Op zoek naar verbinding in de hybride wereld
Op donderdag 13 oktober organiseerde het Center for People and Buildings (CfPB) haar jaarcongres 'Werk in Transitie'. Plaats van handeling was De Loods in Rijswijk, naar eigen zeggen dé hotspot voor de echte kenniswerker.
100 deelnemers kwamen hier bij elkaar om samen op zoek te gaan naar de vraag, in welke mate fysiek contact nodig of wenselijk is voor het creëren van vertrouwen, collegialiteit, teamspirit, een gezamenlijke cultuur en productiviteit. Theo van der Voordt, was er bij een schreef het volgende verslag.
Veel vragen
Tijdens de plenaire openingssessie plaatste Jacqueline Schlangen, directeur van het CfPB, het hybride werken in breder tijdsperspectief. Hybride werken, waarbij mensen bewust kunnen kiezen waar en wanneer zij hun kantoorwerkzaamheden uitvoeren en onderlinge communicatie (deels) plaatsvindt via digitale communicatiemiddelen - is niet nieuw. Filosofische gesprekken en andere vormen van kennisuitwisseling vonden in de Griekse Polis vooral buiten plaats, op de Agora. In de Middeleeuwen wisselde men kennis uit op de markt en werd ook al veel aan huis gewerkt. De opkomst van telewerken begin jaren tachtig en vanaf medio jaren negentig het “nieuwe” werken, plaats- en tijdonafhankelijk, riepen ook toen al zorgen op over het uiteenvallen van sociale binding aan de 'community'. Wel heeft als gevolg van COVID- 19 een versnelling en schaalsprong plaatsgevonden richting minder op kantoor en meer thuis werken, onderweg, in een semi-openbaresemiopenbare ruimte of op een co-working locatie. Betekent dit nu dat het kantoor louter als clubhuis dienst gaat doen? Hoe zit het dan met de behoefte aan concentratie en privacy als mensen elkaar niet voortdurend aan het 'ontmoeten' zijn?
Andere vragen waar veel organisaties een antwoord op zoeken zijn onder meer: waar ligt de optimale verhouding tussen fysiek contact en virtuele samenwerking? Hoe houden we verbinding met elkaar? Kunnen we kosten besparen door kantoorruimte af te stoten? Of gaat het er veel meer om onze kantoren anders in te richten, met een andere verhouding tussen individuele werkplekken en teamplekken voor communicatie, overlegruimten, loungeruimten etc.? Wat is hierbij een optimale verdeling. Waar hangt dit van af, de organisatiecultuur, de werkzaamheden, persoonlijke voorkeuren van de werknemers? Hoe vrij laten we onze werknemers in thuis werken of naar kantoor komen? Wat zijn de belangrijkste overwegingen bij de keuze? Hoe zorg je voor een goede balans tussen de belangen van de organisatie als geheel, teams, en het individu? En wat gaat de nieuwe wetgeving rond flexibel werken voor ons betekenen, die meer individuele keuzevrijheid wil garanderen? Vragen genoeg, die ook nog eens spelen in een tijd waarin organisaties zich het hoofd breken over maatschappelijke vraagstukken zoals de energiecrisis, klimaatverandering, vergrijzing, tekorten op de arbeidsmarkt, mobiliteit en terugkerende files, en ga zomaar door. Interessante uitdagingen!
