Vastgoedportefeuille dynamisch afstemmen op de bedrijfsstrategie
Hoe stem je de vastgoedportefeuille dynamisch af op een veranderde bedrijfsstrategie? Daarover schreef Howard Cooke samen met Smart WorkPlace expert Rianne Appel-Meulenbroek en Theo Arentze onderstaand artikel.
Het artikel is gebaseerd op het promotieonderzoek van Howard Cooke aan de TU Eindhoven. Het onderzoek bestond uit twee delen: in het eerste is naar bewijs gezocht voor dynamische afstemming van bedrijfsvastgoed bij beursgenoteerde bedrijven in een periode van verandering. In het tweede deel zijn de aspecten geïdentificeerd die belangrijk worden geacht als er corporate real estate (CRE) moet worden afgestoten.
Inflexibiliteit van CRE
De recessie en de vastgoedcrash in het begin van de jaren ‘90 plaatsten voor het eerst de spotlights op de gevolgen van inflexibiliteit van CRE voor bedrijven. Sindsdien zijn huurtermijnen korter geworden in veel Europese landen, maar vinden ook de veranderingen in organisaties versneld plaats. Geen wonder dus dat er nog steeds veel interesse is in een zogeheten agile (flexibele) manier van omgaan met je bedrijfsvastgoed. De extra onzekerheid over de omvang van het toekomstige kantoor door het thuiswerken tijdens de Corona pandemie versterkt deze focus momenteel. Helaas heeft wetenschappelijk onderzoek naar de afstemming van CRE op de bedrijfsstrategie zich in 30 jaar tijd maar langzaam ontwikkeld en leidde het vooral tot theoretische ‘alignment’ modellen. Die modellen houden rekening met een passende formulering van de CRE-strategie maar negeren grotendeels de implementatiefase, terwijl beide belangrijk zijn voor een succesvolle dynamische afstemming.
Afstemmen op veranderingen
De eerste vraag die we ons daarom stelden, was of grote bedrijven hun vastgoedportefeuille inderdaad kunnen afstemmen op veranderingen. Hiervoor kozen we de periode van de financiële crisis en de grote recessie (2007 tot 2014) als timeframe, vanwege de aanzienlijke verstoringen voor het bedrijfsleven in die tijd. Wanneer de omzet en de winst dalen zou je ervan uitgaan dat ook de kostenbasis verlaagd wordt waar mogelijk en CRE is na salarissen vaak de grootste kostenpost. Voor beursgenoteerde ondernemingen zou bovendien de flexibiliteit van de financieringsbronnen wellicht worden gebruikt om dividenduitkeringen op peil te houden. Vanwege zijn Britse afkomst, verzamelde Howard Cooke data over ondernemingen die deel uitmaakten van de FTSE350 Index (genoteerd op de Londense effectenbeurs). Daarbij zijn bedrijven die niet op een ‘doorsnee’ wijze van CRE-gebruik maakten (bijvoorbeeld vastgoedondernemingen, beleggingsfondsen) buiten beschouwing gelaten. Uit de jaarrekeningen van de resterende 230 ondernemingen werden gegevens gehaald zoals omzet, winst en personeelsaantallen, samen met CRE-gegevens. Bij de CRE-gegevens gaat het om operationele leasekosten, boekwaarde van de onroerende goederen en de zogeheten surplus property provision (SPP), de financiële voorziening die een onderneming treft voor hun huurcontracten voor onroerend goed dat niet langer in gebruik is. Deze data zijn met een gedistribueerd auto-regressiemodel geanalyseerd om rekening te kunnen houden met het tijdsverloop. Uit die analyse bleek dat hoewel de winsten in 2008 aanzienlijk waren gedaald en in 2014 nog steeds onder het niveau van 2007 bleven, er weinig aanwijzingen waren dat het vastgoed op een dynamische manier opnieuw was afgestemd hierop. De daling van de winst werd niet weerspiegeld in de hoeveelheid vastgoed in eigendom, terwijl de SPP aanzienlijk steeg. Dit suggereert dat bedrijven hun CRE-portefeuille wijzigden door nieuwe ruimte aan te kopen en tegelijkertijd andere ruimte buiten gebruik te stellen. Bijgevolg lijkt kostenreductie dus niet de strategie voor CRE te zijn geweest. Maar sowieso als agility wel een integraal onderdeel was geweest van de CRE-strategie, zou de SPP niet zijn gegroeid omdat huurflexibiliteit het afstoten van ongewenste meters zou hebben vergemakkelijkt.
SPP-voorziening
Een nadere analyse van de grootste sectoren in de steekproef, liet zien dat daarvan 71 ondernemingen gedurende de hele periode geen SPP-voorziening troffen en 91 wel. De ondernemingen die geen voorziening troffen, waren over het algemeen kleiner (ook een kleinere vastgoedportefeuille), maar hun activiteiten groeiden gedurende die periode sneller (ook de vastgoedportefeuille) dan bij de SPP-ondernemingen. Bij de SPP-ondernemingen was de relatie met de winst negatief: naarmate de winst daalde, steeg de SPP, en naarmate de winst daalde, sloten deze ondernemingen vestigingen. De verwachte negatieve relatie tussen SPP en zowel omzet als aantal werknemers was niet zichtbaar in de data. De dalingssnelheid van de SPP kan ook nog als maatstaf voor agility gezien worden, waarbij een snelle daling kortlopende huurcontracten suggereert. De geschatte daling van de SPP tot nul varieerde van circa 3 jaar tot een voortdurende expansie, hetgeen wederom wijst op een beperkt dynamisch aanpassingsvermogen. Ten slotte bleek uit de analyses dat wanneer weer uitbreiding van het bedrijf begon, niet de overtollige ruimte in gebruik werd genomen maar nieuwe ruimte werd betrokken, waardoor de CRE-verplichting verder toenam.
