Reserveringsapp voor 100.000 Rijksambtenaren
De overheid zoekt een reserveringsapp voor 100.000 Rijksambtenaren in 220 kantoren. De aanbesteding wordt naar verwachting dit jaar nog gepubliceerd.
De reserveringsapp moet twee voordelen bieden: gegarandeerd een gereserveerde werkplek voor de medewerker en realtime inzicht in de bezettingsgraad van panden. Het inkooptraject wordt begeleid John Jonkhout, senior inkoopadviseur bij UBR|HIS, een organisatie die inkoopt voor zes departementen binnen het Rijk. Hij vertelt erover in een interview met Werken voor Nederland. Volgens Jonkhout blijft ondanks het toenemende thuiswerken het sociale aspect van het kantoorleven ook veel waard. “Het blijft belangrijk om collega’s te ontmoeten. Die ontmoeting willen we faciliteren met de Zoek & Vind Werkplek-app. Met de app reserveer je een werkplek in je eigen kantoor of in een kantoor in de buurt. Daarmee voorkom je dat je naar kantoor komt en achter het net vist. Maar er komt ook een mogelijkheid om te zien of je collega’s al hebben gereserveerd, als zij daar toestemming voor geven uiteraard. En anders kun je ze via de app uitnodigen.”
De app gaat ‘praten’ met sensoren die op ieder bureau worden geplaatst. Jonkhout: “De sensor meet of de gereserveerde werkplek echt bezet is of dat de medewerker niet is komen opdagen. Zo kunnen we de bezettingsgraad realtime monitoren. Blijkt bijvoorbeeld dat de vijfde verdieping niet wordt gebruikt, dan hoeft schoonmaak daar niet te komen en kan de verwarming een paar graden lager. En is een andere verdieping altijd vol, dan kunnen we daarop inspelen met meer werkplekken. Zo verbeteren we ons gebouwbeheer.”
Het project is volgens Jonkhout bijzonder vanwege de omvang – 100.000 rijksambtenaren en 220 kantoren – en de zichtbaarheid: “Over een paar jaar heeft iedere Rijksmedewerker de app op z’n telefoon.”
Jonkhout verwacht dat de aanbesteding nog voor het eind van 2021 gepubliceerd wordt. “Momenteel stellen we de eisen op. Gelukkig zijn er genoeg partijen die een app kunnen leveren zoals wij voor ogen hebben.”
Jonkhout denkt dat de implementatie nog wel een technische uitdaging wordt: “In de app moeten alle plattegronden van alle gebouwen staan. En de koppeling tussen de sensoren en de app wordt een behoorlijke infrastructurele operatie.”
