Wie houdt de kantoorruimte up & running?
Als je een kantoorruimte huurt, herken je het vast: de klimaatinstallatie werkt niet, de lift staat in storing of andere ongemakken die soms de gang van zaken verstoren. Maar wie is hier eigenlijk verantwoordelijk voor?
Bij het huren van een kantoorruimte is het belangrijk om te begrijpen welke verantwoordelijkheden de huurder heeft en welke taken worden uitgevoerd door de verhuurder. In de meeste gevallen is het huurcontract opgesteld op basis van het model van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Hierin is geregeld wie waarvoor verantwoordelijk is.
Gebreken aan de kantoorruimte
Als vertrekpunt geldt dat je bij aanvang van de huurovereenkomst mag verwachten dat de kantoorruimte vrij is van gebreken. Je huurt immers een kantoor met een goed functionerende verwarming en werkende lift. Vaak worden gebreken tijdig opgemerkt en door de verhuurder verholpen, maar het kan ook maanden (of soms zelfs jaren) voortslepen. En in die tijd kunnen medewerkers het kantoor dus niet optimaal gebruiken. In het ROZ model is helaas alleen beschreven binnen welke termijn de verhuurder gestart moet zijn met het verhelpen van een gebrek, maar niet wanneer het moet zijn opgelost. En als hij er lang over doet, zijn er ook nog eens weinig middelen om het af te dwingen. Het is dus belangrijk om duidelijke aanvullende afspraken te maken.
Het belang van tijdig melden
Het is van groot belang om eventuele problemen, defecte apparatuur of schade direct te melden aan de juiste partij. Door problemen tijdig te melden, kunnen ze snel worden opgelost en kan verdere schade worden voorkomen. Wees proactief en neem contact op met de verhuurder en meld de storing of het gebrek schriftelijk. Hoe eerder je het probleem meldt, hoe sneller er actie ondernomen kan worden. Het kan echter dus wel lang duren voordat het probleem wordt verholpen. Minimaliseer het risico als huurder door de volgende tips op te volgen:
Zorg voor een goed opleveringsrapport
Voorkom verrassingen door aan het begin van de huurperiode een gedetailleerd opleveringsrapport op te stellen. Hierin wordt duidelijk welke zaken wel en niet tot het gehuurde behoren en wie verantwoordelijk is voor onderhoud en eventuele vernieuwingen. Dit rapport vormt een belangrijk referentiepunt voor toekomstige onderhoudsverplichtingen.
Laat een ‘nulbeurt’ uitvoeren
Als je van plan bent om zelf het dagelijkse onderhoud en herstel van installaties uit te voeren, is het verstandig om voorafgaand aan de huurovereenkomst een grondige inspectie te laten uitvoeren door de verhuurder. Dit helpt bij het vaststellen van de huidige staat van de installaties en voorkomt latere discussies over verantwoordelijkheden.
Benieuwd naar alle tips? Lees het volledige artikel hier.
