Hybride werken voor gemeente Alphen aan de Rijn
De gemeente Alphen aan de Rijn staat samen met Smart WorkPlace partner Aestate voor de uitdaging om de werkomgeving te optimaliseren, zodat deze aansluit op de gewenste invulling van hybride werken.
Het afgelopen jaar is de ontwikkeling van het werkende leven in een stroomversnelling gekomen. Ook voor de medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn. Zij werkten pre-corona voornamelijk op kantoor en soms thuis of ergens anders. Ook zij zijn nu genoodzaakt hun werkzaamheden thuis uit te voeren. Uit eerder uitgevoerd onderzoek onder de medewerkers van de gemeente blijkt dat men graag de voordelen van thuiswerken wil behouden. Deze positieve ervaring heeft daarmee een blijvende impact op de manier van werken binnen gemeente Alphen aan den Rijn. De vraag is nu: hoe kunnen de voordelen van het thuiswerken gecombineerd worden met de meerwaarde die het kantoor biedt? Voor het antwoord heeft de gemeente sinds april Mark Leendertse en Tessa Butter van Aestate ingeschakeld. Daarbij is de uitdaging om de werkomgeving te optimaliseren, zodat deze aansluit op de gewenste invulling van hybride werken. Centrale vragen zijn: Hoe willen wij als gemeente hybride werken vormgeven? Wat verandert er ten opzichte van het pre-corona werken en wat willen we behouden? Welke werkomgeving past daarbij en welke aanpassingen zijn dan nodig in de huidige werkomgeving?
Om te achterhalen welke invulling van hybride werken draagvlak heeft en welke huisvesting hierbij past betrekken Leendertse en Butter de gebruikers van gemeente Alphen aan den Rijn intensief bij het traject. Het traject is gestart met een ambitiesessie waarin de ambities voor het hybride werken zijn opgehaald. Daaropvolgend zijn meerdere gebruikersgroepen betrokken via een viertal interactieve sessies. In de sessie kwamen Leendertse en Butter erachter hoe de gemeente hybride wil werken. Deze wensen, behoeften en activiteiten zijn vertaald naar een ruimtelijke behoefte. Deze ruimtelijke behoefte is vergeleken met het huidige aanbod door middel van een DUPLO-sessie. De DUPLO-methodiek is een ideale tool om huisvestingsknelpunten in kaart te brengen en om gezamenlijk te zoeken naar oplossingen. Tijdens een DUPLO-sessie ga je met elkaar om tafel en breng je met elkaar knelpunten en kansen in kaart. De methodiek gaat over het creëren van een gezamenlijk beeld en draagvlak in de zoektocht naar een passende huisvestingsoplossing. Daarmee heeft de methodiek als meerwaarde het visueel, tastbaar en interactief maken van complexe huisvestingsvraagstukken. Uit de DUPLO-sessie volgen verschillende varianten voor aanpassingen in vastgoed en/of de inrichting en de benodigde aanpassingen op het gebied van de werkomgeving: inrichting, ICT, services, gedrag en communicatie.
Samen met de gemeente werkt Aestate nu naar een integraal concept, ontwikkeld samen met de medewerkers. Een concept dat ruimte biedt voor doorontwikkeling en samen verkennen van deze nieuwe vorm van werken.
