Psychologie van de facility manager
‘Hoe kun je de omgeving gebruiken om van gedachten te veranderen wanneer je weer op kantoor komt?’. Smart WorkPlace partner Measuremen schreef een blog waarin een antwoord wordt gegeven op bovenstaande vraag.
In de psychologie ligt de focus op mensen; hoe ze zich voelen, wat ze willen, hoe ze met problemen omgaan en wat voor persoonlijkheid ze hebben. Dit is te beoordelen met vragenlijsten of met geïsoleerde experimenten in het laboratorium. Er is echter één belangrijk aspect dat we hier vergeten te benoemen: de omgeving. Als mens zijn we sterk verbonden met, en gesitueerd in onze eigen omgeving. We gedragen en voelen ons anders als we thuis, in het park of op het werk zijn.
We gebruiken telefoons, auto’s en gebouwen om onze mogelijkheden te vergroten. De paden die we bewandelen worden sterk beïnvloed door de paden die er al zijn: een pad dwingt ons dat pad te nemen, een gang laat ons door die gang lopen. Het begrijpen van de mens door middel van retrospectieve vragenlijsten of een geïsoleerd laboratoriumexperiment geeft slechts een beperkt beeld van wie we werkelijk zijn en hoe we ons gedragen. Wij zijn mensen die ondergedompeld zijn in onze eigen omgeving en die juist die omgeving gebruiken om te overleven en onszelf te verbeteren. We zijn ongelooflijk goed in interactie met objecten, gebouwen en mensen om ons heen. Door interactie met onze omgeving leren en veranderen we en passen we onszelf aan.
Jouw omgeving kan een even sterke voorspeller zijn voor je gedrag als je eigen intenties. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om door de deur naar buiten te gaan, maar de deur (en vooral de muren) geeft je de keuze en stuurt je gedrag. Als je er vanuit deze invalshoek naar kijkt, is onze gedragsvrijheid helaas vrij beperkt; we moeten allemaal ‘akkoord’ gaan met de omgeving om te krijgen wat we willen. Deze kijk op de psychologie van een mens vanuit een omgevingsperspectief komt uit de ecologische psychologie. Maar maak je geen zorgen, zo deprimerend is het niet.
Ecologische psychologie
Ecologische psychologie stelt dat we sterk in onze omgeving zijn gesitueerd en onze omgeving gebruiken om ons te ontwikkelen en onszelf te zijn. Door actie-perceptie lussen nemen we dingen waar, ondernemen we acties en veranderen we onze omgeving. Vervolgens nemen we opnieuw feedback waar, of dat nu werkt of niet. Door deze interacties leren en veranderen we onszelf voortdurend. Maar we veranderen ook onze omgeving om een ​​relatie te creëren die voor onszelf en voor onze omgeving werkt. We gebruiken dus objecten, gebouwen en mensen in onze omgeving om onszelf te onderhouden.
Door de intense relatie tussen onszelf en onze omgeving kunnen we blijven groeien. Onze omgeving biedt ons de mogelijkheid om acties te ondernemen, ook wel bekend als Affordances, wat in feite betekent dat objecten zo worden gevormd dat we er dingen mee kunnen doen. Zo is bijvoorbeeld een stoel gemaakt om op te zitten en een deur om hem te openen. Om aan een Affordance te voldoen, ‘vormen we onszelf’ om in de omgeving te passen. En als we dit effectief doen, worden we succesvol in deze activiteiten. We moeten bijvoorbeeld de bal, het gras, onze teamgenoten en onze tegenstanders begrijpen om goed te kunnen voetballen. Maar je zou creatief kunnen zijn en de omgeving veranderen op een manier die niet direct voor ons is bedoeld, zoals spelen met LEGO-stenen.
