Aandachtspunten voor kantoren bij een lage bezettingsgraad

• nieuws
• smart buildings

Waar moet een bedrijf op letten bij een lage bezettingsgraad? Thijs Wichers van Smart WorkPlace partner Schneider Electric schreef daarover onderstaande blog.

Tijdens de huidige, onverwachte omstandigheden stimuleren veel bedrijven thuiswerken en kan het zijn dat slechts enkele medewerkers aanwezig zijn op de werkvloer. Daarnaast is het gebruikelijk dat een aanzienlijk percentage van de werknemers tijdens de zomermaanden met vakantie gaat, wat ook leidt tot een lage bezetting van de kantoorgebouwen. Dit kan zorgen voor inefficiënt gebruik van het gebouw.

In periodes met een lage bezettingsgraad is het belangrijk dat facilitair managers en gebouweigenaren het gebruik van het gebouw optimaliseren. Dit om de continuïteit van de dienstverlening en de veiligheid van werknemers te garanderen. Het is ook belangrijk om een soepele manier van opstarten te realiseren wanneer men terugkeert naar de normale bedrijfscapaciteit.

In dit artikel delen wij een aantal aandachtspunten die elk bedrijf zou moeten overwegen bij een lage bezettingsgraad.

Controle gebouwbeheersysteem

De kans dat een virus zich verspreidt via de lucht in een afgesloten ruimte is groter dan in de buitenlucht. Hierdoor is goed ventileren van essentieel belang in kantoren. De luchtcirculatie en luchtverversing wordt aangestuurd via het gebouwbeheersysteem. Vandaar dat het in deze tijd cruciaal is dat dit systeem optimaal functioneert. Een gespecialiseerd meet- en regeltechnisch bedrijf kan hierbij helpen en waar nodig aanpassingen maken in het systeem.

Let hierbij in het bijzonder op een aantal punten:

• Filters
• Sensoren
• Regelingen
• Filters

Het is belangrijk dat de filters van de luchtbehandelingskast gecheckt worden en waar nodig vervangen of schoongemaakt, zodat er schone lucht het gebouw binnen komt.

Sensoren

Daarnaast is het een goed moment om de sensoren van de installatie te kalibreren. Binnen het gebouwbeheersysteem leveren sensoren de input voor de hoeveelheid lucht en of warmte die de ruimte in gaat. Als deze sensoren foutieve informatie doorgeven zorgt dit voor een verkeerde werking van het systeem waardoor problemen in de ruimte kunnen ontstaan.

Regelingen

Ook is het van belang dat naar de stabiliteit van de verschillende regelingen in het gebouwbeheerssysteem wordt gekeken. Veel installaties zijn niet ingericht op een lage bezetting, waardoor er inefficiëntie kan ontstaan. Een voorbeeld hiervan is de cascade regeling binnen het gebouwbeheersysteem. Een cascade regeling zorgt voor de aansturing naar de verwarming- of koel-units in het gebouw. Als er bijvoorbeeld meerdere CV-ketels (units) in een gebouw aanwezig zijn, zorgt deze regeling voor de aan-/uitsturing naar deze units. Zo kan het efficiënter zijn om gebruik te maken van één CV-ketel in plaats van drie units bij een lage capaciteit. In tijden van lage bezetting wordt geadviseerd kritisch naar deze regeling te kijken en via een gespecialiseerd meet- en regeltechnisch bedrijf de optimale afstemming te vinden.

Tot slot is het een goed moment om het huidige systeem te beoordelen op basis van het originele ontwerp en de huidige richtlijnen. Kan het systeem bijvoorbeeld nog wel de gewenste hoeveelheid verse lucht leveren en werkt de koeling/verwarming nog wel op de ontworpen manier?

