Flexibiliteit en balans grootste uitdagingen voor workplace manager
Flexibel zijn en de balans vinden tussen het persoonlijk belang en het teambelang. Dat zijn voor Nick Lettink, docent Basisopleiding Workplace Management, momenteel de voornaamste uitdagingen voor de workplace manager.
Nick Lettink is adviseur bij YNNO, waarbij hij zich vooral als programmamanager richt op integrale trajecten met zowel de facilitaire kant als de organisatiebegeleiding en de ICT. Hij deed daarbij ervaring op zowel bij grote corporate organisaties als de (semi) overheid. Centrale vragen daarbij waren ‘hoe bereid je je organisatie voor op een verandering in de manier van werken en waar moet je daarbij aan denken?’ en ‘welke analyse doe je bij een verandering aan de voorkant?’. Vervolgens vertaalt hij deze resultaten in handvaten en hielp bij de uiteindelijke realisatie.
Als hij kijkt naar de uitdagingen voor de workplace manager de komende periode noemt Lettink ‘flexibiliteit’ als voornaamste element: “Omdat we nog niet weten waar het op uitdraait en we steeds bezig zijn met leren en ontwikkelen, is het voor een workplace manager van belang om overal ‘flexibiliteit’ in zijn achterhoofd te houden. Je weet namelijk niet hoe de toekomst van het werk eruit komt te zien. Bij een programma waar hij nu actief is probeert hij een gedeelte van de nieuwe manier van werken te ondersteunen, om daarna te leren, te ontwikkelen en daarop aan te passen. Bij veel organisaties zie je dat het nu belangrijk is om de basis op orde te hebben om ‘hybride te werken’: van faciliteiten tot afspraken en randvoorwaarden. workplace manager moet daarbij vanaf het moment dat er duidelijkheid is over het moment van terugkeer naar kantoor in gesprek gaan met medewerkers over wat wel en niet werkt. En daarna zo nodig afschalen of opplussen.” Hij legt uit wat hij verstaat onder ‘de basis op orde’ en ‘maximale flexibiliteit’: “Iedereen moet digitaal goed met elkaar kunnen samenwerken. De hybride vergadersets moeten op orde zijn. Er moet voldoende aanbod zijn om als team ook fysiek met elkaar te kunnen samenkomen. En medewerkers moeten thuis goed zijn gefaciliteerd.” En dat is nog niet alles: “Je moet ook goede afspraken hebben over wie wanneer op kantoor werkt en hoe je het organiseert wanneer een medewerker in verschillende projectteams werkt.” Een uitdaging daarbij is wanneer in een meeting zowel medewerkers op kantoor als medewerkers thuis als medewerkers op een locatie elders aanwezig zijn: “In dat geval zal het van belangrijk zijn dat als er een grotere groep medewerkers op kantoor is, zij de etiquette en inclusiviteit bewaken. Dat moet uiteindelijk leiden tot gelijkwaardigheid van de deelnemers, een flinke HR-uitdaging.”
Lettink ziet dat vaak bij zulke uitdagingen er wel veel aandacht is voor de voorbereiding – ‘wat gaan we doen en wat zijn de regels’ – maar dat eenmaal in de werkomgeving medewerkers vervolgens vaak worden losgelaten: “Terwijl het juist dan pas begint: de borging, het maken van afspraken en deze zo nodig bijstellen.”
Bij de Basisopleiding van de WorkPlace Academy organiseert Lettink twee modules. Bij beide modules is hij bovendien dagvoorzitter. Daarnaast bewaakt hij samen met hoofddocent Jan Gerard Hoendervanger de rode lijn. “We kijken daarbij naar wat in de eerste modules is besproken en hoe we daar in de volgende modules op kunnen voortborduren. Zodat Hoendervanger uiteindelijk naar een mooie afsluiting kan toewerken en we samen tot een mooi resultaat komen. Daarbij kijken we vanuit de inhoud hoe we die kunnen vertalen in methodes die de workplace manager in de praktijk kan toepassen.”
Bij de derde module, ‘Werklocaties en mobiliteit’ van Cees van der Spek, waarbij het draait om het vastgoed, gaat Lettink in op de doorvertaling naar persona’s, de typen gebruikers in een omgeving. Bij de vierde module, ‘Werkplek en services’ van Hester van Sprang en Arrien Termaat, verzorgt Lettink de doorvertaling van de theorie van de marktontwikkeling samen met de persona’s naar een customer journey. “De persona’s die we bespreken bestaan uit een deel functionaliteit – wat voor werk doe je en wat heb je daarvoor nodig – en een deel de emotionele waarde – wat vind je belangrijk. Vaak zien we daarbij een tegenstrijdigheid. Zo zijn medewerkers die veel vergaderen – bijvoorbeeld managers en beleidsadviseurs – vaak erg autonoom en kunnen daarom prima digitaal vergaderen. Tegelijkertijd benadrukken we echter nu het kantoor als ontmoetingsplek. Omgekeerd heb je mensen die eenvoudig administratief werk doen. Dat zou prima thuis kunnen. Toch zie je dat die groep vanuit de eerdergenoemde emotionele waarde juist veel structuur zoekt en de cultuur van het bedrijf en de verbinding belangrijk vindt.” Het brengt Lettink op een tweede uitdaging – naast flexibiliteit – voor de workplace manager: “Het vinden van de juiste balans tussen persoonlijke voorkeuren en schema’s van medewerkers en het teambelang. En dat vertalen in afspraken. Dat is in mijn ogen een nog grotere uitdaging dan de werkomgeving zelf. Die kunnen we namelijk wel faciliteren.”
Dit najaar staan er twee edities van de Basisopleiding workplace management op het programma. Hoofddocent van de opleiding is Jan Gerard Hoendervanger. Opgeven voor de Basisopleiding workplace management kan hier. De Basisopleiding workplace management wordt indien het is toegestaan op inspirerende locaties gegeven.
