De uitdagingen voor organisaties bij het werken tijdens de coronacrisis
Het werken tijdens de coronacrisis stelt organisaties voor uiteenlopende uitdagingen. Smart WorkPlace vroeg enkele experts om hun mening. In deze aflevering aandacht voor Eelco Voogd van WPA Analytics.
Wat zijn de voornaamste uitdagingen voor organisaties bij het werken tijdens het coronavirus?
“Ik zie verschillende uitdagingen. Daarbij zal in elke organisatie de mate van onderstaande uitdagingen anders zijn:
- Het in staat stellen van de organisatie om op afstand te werken. Dit betekent simpelweg een aantal zaken goed te faciliteren.
- Kan iedereen goed omgaan met videoconferencing en zijn er al hardware en software tools voor iedereen om dit te doen? (Teams/Zoom, laptop, headsets, etc)
- Welke afspraken zijn er over vergaderen op afstand. Even lang? Andere etiquette, andere manier van vastleggen?
- Weet iedereen het effect van videovergaderen, de verminderde non-verbale overdracht van communicatie, het minder geconcentreerd en aandachtig zijn, de nieuwe afleidingen in de thuissituatie?
- Het aansturen van de organisatie en van teams om resultaten te behalen. Sommige teams zijn gewend om op output te werken, andere teams nog helemaal niet en waren vaak in overleg om te kijken wat er die dag moet gebeuren. Het reorganiseren van de aansturing en leren wat werkt zal een uitdaging zijn die komende weken en maanden veel vergt van leiderschap en management van teams.
- Verbinding. Het is leuk om te video bellen en je collega’s even te spreken maar wat gebeurt er onder water. Het niet fysiek aanwezig zijn gaat zijn tol eisen en het houden van verbinding is moeilijker. ‘Management (liever coaching tegenwoordig) bij walking around’ is tijdrovender omdat mensen een videocall meer inbreuk vinden op hun tijd dan even kort bij de koffieautomaat.
- Gezondheid en geluk. De nieuwe situatie is van grote impact op zowel lichaam als geest. Opeens zitten medewerkers voornamelijk thuis. Ze werken dus ben je ook verantwoordelijk? Bewegen ze voldoende, kunnen ze redelijk stressvrij werken door de thuissituatie eventueel met anderen zoals kinderen? En hoe gaat het met ze? Wat speelt er nog meer?”
Wat zijn de voornaamste oplossingen die je daarvoor kunt aandragen vanuit jouw discipline en je expertise? en wat kan de rol van de organisatie waarvoor je werkt daarbij zijn?
“Naast de standaardzaken die facilitair al doet (informeren over hoe een thuiswerkplek te realiseren, wat belangrijk is etc.) is het belangrijk om in verbinding te blijven staan. De reguliere overleggen gaan naast wat sociale interacties vooral over werk. En daar missen wat gestructureerde inzichten over hoe het nu gaat. Hoe gaat het met een onderzoeker die thuiszit? Of een accountmanager? Wat zijn hun behoeften om nog zo goed mogelijk effectief te blijven in deze maanden? Maar ook wat is de impact op de maanden erna. Wat kan je als facilitair al doen om misschien in de maanden erna zaken te faciliteren die men nodig acht? Vindt men dat ze minder meters nodig hebben? Willen meer mensen thuiswerken? Zullen er meer overleggen plaatsvinden in de maanden erna?”
Hoe kunnen de verschillende disciplines daarbij samenwerken? wat kan de rol van een workplace manager daarbij zijn?
“Ik denk dat de workplace manager inzicht moet geven in wat de behoeften zijn en wat de bottlenecks zijn. Al jaren wil facilitair een belangrijkere rol in het gremium van ondersteunende diensten. Daarvoor moet het ook een afdeling/discipline zijn die kennis vergaart en niet alleen reactief is. Dus wat ziet men gebeuren, wat leert men nu en hoe moeten HR, IT en Legal hierin gebrieft worden waar het beter kan of hoe voortaan nog adequater te reageren?”
Hoe pakt de organisatie waarvoor je werkt het aan? Zijn daar lessons learned uit te halen?
“Het belangrijkste is om toch als organisatie echt in staat te zijn om plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Dit doen wij als WPA Analytics al 10-15 jaar. Hierdoor is er niet zoveel veranderd. Het fysieke contact is wat minder maar alle belangrijke applicaties en organisatie processen zijn in de cloud vastgelegd en iedereen heeft goede gereedschappen om op afstand te werken. Daarnaast werkt onze organisatie met het VTO model met rocks en goals en weet iedereen waar hij of zij aan moet werken. Dus geen directief leiderschap ontwikkelen maar dienend zodat iedereen zelfstandig door kan gaan.”
Hoe zorg je dat medewerkers betrokken blijven bij je organisatie bij het thuiswerken tijdens het coronavirus?
“Wij werken met een Daily stand up van 10 minuten waardoor we elkaar elke dag even zonder agenda spreken. Daarnaast gebruiken we Google for Business/chat waardoor de hele dag zaken besproken worden en mensen instantly kunnen videochatten met elkaar. Dit werkt goed om de moraal hoog te houden en de verbinding dichtbij. Voor hele grote teams kan dit moeilijker of tijdrovender zijn. Maar maak vooral tijd voor meetings zonder agenda zodat mensen even hun hart kunnen luchten.”
Zie je om je heen inspirerende oplossingen bij andere organisaties?
“Sommige organisaties proberen te communiceren/activeren met ‘gezondheid/ontspanning’-nudges: online bewegingsprogramma’s etc. Verder heb ik nog niet zo heel veel gezien wat opzien baart. Maar er zijn wel wat ‘challenges’ gestart om mensen beetje motivational/gamification achtig te blijven aansporen.”