Beperk energieverbruik

Aangezien verlichting zeven tot vijftien procent van het totale elektriciteitsverbruik in grote kantoorgebouwen verbruikt (afhankelijk van de gebruikte verlichtingstechnologie), moet deze in tijden van lage bezetting efficiënt worden ingezet. Dit kan doormiddel van aanwezigheidsdetectie. De sensoren die hiervoor gebruikt worden, detecteren of er iemand in een ruimte of gebied aanwezig is en schakelen op basis hiervan de verlichting in. Hierbij is het ook belangrijk dat deuren van ongebruikte ruimtes dicht blijven. Zodra deze deuren opengaan kunnen de sensoren namelijk beweging detecteren waardoor de verlichting weer aangaat. Ook kan dit impact hebben op het starten van verwarming of koeling in een ruimte.

Als er geen gebruik wordt gemaakt van aanwezigheidsdetectie, kan de verlichting in elke ruimte handmatig uitgezet worden. Als de verlichting gekoppeld is aan het gebouwbeheersysteem kan deze actie hierin worden uitgevoerd. Mocht het verlichtingssysteem nog niet gekoppeld zijn aan een centraal systeem dan kunnen de lichtschakelaars in de ruimte voor deze actie worden gebruikt.

Tot slot is het interessant om een controle uit te voeren over de verbruikte energie (elektriciteit en gas) in combinatie met de lage bezetting. Mocht dit verbruik niet omlaag gaan in een periode van lage bezetting kan dit betekenen dat er onnodig energie verbruikt wordt. Energiemanagement software oplossingen kunnen dit verbruik duidelijk in beeld brengen en vergelijken met de periode van bezetting.

Controleer de duurzame energiebronnen

De periode van lage bezetting kan goed gebruikt worden om de opwekking van de duurzame energiebronnen te analyseren. Nu het rustiger in het kantoor is kan het facility team klussen oppakken die normaal wat lager op de lijst staan. Een voorbeeld hiervan is het schoonmaken van de zonnepanelen. De viezigheid op de panelen kan een negatieve impact hebben op de opwekking van stroom. Daarnaast is het goed om te controleren of je wel energie teruglevert aan het energiebedrijf.

Beheer de veiligheid

Bij een lage bezetting is veiligheid als altijd belangrijk. Wel dient er bij lage bezetting extra rekening te worden gehouden met een aantal bijkomende kwesties:

• Inbraakpreventie
• Brandveiligheid
• Cybersecurity
• Veilig drinkwater

 

Inbraakpreventie

In tijden van een lage bezetting is het belangrijk om te weten wie aanwezig zijn in het gebouw en wie toegang hebben tot bepaalde gebieden. Hiervoor zijn duidelijke richtlijnen noodzakelijk. Denk hierbij aan de processen voor aan- en afmelden van bezoekers en een overzicht van de aanwezige mensen in het kantoor. Ook kan het zijn dat de receptie lager bezet is dan normaal, wat beveiliging extra belangrijk maakt.

Brandveiligheid

Een periode van lage bezetting is tevens een goed moment om controles van het brandalarm uit te voeren omdat het nu kantoormedewerkers niet stoort.

Cybersecurity

Daarnaast is ook cybersecurity een kritisch punt van zorg omdat er meer in digitale omgevingen wordt gewerkt.

Veilig drinkwater

Controleer of het water door de leidingen blijft stromen. Stilstaand water kan namelijk gezondheidsrisico's met zich meebrengen denk hierbij aan legionella. Raadpleeg daarom een installateur voor de meest nauwkeurige regeling van de minimale watercapaciteit. Controleer of de watermeters zijn ingesteld om te waarschuwen bij een onverwacht verbruik, wat kan duiden op een lek.  

Controleer de IT-ruimtes

In periodes van langdurige lage bezetting is een goede werking van IT erg belangrijk. In de IT-ruimtes moeten de installaties regelmatig worden onderhouden. Het is hierbij belangrijk dat je ervoor zorgt dat eventuele wijzigingen in de temperatuur instellingen in het gebouw geen negatieve invloed hebben op de temperatuur in de IT-ruimte. Beheer op afstand kan helpen. Tot slot kunnen lokale IT support teams in periodes van lage bezetting zich bezighouden met het herstellen en documenteren van de IT-infrastructuur.