Digitalisering: hoe een luxe een noodzakelijkheid is geworden voor coworking ruimtes

• nieuws
• workplace management

Hoe kunnen coworking ruimtes digitalisering implementeren en er voordeel uit trekken? Daarover schreef Smart WorkPlace expert Jeannine van der Linden van dekamer.eu onderstaande blog.

Als je een van de 1,2 miljoen zzp’ers in Nederland bent of een zelfstandig ondernemer die keihard werkt om zijn marktaandeel te vergroten, heb je zeker de druk die de COVID-19 pandemie op bedrijven in alle sectoren uitoefent meegemaakt. Maar in tegenstelling tot grote bedrijven of fulltime medewerkers ben je meer kwetsbaar voor marktveranderingen en daarom moet je je veel sneller en beter kunnen aanpassen aan markttrends om te kunnen overleven. Een van de trends die tijdens de pandemie naar voren is gekomen wegens hygiënische overwegingen, overheidsvoorschriften en lockdowns is digitalisering.

Wij spraken met Hector Kolonas (zie openingsfoto), een werkruimte technoloog en oprichter van included.co alsook medeoprichter van Syncaroo, om meer te weten komen over hoe coworking ruimtes zoals  De Kamer (een netwerk van coworking ruimtes door heel Nederland) volgens hem digitalisering kunnen implementeren en er voordeel uit kunnen trekken, vooral in het midden van een pandemie.

Volgens Kolonas “hebben coworking ruimtes zoals iedere moderne onderneming een aantal bewegende onderdelen”. Denk bijvoorbeeld aan de grote rol die onroerend goed speelt dat ook “aangekleed, beheerd en in stand gehouden moet worden.” Kolonas legt verder uit dat “digitalisering het beheren van deze bewegende onderdelen meer efficiënt, gestroomlijnd en toenemend geautomatiseerd heeft gemaakt.”

“Maar,” zegt hij, “eigenaars van coworking ruimtes moeten ook constant denken aan het werven van nieuwe leden/klanten; hoe ze hun klanten het beste van dienst kunnen zijn en natuurlijk over de fijne kneepjes van het runnen van zo’n unieke horeca-schuine streep-huisbaas onderneming.”

Dit is vooral van toepassing op De Kamer, die volgens zijn oprichter en manager, Jeannine van der Linden, geschoeid is op “een model van delen, waar coworkers de ruimte op grond van delen huren en ons toestemming geven het te runnen… Bij De Kamer gaat het om een thuis te creëren voor je onderneming, waarbij de focus gericht is op het inrichten van onze ruimtes die fysiek en psychologisch veilig zijn voor mensen om in te werken.”

Kolonas verwijst naar een aantal handige management- en inventarissystemen die eigenaars kunnen helpen om meer efficiënt te werk te gaan, naast “strakke integraties die gebruikt kunnen worden om onderdelen van het bedrijf die bijdragen tot de ervaring van het lid of de klant maar die niet behoren tot de kerncompetenties van het workspace managementteam ‘digitaal uit te besteden.’ “Voorbeelden van digitale uitbesteding,” aldus Kolonas, “zijn coworking voordelenplatforms, het automatiseren van marketingkanalen, controles tegen het witwassen van gelden en communicatieplatforms zoals Slack en Discord.”

Kolonas wijst erop dat coworking ruimtes traditioneel gezien bedrijven zijn met een lage marge en daarom zijn “elke efficiënte processen van belang die de waarde van het product (b.v. lidmaatschap) verhogen of die de kosten verlagen van het werven van klanten en/of ze van dienst kunnen zijn bij het integraal verbeteren van de algehele duurzaamheid en winstgevendheid van coworking ruimtes in de toekomst.”

Kolonas heeft twee onderscheidende manieren waarop COVID-19 de digitalisering van coworking ruimtes heeft beïnvloed geïdentificeerd: “Ten eerste en het duidelijkst is de manier waarop een heleboel ruimtes heel snel virtuele en community gerichte aanbiedingen moesten vinden die voorheen als leuk-om-te-hebben geacht werden. Dit bespoedigde het beleggen in en gebruik maken van een reeks digitale upgrades. Van virtuele evenementen tot online messaging en waardecreatie. Leden wordt nu veel meer aangeboden dan alleen een bureau, Wi-Fi en een bakje koffie. Ten tweede is ondernemers in communityverband de unieke gelegenheid gegund om aan alle bedrijven te kunnen werken in tegenstelling tot alleen aan een enkel bedrijf. Dit heeft geleid tot een aantal upgrades en integraties die voorheen uitgesteld werden vanwege een denkbeeldig tekort aan tijd of inzet dat het gevergd zou hebben.”

We hebben Kolonas ook uitgevraagd over zijn voorspellingen voor het komend jaar rond de digitaliseringstrend. Hij gelooft van harte “dat de volgende grote trend in de coworking industrie het automatiseren van de saaiste maar vaak meest belangrijke onderdelen van dit soort bedrijven zal zijn.” Hij weidt uit door te zeggen dat “dit soort automatisering voort zal bouwen op de groei en de technologische integratie van 2019 en 2020, en het zal in toenemende mate de manier waarop klanten gevonden, gecontroleerd, opgenomen, beloond en uiteindelijk losgelaten worden verbeteren. Dit soort digitalisering stelt werkruimtemanagers in staat om zich meer te richten op de mensgerichte taken die zorgen voor het runnen van succesvolle coworking gemeenschappen.”

Met betrekking tot hindernissen die coworking ruimtes te wachten staan in het adopteren van digitalisering meent Kolonas dat de tijd is aangebroken: coworking bedrijven hebben een ongekend moeilijk jaar achter de rug, waarvan vele met minder klanten, personeelsleden en inkomsten overgebleven zijn dan twee jaar tevoren. Om even bij te komen, een stapje terug te doen, te plannen voor succes op de lange termijn en om efficiënt te blijven is geen makkie en zal bij sommigen wat langer duren dan bij anderen.”

Ten slotte waarschuwt Kolonas dat “digitalisering omwille van digitalisering een gevaarlijke strategie is. Iedere onderneming die digitalisering overweegt hoort eerst te kijken naar welke knelpunten een voor een opgelost kunnen worden, terwijl iedere stap vergemakkelijkt kan worden door vertrouwen te hebben in de professionals en ervaren collega’s. Vele bedrijven die in de haast de verkeerde technologie hebben ingezet zijn ten onder gegaan vanwege technische schuld. Hoewel ik een grote gelovige ben in hoe digitalisering de volhoudbaarheid van een bedrijf drastisch kan verbeteren, moet ik mensen vaak eraan herinneren dat de tijd die aan research en het vragen van ‘stomme’ vragen gewijd wordt je kansen op succesvolle digitalisering zal verbeteren.”