Ook antwoorden
Het onderzoek Wij Werken Thuis, dat het CfPB samen met Aestate Ontrafelexperts, de TU Delft en de TU Eindhoven uitvoerde, heeft al verschillende inzichten opgeleverd. Belangrijke individuele overwegingen om thuis te werken zijn met name: minder reistijd, betere concentratie, en gemakkelijker combineren van werk en privé. Niettemin blijkt thuiswerken niet voor iedereen even gemakkelijk en aantrekkelijk. Wel of geen jonge kinderen thuis, een eigen werkkamer, individuele voorkeuren voor veel of weinig sociaal contact, de behoefte aan zichtbaarheid van collega’s om van hen te leren en ook zelf zichtbaar te zijn, al deze factoren bepalen mede of thuis werken prettig en productief kan plaatsvinden of beter op kantoor. Face-to-face contact wordt als cruciaal ervaren voor het onderhouden van relaties. Het is goed voor ons humeur en onze productiviteit en geeft energie. Omgekeerd werkt eenzaamheid op het werk ondermijnend voor het kunnen presteren. Illustratief is de uitkomst dat bijna driekwart van de respondenten vindt dat geregeld op kantoor zijn noodzakelijk is om met elkaar verbonden te blijven. Ergens bij horen en je gewaardeerd en geaccepteerd voelen zijn fundamentele menselijke behoeften en dragen bij aan onze sociale identiteit en welzijn. Zie hiervoor ook de eindrapportage van We werken Thuis, het artikel over “Kennis verwerken in de virtuele agora: Thuiswerken en gemeenschappelijkheid na COVID-19”, en diverse artikelen over thuiswerken tijdens en na COVID- 19 in de Proceedings van EuroFM 2021. Om er achtererachter te komen wat mensen precies doen als zij aan het werk zijn is door het CfPB een Nationaal Onderzoek Activiteiten op het Werk gestart. Hierin worden bestaande activiteitenlijstjes onderling vergeleken en aangevuld met nieuwe inzichten op basis van input van nu. Deelnemen kan gemakkelijk via deze link en kost slechts vijf minuten.
Drie parallelsessies
Een congres is niet alleen bedoeld voor kennisoverdracht, maar ook en vooral om kennis en ervaringen uit te wisselen en interactief op zoek te gaan naar meer antwoorden. Dit gebeurde behalve tijdens de lunch en na afloop in drie parallelle workshops, waaruit iedereen er twee kon kiezen.
1.Leren van pilots over hybride werken
Deze workshop liet zien dat het veel pilots aan een heldere structuur ontbreekt. Niet zelden ontbreken een heldere, SMART geformuleerde doel- of vraagstelling en een helder begrippenkader met duidelijke definities van essentiële begrippen zoals 'sociale binding', 'sense of belonging' en 'bijdragen aan gezondheid en geluk'. Een helder begrippenkader geeft inhoud en richting en zorgt voor draagvlak. Weten wat je wilt weten, wat de beste aanpak is om hierachter te komen, en wie je erbij betrekt zijn belangrijke voorwaarden voor een succesvolle pilot. Om organisaties hierin te ondersteunen ontwikkelde het CfPB een procesmodel in zes stappen, zie figuur 1.
Figuur 1: Pilot in zes stappen
Wat ik mis in de stappen, maar wellicht impliciet wel wordt meegenomen, is de vraag: wat weten we al wel, als organisatie of uitgezocht door anderen? Hoewel het model veel structuur biedt, is de werkelijkheid vaak weerbarstiger. Toen het Bouwkundegebouw van de TU Delft in 2008 afbrandde, was er nauwelijks ruimte voor uitgebreide overlegronden en moest men gewoon snel aan de slag. Voor beleidsmakers best gunstig omdat de behoefte aan snelle herhuisvesting allerlei deuren opende de anders wellicht gesloten zouden zijn gebleven. De “pilot van de eeuw” was natuurlijk de afgedwongen Lock Down, met als hoofddoelstelling het voorkomen of reduceren van de verdere verspreiding van het COVID- 19 virus en het waarborgen van voldoende opname plekken op de Intensive Care. Bedrijfsdoelstellingen vind je er niet in terug. Niettemin hebben organisaties er veel van geleerd en leren we nog steeds. Het zou fantastisch zijn als alle ervaringen uit grote pilots zoals grootschalig thuiswerken, en kleine plots zoals bijvoorbeeld het uittesten van hybride vergaderen, bij elkaar worden gebracht en onderling worden vergeleken op vraag- en doelstelling, aanpak, en “lessons learned”, generiek en organisatie specifiek. Een mooie vorm van verbinding over de grenzen van de organisatie heen. Het CfPB weet hier wel raad mee.
