gedurende een ‘refresh’ periode, waarin geen pand beschikbaar was (dat was toen heel bijzonder, want we hebben toch een kantoor nodig?), hebben ze uitgevonden hoe ze het best op afstand met elkaar konden samenwerken. Ze stelden zich namelijk de vraag hoe ze meer uit zichzelf kunnen halen, om niet alleen hun eigen digitale succes, maar ook dat van hun klanten en partners zo goed mogelijk te kunnen faciliteren. Om dit te laten slagen, ontwikkelden ze gezamenlijke werkafspraken en rituelen. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat meetings altijd 45 minuten duren, de ochtend geblokt is voor focustijd en om 3 uur ’s middags tijd om even te socializen. Het resultaat? Meer focus en een lager stressniveau.
Microsoft is niet de enige. De Zweden experimenteren al een aantal jaren met 6-urige werkdagen, met het oog op verbeterde werk-privébalans en een gelukkigere en gezondere medewerker. Deze COVID-19 pandemie biedt mogelijkheden om hoe we ons werk doen onder de loep te leggen en kritisch te bekijken. Door dit te doen, kunnen we leren van deze periode.
