In drie stappen naar een future workspace
Hoe kom je tot je Future Workspace? In onderstaande blog bespreekt Eric de Wit, Manager Expert & Data bij Smart WorkPlace partner HEYDAY Facility Management, een stappenplan.
Als HEYDAY-consultant begeleid ik organisaties al jaren bij het ontwikkelen van een nieuwe huisvestingsvisie of het implementeren van een werkplekconcept op basis van Activiteit Gericht Werken (AGW). In feite zijn de vraagstukken waar we door de uitbraak van het coronavirus te maken hebben niet veel anders dan een AGW-traject. Het gaat, met de prominente positie van thuiswerken, alleen nog een stap verder. Om de werkomgeving van de toekomst te kunnen ontwikkelen, moet een organisatie écht keuzes maken.
Fase 1: Werkcultuur van de organisatie
De eerste stap voor het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept is, net als altijd, het achterhalen van de identiteit, missie, visie, doelstellingen en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Ook bij het ontwerpen van een post-corona werkomgeving is dit niet anders. Het is alleen wel iets lastiger om de juiste informatie boven water te krijgen. Je moet als organisatie namelijk een beeld gaan vormen van de toekomst die je nog niet scherp hebt én waarvan je niet weet wanneer dit actueel gaat worden.
In deze eerste fase ga je nadenken over hoe jij de werkcultuur van jouw organisatie wilt vormgeven. Dit gaat verder dan de werkomgeving zelf: je kunt namelijk pas de werkomgeving van de toekomst ontwerpen als je weet hoe je binnen een organisatie met elkaar wilt samenwerken en op welke wijze je het kantoor dus wilt gaan gebruiken. Wanneer het kantoor voornamelijk een plek wordt waar werknemers elkaar gaan ontmoeten, betekent dit niet alleen iets voor de inrichting van het pand, maar ook voor je dienstverlening en ICT. Je kunt deze informatie naar boven halen door een strategische sessie te organiseren met het management en belangrijke stakeholders en het hier met elkaar over te hebben.
Fase 2: Wensen en behoeften van werknemers
Nadat je in kaart hebt gebracht hoe het hoger management naar de organisatie kijkt, is het tijd om de wensen en behoeften van de werknemers te achterhalen. Het afgelopen jaar hebben veel werknemers ontdekt wat zij belangrijk vinden. We signaleren op dit moment twee duidelijke richtingen.
Bij veruit de meeste organisaties geven medewerkers aan een deel van het werk (40% tot 50%) structureel vanuit huis te blijven doen. Hiernaast zien we de laatste weken echter ook de wens sterker worden om wél weer naar kantoor te gaan. Binnen HEYDAY doen we het onderzoek op twee manieren: we voeren eerst een enquête uit om een globaal beeld te krijgen en diepen dit verder uit door interviews te houden met vertegenwoordigers uit de organisatie. Het kan zijn dat er andere zaken uit naar voren komen dan in stap één de verwachting was. In dat geval moet je terug naar de tekentafel.
Fase 3: Business case en implementatie
Als vervolgstap verifiëren we de bevindingen uit deze onderzoeken en brengen we alle informatie samen tot een business case. Bij HEYDAY kiezen we ervoor om dit op basis van zes thema’s uit te werken: bricks, bytes, behaviour, balance, communication en hospitality. We diepen uit wat het uitgangspunt voor elk thema is en wat er nodig is om dit mogelijk te maken in de huidige werkomgeving. Het is hierbij onze aanpak om onze opdrachtgevers op basis van deze informatie te prikkelen om keuzes te maken. Wij kunnen namelijk niet voor een organisatie bepalen wat zij belangrijk vinden, maar we kunnen wel de juiste tools aanreiken om tot deze keuzes te komen.
Toekomst
Zoals ik hierboven al memoreerde is de toekomstige ideale werkomgeving nog ongewis. Het is daarom des te belangrijker om in brede context binnen de organisatie op te halen hoe medewerkers willen gaan werken, passend binnen de visie van de organisatie. De werkcultuur waarin medewerkers autonoom kunnen zijn en zelf keuzes kunnen maken lijkt een sleutel tot succes om bestaande medewerkers te binden, boeien en betrekken en om nieuw talent aan te trekken.
Als werkgever doe je er verstandig aan in te zetten op flexibiliteit om pieken op te vangen en telkens de hospitality op het juiste level te houden. Het inzetten van data om deze voorspelbaarheid te vergroten kan hier zeker bij helpen. Deze data is gewoon voor handen, maar wordt vaak niet gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het toegangscontrolesysteem. Naast het toegang verlenen aan medewerkers genereert dit systeem data die in te zetten is om trends te signaleren in aantallen bezoekers per dag. Met slimme keuzes kunnen we hier een goede prognose maken van het verwachte kantoorgebruik.