2.Is het kantoor nodig voor samenwerken?
In deze workshop is het onderlinge gesprek aangejaagd door gebruik te maken van een Lagerhuis opstelling. Voor- en tegenstanders gingen enthousiast met elkaar in debat over drie stellingen: “Relaties opbouwen lukt het best bij regelmatige fysieke interactie”, “Het vertrouwen tussen collega’s zal afnemen bij structureel hybride werken”, en “In een fysiek overleg kun je veel creatiever zijn dan in een virtueel overleg.”
De deelnemers onderschrijven de noodzaak van goede relaties op het werk, om je bewust te zijn van elkaars sterke en minder sterke punten, elkaar te ondersteunen, een fijne sfeer binnen en tussen teams te creëren, en nieuwe collega’s te verwelkomen. Dit vraagt tijd en open staan voor elkaar, iets voor elkaar over hebben, gedeelde interesses en vertrouwen in elkaar. Creativiteit wordt gestimuleerd door open minded met elkaar in gesprek te gaan, je kwetsbaar durven opstellen en fouten mogen maken. Dat voor het opbouwen van relaties, vertrouwen en creativiteit ook fysieke aanwezigheid nodig is wordt eveneens onderschreven, zij het met de nodige kanttekeningen. Veel kan ook virtueel, zeker als er op basis van fysieke ontmoetingen als een stevig fundament voor is gelegd. De attitude van mensen, motivatie, bereidheid om van elkaar te leren en met elkaar samen te werken en goede tools lijken belangrijker voorwaarden. Het vraagt ook om goed leiderschap en zelf initiatieven nemen.
Hoe organisaties met dit soort vraagstukken omgaan hangt mede af van het mensbeeld dat men hanteert. In het Tayloriaanse mensbeeld is elk individu slechts een klein schakeltje in een mechanisch systeem en lijkt alles planbaar. In een benadering die gericht is op ‘human potential’ is de mens méér dan onderdeel van een machine en is er naast aandacht voor rationaliteit en efficiency ook aandacht voor fysiologische en psychologische behoeften. De focus verschuift dan mee naar motivatie, engagement, empowerment en talentontwikkeling. De mens als een geheel van geest, lichaam, hart en ziel zou je kunnen zeggen. Dit zie je ook terug in de ontwikkeling van kantoorconcepten, van open kantoorlandschappen naar een zonering in teamgebieden - met als aansprekend voorbeeld het kantoorgebouw voor Centraal Beheer in Apeldoorn - en de activiteit- en mensgerichte kantoorconcepten met plekken voor individueel en teamwerk, communicatie en concentratie, en veel autonomie in de keuze hieruit. Kantoren voor hybride werken zijn hierin de volgende stap.
3.Kun je hybride werken in bestaande kantoren?
Het antwoord hierop is een volmondig ja, mits… Ook de zoektocht naar een wendbare werkomgeving die langdurig allerlei veranderingen in de organisatie en werkprocessen kan (blijven) faciliteren is niet nieuw. Flexibiliteit en aanpasbaarheid zijn al decennialang sleutelwoorden om in te kunnen spelen op maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen in de organisatie, het werk en de manier van werken op te vangen, en tegemoet te komen aan wensen en voorkeuren van (nieuwe generaties) medewerkers om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Als denkoefening werden de deelnemers uitgedaagd om in een bestaande plattegrond aan te geven wat er anders moet om hybride werken te faciliteren, zie figuur 2.
