Onzekerheid de enige constante
Het nieuwe normaal is misschien wel het nieuwe onbekende. Tijdens een Round Table gingen professionals van onder andere Stedin, Belastingdienst en Gemeente Utrecht hierover in gesprek: hoe creëer je een écht wendbare werkomgeving?
Van voorspellen naar voorbereiden
De BNW Index 2025 van YNNO en Smart WorkPlace laat zien dat onzekerheid dé constante is in onze tijd. In plaats van voorspellen, draait het om voorbereiden. Wendbaarheid vraagt om denken in scenario’s in plaats van lineaire prognoses. Goede data en hypotheses helpen, maar de realiteit kan morgen volledig anders zijn. Een deelnemer benoemde het treffend: “Het moeilijkst zijn de onvoorspelbare factoren buiten het kantoor die wél invloed hebben op je beleid.” Denk aan pandemieën, geopolitieke spanningen of wisselende politieke richtlijnen. Wendbaar zijn, vraagt dus om een actieve, flexibele mentaliteit in plaats van ‘afwachten en reageren’.
Een concreet voorbeeld werd gedeeld van een organisatie die vastzit aan een tienjarig huurcontract, gebaseerd op achterhaalde groeiverwachtingen. Dat gebouw sluit nu totaal niet meer aan bij de werkelijke behoeften. Dit is precies wat een wendbare werkomgeving niet is.
Kwaliteit boven kwantiteit
Discussies over werkomgevingen blijven vaak steken in cijfers: bezettingsgraden, werkplekken, vierkante meters. Maar volgens de deelnemers is de focus op kwantiteit niet meer van deze tijd. “Wat als we het aantal niet weten – kunnen we dan niet juist uitblinken in kwaliteit?” De vraag rees: wat ís kwaliteit in de context van werk? En belangrijker nog: praten organisaties daar wel vaak genoeg over? De deelnemers pleitten voor een continu proces van toetsen en verbeteren, net als bij softwareontwikkeling. Kleine updates, grote impact. Waarom zou dat principe niet gelden voor de werkomgeving?
Wendbaarheid vraagt niet om perfectie, maar om durf. De BNW Index benoemt het voorbeeld van VGZ, waar bewust gekozen is voor een nieuw werkconcept. Niet alles hoefde in één keer goed, er werd gemonitord, geleerd en aangepast. Vooruitstrevende organisaties hebben niet per se meer kennis, maar wel meer lef. Ze durven te kiezen, durven fouten te maken en durven te veranderen. Dat vergt slagvaardige besluitvorming en het loslaten van het idee dat je eerst alles zeker moet weten.
Structuur zonder starheid
Een wendbare werkomgeving heeft kaders nodig, maar geen keurslijf. Regels moeten richting geven, niet beperken. Zoals het veelbesproken 50%-op-kantoor-beleid: voor sommige functies passend, voor andere juist belemmerend. Deelnemers benadrukten het belang van teamniveau-afspraken. ICT’ers presteren vaak beter thuis, terwijl redacties juist baat hebben bij fysieke samenwerking. De les: laat kaders ruimte bieden voor wat werkt – voor het werk én voor de mensen.
Wendbaar denken doe je samen
Wendbaarheid is geen individuele opgave. Samenwerking en afstemming zijn cruciaal. Zoals een deelnemer zei: “Hybride werken doe je sámen.” De gebruikers van de werkomgeving zijn niet alleen afnemers, maar mede-ontwerpers. Zij kunnen signaleren wat wringt, maar ook hun eigen gedrag aanpassen. Facilitair management verandert van karakter: van voorzien en controleren naar co-creëren en begeleiden. De optimale werkomgeving ontstaat alleen als organisatie én gebruiker samen verantwoordelijkheid nemen.
Wendbaarheid is geen status quo, maar een manier van denken, organiseren en handelen. Geen vastomlijnd ‘nieuw normaal’, maar ruimte voor het nieuwe onbekende. De Round Table maakte duidelijk: organisaties die daarin durven stappen, hebben de meeste kans om succesvol te blijven – ook als de toekomst onvoorspelbaar blijft.
