Mensen zijn op kantoor niet primair op zoek naar koffie, maar vooral naar kennis
Op 30 maart 2021 organiseerde Approxx de talkshow ‘Het Kantoor Draait Door!’ Tijdens de ochtend stond de functie en waarde van het kantoor centraal.
Het Nieuwsuur item van 31 januari jl. waarin organisatiepsycholoog Dr. Kilian Wawoe en Jeroen Lokerse CEO van Cushman & Wakefield (openingsfoto) spraken over de kwaliteitsvraag van de functie van kantoor van de toekomst inspireerde Approxx om dit gesprek te verdiepen middels een digitale talkshow en hier twee andere tafelgasten bij te laten aanschuiven; Ruud Wanck CEO Candid Group en Johan Verschoor IT Manager Gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.
Key takeaways talkshow:
- Denk na over de functie van het kantoor en ontwikkel eerst een visie voordat praktische oplossingen worden gekozen.
- Stel niet de vraag hoe vaak medewerkers naar kantoor willen maar waarom zij naar kantoor willen. Definieer wat men verwacht op kantoor te kunnen doen.
- Laat het werken op kantoor geen individueel vraagstuk zijn maar een team vraagstuk; “Om het beste uit diversiteit te halen is inclusiviteit essentieel”.
- Voor collectieve vraagstukken voegt werken op kantoor waarde toe, individuele taken kunnen ook prima thuis worden uitgevoerd.
- Persoonlijkheid bepaalt in grote maten of mensen thuis of op kantoor productiever zijn, leeftijd en het aantal jaren werkervaring zijn hierbij belangrijkste factoren.
- De “prijs” van teveel thuiswerken wordt vooral betaald door de jongere generatie. Zij hebben doorgaans bijvoorbeeld geen eigen extra kantoorkamer in een koophuis.
- Verplicht medewerkers derhalve niet om thuis te werken.
- Gebruik aanwezigheid planningssoftware in om medewerkers te faciliteren zodat veilig en samen op kantoor kan worden gewerkt.
- Leer uit deze crisis wat de verwachtingen zijn van medewerkers om zo optimaal mogelijk samen te kunnen werken.
- Mensen zijn op kantoor niet primair op zoek naar koffie, maar vooral naar kennis.
- Ambitie worden gezamenlijk gerealiseerd, op een plek waar men bijeen kan komen.
- Alleen werken kan prima indien er gezamenlijk voldoende draagvlak is.
- Een scherm verbind mensen niet, het is wel goed communicatiemiddel.
Dr. Kilian Wawoe, organisatiepsycholoog
Presenteerde tijdens de talkshow de eerste resultaten uit zijn onderzoek over de toekomst van werk, werken ná corona. Met welke verwachtingen komen medewerkers straks naar kantoor? In juni 2021 verschijnt het nieuwste boek van Dr. Wawoe waarin de volledige onderzoeksresultaten en visie zal worden gepresenteerd.
Kilian stelt tijdens de talkshow dat mensen bijvoorbeeld uitstekend in de ochtend thuis kunnen werken en pas na de spits bijv. rond 11u op kantoor arriveren om daar samen te werken, te vergaderen of bijvoorbeeld te speed daten. Creëer momenten op de werkdag die er echt toe doen, en ga beter om met de ruimte op kantoor. Werken is een teamsport, stel de vraag hoe het individu een bijdrage kan leveren aan het team. Waar het kantoor voorheen een monopolie had op kennis, is het raadzaam om op zoek te gaan naar wat het kantoor wel kan bijdragen. “Vraag niet hoe het team jou kan faciliteren in het thuiswerken, maar hoe jij het team kan faciliteren om optimaal te presteren.” was het devies. Denk eerst na wat het kantoor voor je organisatie betekent, bouw het kantoor van de toekomst op de zwakste schakel en bouw daar je systeem op. Second best is om digitaal elkaar te bereiken. Digitaal koffie drinken en elkaar online ontmoeten blijft maar er gaat niets gaat boven face-to-face contact. Mensen hebben behoefte aan fysieke nabijheid van andere mensen.
Jeroen Lokerse, CEO Cushman & Wakefield
Deelde dat Cushman & Wakefield het 6 feet office model heeft ontwikkeld, om mensen snel en veilig weer aan het werk te krijgen op kantoor. Binnen alle maatregelen is het mogelijk veilig op kantoor te werken met de juiste richtlijnen, het meten van luchtkwaliteit en het certificeren of de regels niet worden overtreden. In de vervolgfase die nu vorm krijgt verschuift de focus naar het creëren van een veilige, goede werkplek en betere work-life balance. Het nieuwe talent die organisaties straks gaan leiden, zouden centraal moeten staan in de discussie over de rol van kantoor. Er gaat niets boven persoonlijk contact, zorg dat je medewerkers coaching krijgen. Laten deze crisis organisaties leren hoe men het beste en maximale uit de medewerker kan halen, qua team performance en ambitie van de organisatie. Zorg ook dat jouw medewerkers worden gefaciliteerd om veilig op kantoor te kunnen werken, door inzet van de 6 feet office maar ook met behulp van een aanwezigheidsplanning app. (zoals bijvoorbeeld de FlexApp)
Bijna iedereen heeft zijn of haar gedrag aangepast om te kunnen werken in deze crisis. Dit toont aan dat gedrag wel degelijk veranderd kan worden zolang de noodzaak er is en er duidelijke afspraken met elkaar gemaakt kunnen worden over hoe men veilig, vertrouwd en met plezier met elkaar samengewerkt kan worden op kantoor. Het centraal stellen van de medewerkers is belangrijker dan ooit, hoe men denkt bij te kunnen dragen aan de organisatie. Waarbij het verplichten van medewerkers om thuis te werken niet verstandig is, aldus Jeroen.