Figuur 2: De besproken plattegrond van een combikantoor
De opdracht ging vergezeld van informatie over het aantal mensen dat er werkt, de veranderingen die de werkomgeving moet kunnen faciliteren, beschikbaarheid van alle ICT-voorzieningen om hybride te kunnen werken, en het beleid dat medewerkers desgewenst een bepaalde periode volledig op afstand mogen werken. Kleinere teams (ca. 10 personen) werken intern intensief samen, grotere groepen (ca. 20 mensen) werken voornamelijk individueel. Oh ja, het budget is beperkt! Al gauw bleek dat voor een adequaat antwoord meer informatie nodig is. Om wat voor organisatie gaat het? Wat is de bedrijfscultuur? Wat voor werk wordt er verricht en hoe? Wat zijn de voorkeuren en competenties van de medewerkers? En ook: wat is de feitelijke en gewenste verhouding tussen op kantoor werken en thuis of op een zogenaamde derde werkplek? Terechte vragen, hoe graag we ook snel aan de gang willen. Het is net als met het opzetten van pilots. Het denkwerk vooraf is minstens zo belangrijk als een zorgvuldige implementatie.
Verkeerd verbonden?
De afsluitende keynote was voor Hans de Jonge, emeritus-hoogleraar Vastgoedbeheer en Ontwikkeling aan de Faculteit Bouwkunde van de TU Delft, medeoprichter van het CfPB en al ruim 20 jaar voorzitter van het bestuur van het kenniscentrum. Hij is nog steeds op veel terreinen heel actief, betrokken bij de gebiedsontwikkeling van het Rotterdam Central District en sinds medio september ook als kwartiermaker / directeur van het nieuw op te zetten Regieorgaan Open Science bij NWO. Hans begon eerst wat te spelen met de begrippen verbinden, verband en verbonden. Het is grappig om te zien dat de definitie van een chemische verbinding 'het samenvoegen van ongelijksoortige atomen tot nieuwe moleculen' bijna model kan staan voor verbinding op het werk. Daarna ontwikkelde zich een energiek en 'ontregelend betoog' zoals we dat van hem kennen, met aandacht voor grenzen aan groei (al vijftig jaar geleden aangekondigd!), de overgang van een industriële samenleving naar een creatieve, op beleving en dienstverlening gerichte samenlevingen met een toenemend aantal kenniswerkers (‘The great reset’), de uitdaging om een nog steeds groeiende wereldbevolking adequaat te huisvesten, de tegenstelling tussen arm en rijk, en de toenemende invloed van big datea en bio-electronics. Uitdagend en tegelijk verontrustend, wat de vraag opwerpt: meer verbinden dan ooit, en toch eenzaam, hoe kan dat? In deze vele veranderingen blijft de mens een belangrijke constante. Ook Hans wees op de fundamentele behoefte aan contact tussen mensen, die universeel is en van alle tijden. Iets waar Desmond Morris in De naakte aap ook al op wees.
Tot slot
Na deze vergezichten was er nog kort ruimte voor een plenair slotakkoord. Hoe doorbreken we de bubbels van Huisvestingsmanagement, Facilitair Management, HRM en IT? Kunnen we echt kosten besparen? Kunnen we mensen verleiden of moeten we hen dwingen om terug naar kantoor te komen, en waarom? Veel energie om hierover na te denken had het publiek niet meer. De borrel lonkte, maar niet voordat Jacqueline Schlangen nog kort iets vertelde over het lopende onderzoek 'Werk in transitie'. Hiervoor worden kennisdagen, kenniskringen en diners-pensant georganiseerd, een Monitor Hybride Werken ontwikkeld voor het verzamelen van data naar effecten, onderliggende mechanismen en sturingsmogelijkheden, analyses van pilots uitgevoerd (vooraf en achteraf) en enkele verdiepende onderzoeken opgezet naar de invloed van hybride werken op interne en externe samenwerking, productiviteit en gezondheid. En, uiteraard, volgend jaar opnieuw een congres. Geïnteresseerden voor deelname aan dit onderzoek kunnen zich melden bij het Center for People and Buildings.
Hoewel de dag af en toe een Déja vu gevoel opriep van terugkerende discussies en dilemma’s – logisch gezien de complexiteit van huisvesten van hybride werken en nog weinig eenduidige antwoorden – kunnen we terugkijken op een geslaagd en inspirerend jaarcongres!
Tekst: Theo van der Voordt
Foto's en illustraties: CfPB, Barbara van Baarsel
