Minimaliseren van nadelen workation
De voor- en nadelen van workation zijn afhankelijk van de definitie stelt Marco Rooks van Tjill. Aan het eind van zijn blog geeft hij tips om de nadelen van workation te minimaliseren.
De term workation, een samenvoeging van ‘work’ en ‘ation’ (van ‘vacation’) werd rond 2013 voor het eerst geïntroduceerd door Amerikaanse start-ups die hun werknemers met een vakantie met het hele bedrijf wilden belonen voor het harde werk, maar tegelijkertijd van de gelegenheid gebruik maakten om brainstorm-marathons te houden. Een andere inspirerende omgeving geeft energie, inspiratie en nieuwe inzichten. Of eigenlijk was het luxere versie van de oer-Nederlandse heisessie met een goede borrel en bbq en een leuke activiteit zoals een puzzel- of kanotocht.
De term workation heeft sinds de periode van thuiswerken en de mogelijkheden om op afstand te werken een bredere lading gekregen. Zo worden er vakantiereizen aangeboden om op een andere locatie te werken, wordt er ‘verwacht’ dat je op vakantie gaat werken of wordt de lang gekoesterde verre reis gecombineerd met werken op afstand. De workation leidt tot de nodige discussies over de ‘werk- prive balans’ zoals ook uit voorgaande blogs van Rianne Appel, Nick Lettink en Jan Gerard Hoendevanger blijkt.
Voor- en nadelen workation
De voor- en nadelen van een workation zijn afhankelijk van de definitie, maar ook afhankelijk van persoon, de aard van je werkzaamheden en hoe je als organisatie met elkaar omgaat. Aan het eind van mijn blog zal ik een aantal tips geven hoe je eventuele nadelen kunt minimaliseren.
Een workation vanuit de oorspronkelijke definitie als een ‘heisessie’ op een inspirerende locatie is een uitstekende manier om als team en organisatie naar een next level te gaan. Een andere locatie, los van de dagelijkse praktijk en afgezonderd van andere afleiding, draagt positief bij aan de uitkomst van de workation. De grootste uitdaging is vaak om de ontspannen sfeer vast te houden als iedereen weer terug is in de waan van de dag.
Naast een heisessie met een team is een leiderschapstrail in de natuur ook een mooie vorm van een workation. Een aantal dagen midden in de natuur, zonder telefoon en laptop, afgezonderd van alles en iedereen en werken aan je eigen ontwikkeling en inzichten, is een workation in optima forma. Zelf heb ik tijdens een trail in het Abruzzo-gebergte in Italië mogen ervaren welke inzichten en inspiratie de natuur geeft.
Bezwaren werkgever
De workation, waarbij een (verre) reis gecombineerd wordt met werken op afstand, heeft met name de laatste tijd aan populariteit gewonnen. Hybride of ‘work from anywhere’ is technisch mogelijk en inmiddels is ‘op afstand werken’ ook geaccepteerd binnen veel organisaties. De vraag naar deze vorm van workation komt met name vanuit de werknemer of van zelfstandigen. Zij zien enkel voordelen. De bezwaren komen met name vanuit de werkgever. Is de medewerker wel productief? Hoe zit het met de bereikbaarheid? Wat als…? Natuurlijk zijn er zaken waar je goede afspraken over moet maken met elkaar, maar de werknemer die ondernemend is en een reis kan maken, kan de verantwoordelijkheid van het werken op afstand ook aan. De vraag is dan ook niet of de werknemer bij de organisatie past, maar of de organisatie wel bij de werknemer past. De ervaring van een reis geeft ook nieuwe ervaringen voor de organisatie. Welke werkgever wil dit nu niet?
Werken tijdens de vakantie
In deze zomerperiode waarbij iedereen geniet van haar/zijn welverdiende zomervakantie, wordt de term workation ook gebruikt voor het werken tijdens de vakantie. Bij deze definitie wordt de discussie breder en ingewikkelder. Ik denk dat iedereen er over eens dat een vakantie bedoeld is om ‘andere dingen te doen dan je dagelijkse activiteiten’ of dat nu werk, school of iets anders is dat maakt niet uit. Vakantie is vakantie en dus tijd en aandacht voor andere belangrijke zaken. Ik zeg altijd ‘het mooie van vakantie is, dat je tussendoor mag werken’.
