De toekomst van teams (3/3)
Hoe ziet de toekomst van teams eruit? Daaraan wijdt TwynstraGudde een drieluik. In het derde deel, geschreven door Catherine van Nierop: Verbinding en het goede gesprek.
We zijn in de afgelopen twee jaar anders gaan werken. Dat is een blijvend effect van de coronapandemie. Multidisciplinair en hybride werken zijn gewoner en eenvoudiger geworden. Teams hebben hun werk opnieuw ingericht, met nieuwe onderlinge afspraken. Sommige teams gebruiken dit moment om ook hun onderlinge verbinding te verdiepen, met het goede gesprek bijvoorbeeld. Waarom zou je dat doen? Levert het echt wat op?
In de dagelijkse hectiek van ons werk hebben we vaak heel veel te doen: telefoontjes en e-mails, projecten starten of verder brengen, klanten laten zien hoe we ze kunnen helpen. Het is niet altijd eenvoudig om uit die hectiek te stappen. Samen één of twee dagen vrijmaken om stil te staan bij hoe je als team functioneert of de essentie van je werk te benoemen, is dat wel productief? We zijn niet zo gewend met rust en aandacht naar de onderlinge verhoudingen en de emotionele onderstroom in ons team te kijken. Juist dit soort reflectie geeft versnelling in het team. Dat horen wij keer op keer van teams die we begeleiden.
Tijd maken voor het goede gesprek
Teams kloppen bij ons aan als het niet helemaal lekker loopt maar óók als alles goed gaat. In beide situaties is stilstaan bij de verbinding in het team een goed idee. Juist in teams die veel verschillende projecten doen in multidisciplinair verband, zorgt verbinding voor het gevoel van een thuishonk, een stevige basis. Die basis leg je door tijdens een teamdag rustig de tijd te nemen voor het goede gesprek. Als je uit de hectiek van alledag stapt en met je teamgenoten reflecteert op ieders persoonlijkheid en de onderlinge samenwerking, ontstaan de mooiste gesprekken. Het enige dat je daarvoor nodig hebt, zijn tijd en oprechte aandacht voor elkaar. Verbinding is trouwens geen doel op zich: het komt ten goede aan de inhoud van het werk. Doordat je elkaar beter kent, begrijp je elkaar beter. Zo bereik je samen sneller inhoudelijke resultaten met je team.
Hoe zit je erbij vandaag?
Tijdens een teamdag levert een eenvoudige vraag als 'Hoe zit je erbij vandaag?' vaak al verrassende uitkomsten. Sommige teamleden merken misschien dat ze zichzelf voorbij rennen in de drukte. Dat levert herkenning op en verbinding. Hectiek en snel schakelen op het werk kunnen natuurlijk prima zijn, maar zelfs voor degenen die daarvan genieten kan het plezierig zijn om daarbij eens stil te staan. Tijdens een teamdag is daarvoor ruimte. Het gesprek kan ook gaan over de privésituatie van teamleden, waardoor het onderling begrip groeit. Het effect van een teamdag is soms bijna magisch. Gewoon door eens met elkaar stil te staan bij hoe het gaat met de iedereen in het team.
Verbinding en het goede gesprek organiseren
De onderlinge verbinding en het goede gesprek komen in de meeste teams niet vanzelf op gang. Daarvoor is de hectiek in het werk meestal te groot. Daarom is het verstandig in de agenda's een aantal dagen vrij te houden waarop je als team het goede gesprek aangaat. Externe begeleiding kan daarbij een extra aanjager zijn, een stok achter de deur om het goede gesprek ook echt te voeren. Een teamdag met externe begeleiding geeft soms net iets meer motivatie om datgene wat niet vanzelf komt echt te gaan doen, merken wij in ons werk met teams. Zelf worstelen we er ook weleens mee: de tijd vinden voor reflectie op de ervaringen en verwachtingen in je team blijft een uitdaging.
Kleine vervolgstappen zetten helpt
Na een teamdag of langere teambijeenkomst, nemen teams zich altijd voor om meer aandacht te besteden aan elkaar. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het kan heel goed met kleine veranderingen. Elkaar op afgesproken momenten even bellen kan bijvoorbeeld al veel verschil maken. Bij een reguliere vergadering kan je eerst een kort rondje maken met de vraag ‘Hoe gaat het met je?’ Dat kan de ene keer vijf minuten duren en soms wat langer, als een teamlid iets kwijt wil. De kunst is om dit soort kleine stappen te integreren in je dagelijks werk. Daarmee bouw je verder aan de verbinding na een teamdag en maak je aandacht en het goede gesprek tot een vanzelfsprekend onderdeel van je werk.
Kiezen voor de kracht van herhaling
Verbinding en het goede gesprek in je team komen meestal niet tot stand in één dag. Dat is echt uitzonderlijk. Meestal werken enkele bijeenkomsten beter. Dat kan bijvoorbeeld een dag per kwartaal zijn of een halve dag per maand. Als je vaker samenkomt en de tijd neemt voor elkaar, zie je de patronen in het team duidelijker en kan je ermee werken. Dat is dan ook de manier waarop wij bij TwynstraGudde teams begeleiden. Vaak bespreken we eerst een managementmodel of we doen een eenvoudige oefening om mee te starten. Tussen twee bijeenkomsten in bellen we gewoonlijk ook met elk teamlid afzonderlijk. Die gesprekken zijn ook weer input voor de teambijeenkomsten. Zo ontwikkelt het goede gesprek zich.
Eigenlijk gaat het vanzelf
Het mooie aan het goede gesprek is dat er niet zo heel veel nodig is om het goed te doen met elkaar. Bij elkaar zitten in een kring, telefoons weg, een ervaren gespreksleider, dan heb je al snel een goed gesprek. Aandacht voor elkaar is iets heel menselijks. Je hebt er geen tools of ingewikkelde apparatuur voor nodig, eigenlijk alleen maar tijd en oprechte aandacht. Daarmee kan je als team echt tot grote hoogte stijgen, teamleden in hun kracht zetten en alle talenten in je team benutten. Je leert elkaar beter kennen, je weet van je medeteamleden hoe zij in elkaar zitten en dat brengt versnelling in het werk dat je gezamenlijk doet.
Lees hier deel 1 van het drieluik: Multidisciplinair werken heeft de wind in de zeilen
Lees hier deel 2 van het drieluik: Herzie afspraken en maak je team toekomstbestendig