De uitgebreide geest
Wanneer we onze dagelijkse activiteiten uitvoeren, gebruiken we onze omgeving zonder daarover na te denken. We zetten middelen, gebouwen en machines in om voor het werk te doen. Eigenlijk is ons brein zo slim dat het uit zichzelf reorganiseert zodra we een middel gebruiken, oftewel de gebruikte tool wordt als verlengstuk van onszelf gezien. Dit klinkt een beetje vreemd, maar ik denk dat je je kleren het afgelopen half uur niet echt bewust hebt gevoeld, of wel? Volgens de extended mine theorie, vervagen de grenzen tussen ons eigen lichaam en onze fysieke omgeving als we gewend raken aan de omgeving en in staat zijn het gedrag ervan te voorspellen. Wanneer dit gebeurt, wordt je omgeving een deel van jou en voel je dat de omgeving een extensie wordt die eigenlijk zelf geen aandacht nodig heeft. Men ziet bijvoorbeeld ook als een oorzakelijke factor over de auto tijdens het rijden en kan de weg ermee ‘voelen’ terwijl hij zeer nauwkeurige bewegingen door de wielen maakt. Tijdens het rijden richten we ons niet zozeer op onze eigen auto (als deze werkt), maar verleggen we onze zintuigen naar de weg, waar dingen onvoorspelbaar worden. Al met al gebruiken we onze omgeving om onszelf te ‘uitbreiden’. Als je er vanuit deze richting over nadenkt, betekent dit dat we ons ook (letterlijk) in onze omgeving kunnen uitdrukken door de dingen die we met onze omgeving doen. Maar het betekent ook dat het veranderen van iemands omgeving ook invloed op zichzelf heeft.
Mensen faciliteren op de werkplek
De werkplek wordt ook wel gezien als omgeving dat mensen vormt en wordt gevormd door de mensen die er werken. De ruimten en middelen die worden gefaciliteerd, worden door je werknemers gebruikt om zichzelf te kunnen uitdrukken. Als je op elk bureau een grote computer wegzet, zullen mensen hierop gaan werken. Tuurlijk is het een wisselwerking van beiden kanten, maar het heeft een sterk effect op elkaar. Medewerkers die een intrinsieke behoefte hebben om hun omgeving vorm te geven op een manier die jouw bedrijf en zichzelf zal verbeteren, zullen het niet altijd eens zijn met wat hen wordt overhandigd, maar zij zijn juist degenen die jou net dat beetje extra opleveren.
Als facilitair manager, is het (letterlijk) je taak om de behoeften van jouw werknemers te faciliteren en hun mogelijkheden uit te breiden op een manier zodat het winstgevend is voor de organisatie. Je kan voorzieningen bieden die perfect aansluiten bij je medewerkers. Maar je kunt ook faciliteiten bieden die jouw werknemers veranderen in een verbeterde versie van zichzelf. Hoe dan ook, communicatie (perceptie-actie) is de sleutel voor het begrijpen wat de behoeften en struggles van je werknemers zijn. Door feedback met elkaar uit te wisselen, kan je altijd manieren vinden om je werknemers te laten groeien.
Terug naar kantoor
Door de COVID-19 crisis is onze relatie met de omgeving veranderd. We spenderen onze dagen in dezelfde omgeving, zowel overdag als in de avond: namelijk thuis. Omdat deze relatie is veranderd, hebben we nieuwe manieren gecreëerd om om te gaan met onze omgeving en hebben we de link met kantoor losgemaakt. Doordat de verbintenis met kantoor is weggevallen, is het nu de juiste tijd, om nieuwe plannen en regelingen op het kantoor te maken (aansluitend op de Corona gerelateerde maatregelingen). Deze (gedwongen) nieuwe omgeving kan bestaan uit andere behoeften, gezien de veranderde mens. Het uitzoeken van deze behoeften kan een positief effect hebben op het egaliseren van het proces en het voortzetten van de business. Bijvoorbeeld, in deze blog laten we zien dat mensen remote werken fijn vinden, maar dat de faciliteiten voor een effectieve communicatie missen. Het is voor de hand liggend dat jouw werknemers deze behoeften ook hebben.