Hoe je je vakantietijd inregelt is voor iedereen verschillend en afhankelijk van veel zaken zoals je werkzaamheden, verantwoordelijkheden en persoonlijke voorkeuren. Zelf neem ik al vele jaren mijn laptop mee op vakantie. Het geeft mij rust om gedurende de vakantie te weten wat er speelt, te kunnen reageren op mails of vragen zodat klanten en teamleden verder kunnen. Als ik terugkom van de vakantie zijn er geen verrassingen of urgente zaken die opgelost moeten worden. De eerste keer dat mijn laptop tussen de reistassen stond gaf dit enige discussie met mijn vrouw, maar ze kent mij goed genoeg om te weten dat ik mijn werk zo leuk vind dat af en toe een mail beantwoorden of een kort telefoontje de vakantiesfeer niet negatief beïnvloed. Een aantal jaren geleden was een bezoek aan de lokale McDonald noodzakelijk voor een goede wifi (ook de kinderen vonden dit geen probleem) of moest er nog een DHL-koerier op het strand in Zuid-Frankrijk komen voor het ophalen van een ‘natte handtekening’. Inmiddels is de automatisering zover dat overal via 5G kan worden ingelogd en kan de handtekening digitaal worden gezet. Dit geeft nu minder stress als er toch nog iets gedaan moet worden.
Stress van bereikbaarheid
Ik kan mij ook goed voorstellen dat het gevoel om bereikbaar te moeten zijn op vakantie ook stress kan veroorzaken. Voor mij is een belangrijke voorwaarde dat het reageren op mails of een telefoontje kan op momenten als dat voor mij en mijn gezin uitkomt. Ik heb ervaren dat de (nood) situaties van conferencecalls op geplande tijdstippen de vakantiedag negatief kunnen beïnvloeden. Anderzijds is het fantastisch dat je, plaatsonafhankelijk, kunt bedragen aan het oplossen van een (nood)situatie.
Tips
Zoals aangegeven sluit ik af met een aantal tips voor een relaxte periode en een goede balans:
- Zorg dat je gedurende het jaar voldoende oplaad. De batterij elke dag opladen geeft meer energie dan een paar weken vakantie.
- Ik ben zelf voorstander van het Italiaanse – of Franse model, waarbij de meeste organisaties op het zelfde moment vakantie hebben. Plan als organisatie of team de vakantie in dezelfde periode. Dit is efficiënter, effectiever en geeft meer rust.
- Zorg voor een goede ‘life balance’ in plaats van ‘work-life balance’. Je dagelijkse activiteit (‘werk’) is een belangrijk onderdeel van je leven, zorg voor de juiste ‘life balance’.
- Wissel gedurende het jaar af en toe van werk locatie. Thuis, op kantoor, een co-work locatie in de stad of een dagje werken in de natuur. Afwisseling van werkplek gedurende het jaar geeft energie.
- Plan en communiceer je vakantie tijdig met collega’s en klanten.
- Bespreek het thema met je team. Maak vooraf duidelijke afspraken over eventuele beschikbaarheid en respecteer dit van elkaar. Iedereen heeft andere behoeften.
- ‘Work from anywhere’ is ‘here to stay’. Benader dit niet als een bedreiging maar als een kans en benadruk de voordelen, deze zijn legio.
- Zorg als organisatie voor goede automatisering, tools en eventueel budget om op een co-worklocatie te kunnen werken of voor een goede netwerkverbinding.
- Geef collega’s en jezelf altijd de flexibiliteit om werkgerelateerde werkzaamheden en niet-werk gerelateerde werkzaamheden flexibel in te plannen. Als je op werkdagen tijd kunt inplannen om niet- werk gerelateerde zaken te doen, voelt het ook minder bezwaarlijk om op je vrije dagen een korte werk gerelateerde taak op te pakken.
- Ga gedurende het jaar af- en toe ‘offline’.
- Stuur op output in plaats van input.
- Automatiseer en robotiseer processen waar mogelijk. Elk repeterend proces is te automatiseren. Dit maakt je minder afhankelijk en standaard processen kunnen doorgaan.
Een aantal tips zullen meer tijd kosten om uit te voeren, maar voor de korte termijn, mijn laatste tip. Geniet van het moment en relax! Fijne vakantie!
Marco Rooks is oprichter en eigenaar van NXT LVL Accountants en (mede) oprichter en eigenaar van de hybride werkplekoplossingen Workhub, Tjill en Popup Office.