Tweede deelstudie
De tweede deelstudie onderzocht wat CRE-managers overwegen in hun besluitvorming over het afstoten van overtollig vastgoed. Hiervoor zijn negen ervaren CRE-managers ondervraagd via gestructureerde face-to-face interviews. Zij kregen een scenario voorgelegd om het CRE te verminderen (zowel vloeroppervlakte als kosten) omdat op korte termijn een nieuwe bedrijfsstrategie zou worden ingevoerd en op lange termijn een grotere ruimte-efficiëntie gewenst was. Via de zogeten Causal Network Elicitation Technique werd hun herhaaldelijk de vraag gesteld waarom zij bepaalde aspecten in overweging namen. Het doel van deze serie ‘waarom-vragen’ was om duidelijk te krijgen welke voordelen zij van de gemaakte keuzes verwachtten. In totaal noemden zij 722 verschillende variabelen, die na categorisatie 7 situationele variabelen opleverden (externe factoren zoals de vastgoedmarkt), 4 beslissingsvariabelen (type beslissing zoals het opzeggen van een lease); 29 attributen (de impact van de beslissing, zoals het effect op de balans) en 19 benefits (de "eindwaarde" die de besluitvormer nastreeft, zoals lagere bedrijfskosten). In de context van het gestelde scenario waren de portefeuillegegevens en de vastgoedmarkt de voornaamste situationele variabelen die in aanmerking werden genomen. De besluitvormers waren daarbij geneigd beslissingen te nemen die zekerheid bieden en zo min mogelijk afhankelijk zijn van derden (met name van de verhuurder). Daarom werd de voorkeur gegeven aan het vervroegd afbreken of laten verstrijken van huurcontracten boven onderverhuren of afspraken met de verhuurder, ook al geeft dat vaak meer mogelijkheden.
Attributen en voordelen verdelen
In een tweede interview kregen dezelfde CRE-managers hun lijst met attributen en voordelen te zien en werd ze gevraagd om 100 punten te verdelen, gebaseerd op het belang van elk genoemd aspect. Bovendien werd gevraagd welke attributen het dynamische afstemmingsproces volgens hun bevorderen of juist afremmen. Uit een causale netwerkanalyse kwamen als meest belangrijke attributen risico (dat een gebeurtenis niet plaatsvindt), de details van de huurovereenkomst en financiële gegevens (kosten en boekhouding van de huurovereenkomst) naar voren. Tot de belangrijkste benefits behoorden ook risico (in de vorm van risicobeperking), implementatievoordelen (timing en gemak waarmee een resultaat kan worden bereikt) en financiële belanghebbenden. Deze laatste groep omvatte aandeelhouders, maar ook potentiële investeerders, banken en financiële instellingen. Kenmerken die de afstemming vergemakkelijkten waren onder andere de HR-praktijk (personeelswelzijn, manier van werken, enz.), beschikbare CRE-data, en de werkplekstrategie. Belemmerende factoren waren kapitaalkosten, het profiel van de verhuurder, HR-profiel (thuislocaties van personeel, personeelsbestand, enz.) en implementatieproblemen. Vastgoedmarktrisico’s, vastgoedbeheer en Corporate Governance werden meestal als neutraal betiteld.
Inzichten
Over het algemeen verschaffen de resultaten van dit promotieonderzoek een aantal inzichten in CRE alignment en de besluitvorming die daarmee samenhangt. De studie wees uit dat de veelbesproken agility van CRE nog niet zo wijdverbreid is als gesuggereerd wordt (en momenteel zeker gewenst is). Wanneer bedrijven geconfronteerd werden met een dalende financiële prestatie, verminderden zij hun CRE-verplichtingen niet, maar namen ze toevlucht tot de SPP wegens een duidelijk gebrek aan dynamisch afstemmingsvermogen. Het niet hergebruiken van niet-operationele ruimte maar het innemen van nieuwe ruimte suggereert dat het verminderen van de CRE-verplichtingen ook geen drijvende factor was op dat moment. Kleinere ondernemingen vermeden overtollig vastgoed en lieten hun bedrijf sneller groeien dan ondernemingen die aan een SPP gebonden waren, wat er mogelijk op wijst dat een gebrek aan flexibiliteit op het gebied van vastgoed de groei belemmert. Daarnaast heeft deze studie laten zien dat in tegenstelling tot veel theoretische alignment modellen, een bredere groep financiële belanghebbenden belangrijk is voor CRE-managers dan alleen de aandeelhouders. En naast financiële voordelen, kwamen ook overwegingen naar voren in het kader van erkenning van de waarde van CRE-activiteiten door de C-suite. De attributen die de dynamische afstemming van CRE naar verwachting het meest belemmeren kregen bovendien een hoger belang toegekend van de experts dan de attributen die deze afstemming vergemakkelijken.
De door de experts geïdentificeerde variabelen biedt een lijst van punten om in overweging te nemen bij het implementeren van veranderingen of het creëren van beslissingschecklists en -structuren voor performance management. Ter afronding van het proefschrift zijn de variabelen bovendien toegewezen aan het in Delft ontwikkelde CRE alignment blocks model van Heywood en Arkesteijn om alignment theorie verder te ontwikkelen.
De vier artikelen die de basis vormen voor dit onderzoek zijn te downloaden. Voor deel 1 van het onderzoek hier en hier en voor deel 2 hier en hier.
