Zoveel mensen, zoveel wensen
Bij het vormgeven van hybride werken moet een organisatie een framework maken en het vervolgens niet opleggen, maar met het team bespreken. Dat zegt Marcia Groeneveld, een van de sprekers tijdens het webinar ‘Is uw bedrijf klaar voor de toekomst? Het belang van hybride ICT-voorzieningen’ op 10 maart.
Marcia Groeneveld is Consultant Transformation bij NTT op twee vakgebieden: customer experience en employee experience. Bij de employee experience adviseert ze organisaties hoe te veranderen naar de nieuwe werkplek. “Dat kan zijn useradaptie van nieuwe of bestaande technologie, maar ook bijvoorbeeld het introduceren van nieuwe werkpatronen.”
Worstelen met transitie
Groeneveld merkt dat veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze de transitie naar hybride werken op de juiste manier vorm moeten geven. “Dat komt voornamelijk omdat je duidelijk ziet: zoveel mensen, zoveel wensen. Vroeger was het eenvoudig: je ging naar kantoor en deed je werk en dacht niet na over waar je je werk deed. Nu daarentegen kun je als medewerker kiezen waar je je werk doet en beschik je over de technologie die dat kan faciliteren.”
De eerste stap voor een organisatie die de transitie naar hybride werken wil maken is volgens Groeneveld dat gekeken wordt welke groepen mensen in aanmerking komen voor een hybride werkomgeving. Vervolgens komt er een belangrijke stap, die veel organisaties vaak nog overslaan: “Vraag aan die medewerkers wat ze willen! Uit ons onderzoek ‘2021 Global Workplace Report – Connecting your hybrid workforce’ komt namelijk naar voren dat organisaties denken ‘iedereen komt wel weer terug naar kantoor, want dat willen ze graag’, terwijl als je het aan de mensen zelf vraagt vaak blijkt dat ze dat niet per se willen, bijvoorbeeld omdat ze merken dat hun werk-privé balans veel beter is geworden. Als je die vraag hebt gesteld kun je op basis van de uitkomsten persona’s aanpassen en de werkomgeving op inrichten.”
Virtuele omgeving
Daarbij is een basisvoorwaarde voor een organisatie, aldus Groeneveld, om ervoor te zorgen dat een virtuele omgeving klopt. “Je moet dus zorgen dat iedereen overal kan werken en dat er daarvoor geen beperkingen zijn. Nu komen we vaak tegen dat de ervaring thuis anders is dan op kantoor omdat zaken als laptop en camera’s anders zijn ingericht.” Ze maakt wel een kanttekening: “De werkgever heeft een verantwoording voor een veilige virtuele werkomgeving en laptop en camera’s, maar niet voor de internetverbinding van een medewerker thuis. Dat is namelijk een persoonlijke keuze. Een medewerker die thuis geen goede internetverbinding heeft, heeft bovendien het alternatief om naar kantoor te komen waar die goede internetverbinding er wel is. Uiteindelijk draait het er namelijk om dat de medewerker optimaal zijn werk kan doen. Overigens zijn er ook voldoende werkzaamheden die je hoe dan ook thuis kunt doen: voor het schrijven van een stuk is de kwaliteit van de internetverbinding namelijk veel minder relevant.”
Duidelijke afspraken
Een belangrijke uitdaging voor organisaties is om op een effectieve manier een hybride meeting of vergadering te laten plaatsvinden. Groeneveld heeft wel een aantal tips: “Je moet vooraf duidelijke afspraken maken. Wij noemen dat de hybride werketiquette. Die afspraken zijn bijvoorbeeld: je gaat als deelnemers die fysiek aanwezig zijn niet met elkaar praten. En: je betrekt iedereen – fysiek en virtueel – erbij. En dat haakt in op mijn tweede tip: zorg dat iedereen een plek aan tafel krijgt. Met dat laatste bedoel ik dat je iedereen de mogelijkheid geeft om te praten en te doen en dat dat op een gelijkwaardige manier gebeurt. En daar komt technologie om de hoek kijken: er zijn tegenwoordig namelijk mooie camera’s die kunnen inzoomen en uitzoomen en op grote schermen gezichten laten zien zodat je wel het gevoel hebt dat je met de mensen aan tafel zit. Tegelijkertijd moet ik ook eerlijk zijn: het zal ondanks alle technologie nooit zo zijn dat je compleet nabootst dat je recht tegenover iemand zit. En het zal altijd zo zijn dat je als virtuele deelnemer bepaalde subtiele non-verbale communicatie van degenen die live aanwezig zijn niet oppikt.”
Werkdagen
Een andere uitdaging bij het vormgeven van het hybride werken is het komen tot effectieve en efficiënte werkdagen. Groeneveld: “Mijn eerste advies daarbij aan een organisatie is: doe het niet alleen! Ga niet als organisatie op een bepaalde laag bepalen wat er moet gebeuren. Vaak zie ik dat FM en HR het uitdenken. Vervolgens presenteren ze het aan de organisatie en blijkt het niet te werken. Dat is niet vreemd, want zoals ik eerder al zei: zoveel mensen zoveel wensen. Natuurlijk kun je niet iedereen faciliteren, maar je moet ze wel betrekken bij het gesprek over wat je op kantoor wilt doen en wat thuis. De uitkomsten kunnen verschillen per persoon, maar ook per team. Ik adviseer daarom organisaties om eerst een framework te maken met alle zaken waar je rekening mee moet houden als je tot zo’n werkverdeling komt en om het vervolgens met het team te bespreken.”
Inmiddels heeft NTT zelf ook al de nodige praktijkervaring opgedaan. Groeneveld: “In mijn team is afgesproken: het maandagochtendoverleg over de planning van de werkzaamheden doen we niet meer op kantoor. Meetings daarentegen die denkwerk, creativiteit en interactie vragen doen we juist wel op kantoor. Ik weet echter dat er ook teams zijn die ook dat maandagochtendoverleg nog steeds op kantoor doen. Ik vind dat het een keuze moet zijn van het team en dat de organisatie dat moet faciliteren, ondersteund door de juiste technologie.”
