In drie stappen naar een future workspace

4 min

 

In drie stappen naar een future workspace

Hoe kom je tot je Future Workspace? In onderstaande blog bespreekt Eric de Wit, Manager Expert & Data bij Smart WorkPlace partner HEYDAY Facility Management, een stappenplan.

Als HEYDAY-consultant begeleid ik organisaties al jaren bij het ontwikkelen van een nieuwe huisvestingsvisie of het implementeren van een werkplekconcept op basis van Activiteit Gericht Werken (AGW). In feite zijn de vraagstukken waar we door de uitbraak van het coronavirus te maken hebben niet veel anders dan een AGW-traject. Het gaat, met de prominente positie van thuiswerken, alleen nog een stap verder. Om de werkomgeving van de toekomst te kunnen ontwikkelen, moet een organisatie écht keuzes maken.

Fase 1: Werkcultuur van de organisatie

De eerste stap voor het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept is, net als altijd, het achterhalen van de identiteit, missie, visie, doelstellingen en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Ook bij het ontwerpen van een post-corona werkomgeving is dit niet anders. Het is alleen wel iets lastiger om de juiste informatie boven water te krijgen. Je moet als organisatie namelijk een beeld gaan vormen van de toekomst die je nog niet scherp hebt én waarvan je niet weet wanneer dit actueel gaat worden. 

In deze eerste fase ga je nadenken over hoe jij de werkcultuur van jouw organisatie wilt vormgeven. Dit gaat verder dan de werkomgeving zelf: je kunt namelijk pas de werkomgeving van de toekomst ontwerpen als je weet hoe je binnen een organisatie met elkaar wilt samenwerken en op welke wijze je het kantoor dus wilt gaan gebruiken. Wanneer het kantoor voornamelijk een plek wordt waar werknemers elkaar gaan ontmoeten, betekent dit niet alleen iets voor de inrichting van het pand, maar ook voor je dienstverlening en ICT. Je kunt deze informatie naar boven halen door een strategische sessie te organiseren met het management en belangrijke stakeholders en het hier met elkaar over te hebben.

Fase 2: Wensen en behoeften van werknemers

Nadat je in kaart hebt gebracht hoe het hoger management naar de organisatie kijkt, is het tijd om de wensen en behoeften van de werknemers te achterhalen. Het afgelopen jaar hebben veel werknemers ontdekt wat zij belangrijk vinden. We signaleren op dit moment twee duidelijke richtingen.

Bij veruit de meeste organisaties geven medewerkers aan een deel van het werk (40% tot 50%) structureel vanuit huis te blijven doen. Hiernaast zien we de laatste weken echter ook de wens sterker worden om wél weer naar kantoor te gaan. Binnen HEYDAY doen we het onderzoek op twee manieren: we voeren eerst een enquête uit om een globaal beeld te krijgen en diepen dit verder uit door interviews te houden met vertegenwoordigers uit de organisatie. Het kan zijn dat er andere zaken uit naar voren komen dan in stap één de verwachting was. In dat geval moet je terug naar de tekentafel.

Fase 3: Business case en implementatie

Als vervolgstap verifiëren we de bevindingen uit deze onderzoeken en brengen we alle informatie samen tot een business case. Bij HEYDAY kiezen we ervoor om dit op basis van zes thema’s uit te werken: bricks, bytes, behaviour, balance, communication en hospitality. We diepen uit wat het uitgangspunt voor elk thema is en wat er nodig is om dit mogelijk te maken in de huidige werkomgeving. Het is hierbij onze aanpak om onze opdrachtgevers op basis van deze informatie te prikkelen om keuzes te maken. Wij kunnen namelijk niet voor een organisatie bepalen wat zij belangrijk vinden, maar we kunnen wel de juiste tools aanreiken om tot deze keuzes te komen.

Toekomst

Zoals ik hierboven al memoreerde is de toekomstige ideale werkomgeving nog ongewis. Het is daarom des te belangrijker om in brede context binnen de organisatie op te halen hoe medewerkers willen gaan werken, passend binnen de visie van de organisatie. De werkcultuur waarin medewerkers autonoom kunnen zijn en zelf keuzes kunnen maken lijkt een sleutel tot succes om bestaande medewerkers te binden, boeien en betrekken en om nieuw talent aan te trekken.

Als werkgever doe je er verstandig aan in te zetten op flexibiliteit om pieken op te vangen en telkens de hospitality op het juiste level te houden. Het inzetten van data om deze voorspelbaarheid te vergroten kan hier zeker bij helpen. Deze data is gewoon voor handen, maar wordt vaak niet gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het toegangscontrolesysteem. Naast het toegang verlenen aan medewerkers genereert dit systeem data die in te zetten is om trends te signaleren in aantallen bezoekers per dag. Met slimme keuzes kunnen we hier een goede prognose maken van het verwachte kantoorgebruik.

Delen:

Meer nieuws

De nieuwe standaard voor circulaire facilitaire diensten 

De nieuwe standaard voor circulaire facilitaire diensten 

maandag 14 juli

Tijdens de Workplace Xperience 2025 presenteerde PHI Factory de Facility Circularity Index (FCI): de eerste methode die ...

Lees meer

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

donderdag 10 juli

Op woensdag 17 september organiseren we een inspirerend webinar over circulariteit in de gebouwde omgeving.

Lees meer

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

donderdag 10 juli

In deze blog van Gerda Stelpstra, Head of strategy Consulting bij Envalue, kijken we dieper naar de 'vraag om aanwezigheid'. ...

Lees meer

SWP Talks #67: Hospitality

SWP Talks #67: Hospitality

woensdag 9 juli

Anna Casemier zit als host met Lisette van der Valk, Projectmanager Huisvesting van Young Facility, en Hotelier Willem Reimers, ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Terug naar boven