Het experience per square feet onderzoek dat C&W elk kwartaal uitvoert laat zien dat de behoefte van medewerkers is veranderd. De behoefte om veel thuis te kunnen werken verandert weer naar zoveel mogelijk op kantoor te kunnen werken, zeker voor de jongere generatie. Cultuur is voor medewerkers cruciaal, consolidatie van kantoren draagt daaraan bij. Om de cultuur van het bedrijf te ervaren zijn mensen bereid te reizen omdat men een doel heeft ergens bij te horen en naar kantoor te gaan als het belangrijk is, niet omdat het moet.
Johan Verschoor, IT Manager Gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk
Gaf aan dat De BAR-Organisatie, als overheidsorganisatie een voorbeeldfunctie heeft, vrijwel iedereen werkt nu dan ook thuis. Door de inzet van techniek maken de gemeenten het wel al mogelijk om op kantoor samen te werken, maar ook een werkplek en parkeerplaats te vinden. Door inzet van apparatuur voorzien van sensoren telt men hoe druk het is in publieke ruimtes, in combinatie met 1.5m werkplekken, maakt men werken op kantoor nu en straks mogelijk.
De BAR organisatie heeft samen met Approxx de Employee Workplace Journey in kaart gebracht waarbij wordt uitgegaan dat medewerkers dagelijks willen en kunnen beslissen of zij op kantoor, of thuis (of elders) willen werken. Door de structurele gedragsverandering constateert de BAR-organisatie dat de bezettingsgraad van het kantoor verandert. Door inzet van de FlexApp van Approxx is een tool in gebruik (al 5 jaar) waarmee je vóór aanvang van de werkdag inzicht krijgt in de beschikbaarheid van beschikbare werk- en vergaderplekken en parkeerplaatsen op kantoor. Op basis van die gegevens kun je in combinatie met je agenda en werkzaamheden van die dag bepalen of je thuiswerkt, of samen met je team, of alleen, een plek reserveert op kantoor.
Ook de functie van de kantine veranderd, in een ‘flexlounge’. Waar men kort samen komt om informeel een kop koffie te drinken en werk te bespreken. Met een sensor telt men hoe druk het is om beschikbaarheid en veiligheid inzichtelijk te krijgen.
Ruud Wanck, CEO Candid Group
Ruud gaf aan dat het voor organisaties in de creatieve branche essentieel is bij elkaar te komen en samen te kunnen werken. Een goede werkomgeving levert namelijk een goede voedingsbodem voor creativiteit. Cultuur laat zich niet vastleggen in PowerPoint presentaties en cultuur ontstaat niet door de hele dag in Zoom-calls te zitten. Cultuur wordt met elkaar gecreëerd en veel sneller indien mensen regelmatig bij elkaar zijn. Hoe bewaak en creëer je cultuur zonder kantoor? Dat is momenteel een grote uitdaging voor Candid. Thuiswerken werkt voor de medewerkers van Candid, voor verschillende taken prima. Maar hoe organiseer je een goede balans en laat je de jongere generatie, die bij Candid sterk is vertegenwoordigd, van elkaar leren. Kantoren open houden is dus een must, gelukkig kan men spreiden over de verschillende locaties en door voorrang te geven aan mensen die niet goed thuis kunnen werken, slaagt men erin om creativiteit te behouden en samen te kunnen werken. “Een virtuele cultuur heeft dan ook geen bestaansrecht” aldus Ruud Wanck.
Afsluitend (tafelgesprek)
Waar je het best presteert is niet een vraag van locatie of wat je als individu wilt bereiken, maar wat je kunt bijdragen aan het team. Als organisatie is het vooral belangrijk om je ambities te realiseren en succesvol zijn. Je witl als organisatie een omgeving creëren waar je talent wilt zijn, probeer samen plezier te maken en resultaten te boeken, een plek waar je samenkomt en samen meer kunt bereiken. Het non-verbale aspect in samenwerken gaat verloren via de telefoon of online, coaching wordt eveneens lastig.
Maak afspraken met elkaar of je thuis kunt werken bij bepaalde vergaderingen, of je kinderen kunt verzorgen als je thuis bent en wanneer je elkaar ziet op kantoor.
De waarde van het kantoor is een management vraagstuk waarin een aantal vragen key zijn. Hoe kom je samen? Wanneer reis je naar kantoor? Wanneer reis je naar klanten? “Het zou in ieder geval geen grote verkapte bezuinigingsoperatie moeten zijn”, aldus Jeroen Lokerse. Door teveel af te schalen in kantoorruimte creëer je ongelijkheid tussen je medewerkers.
De complete talkshow 'Het Kantoor Draait Door!' zal binnenkort binnen de LinkedIn groep 'Het Kantoor Draait Door!' gedeeld worden.
