Aandachtspunten voor kantoren bij een lage bezettingsgraad

5 min

 

Aandachtspunten voor kantoren bij een lage bezettingsgraad

Waar moet een bedrijf op letten bij een lage bezettingsgraad? Thijs Wichers van Smart WorkPlace partner Schneider Electric schreef daarover onderstaande blog.

Tijdens de huidige, onverwachte omstandigheden stimuleren veel bedrijven thuiswerken en kan het zijn dat slechts enkele medewerkers aanwezig zijn op de werkvloer. Daarnaast is het gebruikelijk dat een aanzienlijk percentage van de werknemers tijdens de zomermaanden met vakantie gaat, wat ook leidt tot een lage bezetting van de kantoorgebouwen. Dit kan zorgen voor inefficiënt gebruik van het gebouw.

In periodes met een lage bezettingsgraad is het belangrijk dat facilitair managers en gebouweigenaren het gebruik van het gebouw optimaliseren. Dit om de continuïteit van de dienstverlening en de veiligheid van werknemers te garanderen. Het is ook belangrijk om een soepele manier van opstarten te realiseren wanneer men terugkeert naar de normale bedrijfscapaciteit.

In dit artikel delen wij een aantal aandachtspunten die elk bedrijf zou moeten overwegen bij een lage bezettingsgraad.

Controle gebouwbeheersysteem

De kans dat een virus zich verspreidt via de lucht in een afgesloten ruimte is groter dan in de buitenlucht. Hierdoor is goed ventileren van essentieel belang in kantoren. De luchtcirculatie en luchtverversing wordt aangestuurd via het gebouwbeheersysteem. Vandaar dat het in deze tijd cruciaal is dat dit systeem optimaal functioneert. Een gespecialiseerd meet- en regeltechnisch bedrijf kan hierbij helpen en waar nodig aanpassingen maken in het systeem.

Let hierbij in het bijzonder op een aantal punten:

  • Filters
  • Sensoren
  • Regelingen
  • Filters

Het is belangrijk dat de filters van de luchtbehandelingskast gecheckt worden en waar nodig vervangen of schoongemaakt, zodat er schone lucht het gebouw binnen komt.

Sensoren

Daarnaast is het een goed moment om de sensoren van de installatie te kalibreren. Binnen het gebouwbeheersysteem leveren sensoren de input voor de hoeveelheid lucht en of warmte die de ruimte in gaat. Als deze sensoren foutieve informatie doorgeven zorgt dit voor een verkeerde werking van het systeem waardoor problemen in de ruimte kunnen ontstaan.

Regelingen

Ook is het van belang dat naar de stabiliteit van de verschillende regelingen in het gebouwbeheerssysteem wordt gekeken. Veel installaties zijn niet ingericht op een lage bezetting, waardoor er inefficiëntie kan ontstaan. Een voorbeeld hiervan is de cascade regeling binnen het gebouwbeheersysteem. Een cascade regeling zorgt voor de aansturing naar de verwarming- of koel-units in het gebouw. Als er bijvoorbeeld meerdere CV-ketels (units) in een gebouw aanwezig zijn, zorgt deze regeling voor de aan-/uitsturing naar deze units. Zo kan het efficiënter zijn om gebruik te maken van één CV-ketel in plaats van drie units bij een lage capaciteit. In tijden van lage bezetting wordt geadviseerd kritisch naar deze regeling te kijken en via een gespecialiseerd meet- en regeltechnisch bedrijf de optimale afstemming te vinden.

Tot slot is het een goed moment om het huidige systeem te beoordelen op basis van het originele ontwerp en de huidige richtlijnen. Kan het systeem bijvoorbeeld nog wel de gewenste hoeveelheid verse lucht leveren en werkt de koeling/verwarming nog wel op de ontworpen manier?

Beperk energieverbruik

Aangezien verlichting zeven tot vijftien procent van het totale elektriciteitsverbruik in grote kantoorgebouwen verbruikt (afhankelijk van de gebruikte verlichtingstechnologie), moet deze in tijden van lage bezetting efficiënt worden ingezet. Dit kan doormiddel van aanwezigheidsdetectie. De sensoren die hiervoor gebruikt worden, detecteren of er iemand in een ruimte of gebied aanwezig is en schakelen op basis hiervan de verlichting in. Hierbij is het ook belangrijk dat deuren van ongebruikte ruimtes dicht blijven. Zodra deze deuren opengaan kunnen de sensoren namelijk beweging detecteren waardoor de verlichting weer aangaat. Ook kan dit impact hebben op het starten van verwarming of koeling in een ruimte.

Als er geen gebruik wordt gemaakt van aanwezigheidsdetectie, kan de verlichting in elke ruimte handmatig uitgezet worden. Als de verlichting gekoppeld is aan het gebouwbeheersysteem kan deze actie hierin worden uitgevoerd. Mocht het verlichtingssysteem nog niet gekoppeld zijn aan een centraal systeem dan kunnen de lichtschakelaars in de ruimte voor deze actie worden gebruikt.

Tot slot is het interessant om een controle uit te voeren over de verbruikte energie (elektriciteit en gas) in combinatie met de lage bezetting. Mocht dit verbruik niet omlaag gaan in een periode van lage bezetting kan dit betekenen dat er onnodig energie verbruikt wordt. Energiemanagement software oplossingen kunnen dit verbruik duidelijk in beeld brengen en vergelijken met de periode van bezetting.

Controleer de duurzame energiebronnen

De periode van lage bezetting kan goed gebruikt worden om de opwekking van de duurzame energiebronnen te analyseren. Nu het rustiger in het kantoor is kan het facility team klussen oppakken die normaal wat lager op de lijst staan. Een voorbeeld hiervan is het schoonmaken van de zonnepanelen. De viezigheid op de panelen kan een negatieve impact hebben op de opwekking van stroom. Daarnaast is het goed om te controleren of je wel energie teruglevert aan het energiebedrijf.

Beheer de veiligheid

Bij een lage bezetting is veiligheid als altijd belangrijk. Wel dient er bij lage bezetting extra rekening te worden gehouden met een aantal bijkomende kwesties:

  • Inbraakpreventie
  • Brandveiligheid
  • Cybersecurity
  • Veilig drinkwater

 

Inbraakpreventie

In tijden van een lage bezetting is het belangrijk om te weten wie aanwezig zijn in het gebouw en wie toegang hebben tot bepaalde gebieden. Hiervoor zijn duidelijke richtlijnen noodzakelijk. