De toekomst van teams (2/3)
Hoe ziet de toekomst van teams eruit? Daaraan wijdt TwynstraGudde een drieluik. In het tweede deel, geschreven door Pascalle Albers: Herzie afspraken en maak je team toekomstbestendig.
Na twee jaar thuiswerken zien organisaties hun medewerkers langzaamaan weer terugkeren naar kantoor. Maar niet bij iedereen met evenveel liefde. Sommigen hebben het dagelijkse praatje bij de koffieautomaat gemist en zijn inderdaad blij hun collega’s weer in levenden lijve te zien. Maar anderen hebben online werken juist als prettig ervaren en houden daar nu zoveel mogelijk aan vast. Wat spreek je daar met elkaar over af? Waar baseer je die afspraken op?
Het is opmerkelijk hoe productief veel teams tijdens de coronapandemie zijn gebleven. Iedereen heeft er een weg in gevonden, zij het soms met vallen en opstaan en vaak met extra investeringen en aandacht om mensen te helpen op afstand goed te functioneren. We hebben geproefd van de voordelen van thuiswerken: geen file, geen afleiding en geen small talk. Je werkt makkelijk in meerdere teams en schakelt naadloos van de ene naar de andere digitale meeting. Ook multidisciplinair werken heeft een impuls gekregen.
Online of fysiek?
Nu thuiswerken niet meer verplicht is, zijn teams zich aan het heroriënteren. Het oude normaal is passé, maar hoe organiseren we ons werk dan wel? Hoe combineren we de voordelen van online werken en fysieke ontmoetingen op kantoor? Overal worden nieuwe afspraken gemaakt. Hoe vaak werk je vanuit huis? Wanneer is er fysiek overleg? Veel teams spreken vaste kantoordagen af, zodat je elkaar minstens één of enkele keren per week fysiek tegenkomt.
Ons advies reikt verder. Wij zeggen: kijk ook naar wat op langere termijn nodig is. Denk na over hoe jouw team over twee of vijf jaar functioneert. Ga er maar vanuit dat alle teams multidisciplinair werken. Dat is nu eenmaal de beweging die organisaties in alle sectoren maken. Redeneer dan terug: wat betekent dat voor vandaag? Als je vanuit zo’n perspectief met je team praat over samenwerking, ontstaan er andere gesprekken en gaan andere deuren open.
Hercontractering
De afloop van de coronaperiode biedt een prachtig momentum om zo’n gesprek aan te gaan. Er is immers veel gebeurd, zowel met de wereld, het team als iedereen individueel. Noem het een ‘hercontracteringsmoment’. Je gaat terug naar de basis en je gaat het gesprek aan over inhoud, procedures en interactie. En voor alle duidelijkheid: dat doe je tijdens een fysieke bijeenkomst. Denk na over wat je met elkaar te doen hebt. Nu en in de toekomst. Waarom ben je een team? Pas daarna praat je over interventies en manieren van werken.
Teamprofiel
Als wij een team coachen, beginnen we er vaak mee om vast te stellen wat de kaders zijn waarbinnen je als team werkt. Daarbinnen omschrijf je wie je bent als team. Wat heb je met elkaar te doen? Wat is je profiel? Wat maakt jouw team sterk? Ook kijk je hoe de toekomst er voor jouw team mogelijk uitziet. Hoe verwacht je er over vijf jaar bij te zitten? Welke impact heeft multidisciplinair werken? Daarna gaan we in op de individuele wensen van teamleden. Wat zijn ieders overtuigingen, belangen, waarden en normen? Iedereen heeft een gebruiksaanwijzing. Als je die kent, werk je makkelijker samen. Tot slot bespreek je tot welke (nieuwe) samenwerkingsafspraken dit alles leidt. Welke afspraken worden opgepoetst en welke herzien?
Dat wat je niet direct ziet en hoort: teamontwikkeling.
Samenwerkingsafspraken in kaart brengen
Een deel van het teamgesprek gaat over het soort werk en de taken die verricht moeten worden. Je spreekt af welke werksoorten je online en fysiek doet. Bilaterale gesprekken gaan doorgaans prima online. Maar als er meer mensen deelnemen, wordt dat lastiger. Zeker als er ingewikkelde onderwerpen ter tafel komen. Als je elkaar van haver tot gort kent, werkt online goed, vooral bij functionele, productgerichte samenwerkingstaken. Maar als je met veel mensen samenwerkt of elkaar niet zo goed kent, is dat lastig. Dan kun je non-verbale signalen, goed voor tachtig procent van de communicatie, simpelweg niet missen.
Met het team is het mogelijk de samenwerkingstaken in kaart te brengen en dan onderbouwd te kiezen wanneer je online werkt en wanneer je fysiek bij elkaar komt. Deze afspraken kunnen trouwens per fase verschillen. Nieuwe teamleden hebben tijdelijk meer fysieke afspraken nodig om een goede werkrelatie op te bouwen. Je kunt ook bij wijze van inhaalslag wat vaker op kantoor komen. Na twee maanden kijk je opnieuw wat het beste werkt.
Prettig werkbare situatie
Het momentum van het einde van de coronaperiode is een kans om dit teamgesprek aan te gaan en expliciet met elkaar te bespreken welke zaken belangrijk zijn. Dan kom je tot een prettig werkbare situatie die iedereen beter laat functioneren en het team versterkt. Als je dat gesprek bovendien in het perspectief van de toekomst plaatst, hebben medewerkers duidelijker voor ogen waar je als team naartoe gaat en waarom die beweging belangrijk is.
