Welke oplossingen passen in de werkomgeving?
Wat gebeurt er in de werkomgeving en welke oplossingen passen daarbij? Daarover doceren Hester van Sprang en Arrien Termaat tijdens de module Werkplek en Services bij de Basisopleiding workplace management.
Hester van Sprang en Arrien Termaat zijn oprichters van MeerWaarde Huisvestingadvies. Hester van Sprang is daarnaast hoofddocent aan de Saxion Master Facility & Real Estate en onderzoeker bij het lectoraat Hospitality van de Hospitality Business School. Arrien Termaat is bij dezelfde instelling hoofddocent voor de HBO-opleiding Facility Management en themadocent op het gebied van ‘Transition to sustainable accommodations’.
“We zijn beiden gefascineerd over wat de werkomgeving doet met mensen die er gebruik van maken”, vertelt Van Sprang. “Tegelijkertijd zien we echter ook dat daar bij veel organisaties weinig oog voor is. Wij zijn er van overtuigd dat als je als organisatie wilt dat de werkomgeving bijdraagt aan de productiviteit, dat je dan ook naar de medewerkers zult moeten luisteren. En dat je hen moet vragen: wat heb je nodig om goed te kunnen functioneren? Gelukkig lijkt er meer aandacht voor te komen. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de ontwikkeling van persona’s.”
Voordat ze ingaan op hun rol tijdens de Basisopleiding workplace management vertelt Termaat over de invloed van corona. “Ook pre-corona was er al jaren sprake was van een mix van bricks, bites and behaviour. Dat was echter vooral binnen de grenzen van de eigen huisvesting van de organisatie. Workplace managers moesten binnen de muren van de eigen huisvesting naar passende oplossingen zoeken. Soms faciliteerden ze daarnaast nog een tweede werkplek, thuis, met bijvoorbeeld een bureaustoel of ICT. De derde werkplek werd erg vrijgelaten: workplace managers hadden slechts sporadisch contact met bijvoorbeeld partijen als een WTC of Regus. Die constellatie fungeerde op zich best aardig omdat medewerkers nog niet veel in de virtuele wereld met elkaar overlegden. Daar was ook nog geen urgentie voor.” Door corona is dat nu anders: “Medewerkers maken gemakkelijker de stap naar een virtuele werkomgeving. Het betekent echter ook dat ze bewuster moeten gaan plannen, waar, wanneer en met wie ze hun werk gaan doen. Dit alles leidt ertoe dat het begrip werkplek minder afgebakend is dan voorheen. Dat dwingt workplace managers om buiten de grenzen van de eigen gebouwen te organiseren. Je moet nu de vraag stellen: hoe faciliteer ik het werk van de organisatie op een optimale manier? Dat betekent dat je meer denkt vanuit sourcing in plaats van dat je bezig bent met arboconforme werkplekken in gebouwen.” Van Sprang knikt instemmend, maar brengt wel een nuancering aan: “Dit hangt erg af van de sector waar je werkt. In de ziekenhuissector of het basisonderwijs gaan mensen niet heel hybride werken. Workplace managers zijn erg geneigd om te denken vanuit kantoren, maar de wereld is breder dan de kantooromgeving. Een mooi voorbeeld daarvan was ook de case in de eerste editie van de Basisopleiding workplace management die draaide om een Veiligheidsregio. Zo’n Veiligheidsregio heeft de complexiteit van samenwerking binnen de driehoek, maar ook dat je moet kunnen opschakelen bij calamiteiten.”
Van Sprang en Termaat zijn bij de Basisopleiding workplace management verantwoordelijk voor de module Werkplek en Services. “De module gaat over wat er in de werkomgeving gebeurt en welke oplossingen daarbij passen. Daarbij draait het om begrip krijgen welke processen er spelen en om zicht te krijgen op het grotere plaatje.”
Vervolgens legt Van Sprang uit hoe dit in de module wordt aangepakt. “We laten de deelnemers eerst nadenken over de kernwaarden van een organisatie en welke thema’s er spelen. Vervolgens moeten ze dat doortrekken naar de vraag welke oplossingen ze kiezen voor de werkomgeving. In de praktijk zie je te vaak dat wordt begonnen met de oplossing. Een directie kiest dan bijvoorbeeld voor activiteitgebonden werken. Terwijl het erom draait dat je de overwegingen snapt die eraan voorafgaan. Het is dus altijd een vorm van maatwerk, maar wel op basis van een aantal logische uitgangspunten voor het ontwerpen van een werkomgeving.”
Van Sprang ziet een aantal duidelijke transities in de kantooromgeving: “De kantooromgeving wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Geconcentreerd werken doe je maar thuis, is het motto. Als je die keuze maakt, betekent dat iets voor het ontwerp voor je werkomgeving, maar ook voor de services die je daarop plot. In de praktijk betekent dat dat je een kantooromgeving ontwerpt die enerzijds zo goed mogelijk past bij wat de mensen doen en die anderzijds zo aantrekkelijk en prettig mogelijk is om te verblijven.”
Mede omdat keuzevrijheid en persona’s een belangrijkere rol gaan spelen, wijst Van Sprang op het belang van een integrale aanpak en op de rol van HRM. “Want hoe gaat een teammanager de medewerkers straks aansturen als ze niet meer gelijktijdig op dezelfde plek zitten? Tegelijkertijd moet hybride werken ook geen dogma worden, want er zijn ook organisaties waar het prima werkt als iedereen wel op kantoor zit aan een vast bureau. En dat brengt me terug bij de crux van de Basisopleiding workplace management: kijk als workplace manager eerst naar de organisatie en pas daarna naar de oplossingen. Onderzoek wat werkt en niet werkt en wat ervoor nodig is om ervoor te zorgen dat de organisatie excelleert.”
Dit najaar staan er twee edities van de Basisopleiding workplace management op het programma. Hoofddocent van de opleiding is Jan Gerard Hoendervanger. Opgeven voor de Basisopleiding workplace management kan hier. De Basisopleiding workplace management wordt indien het is toegestaan op inspirerende locaties gegeven.
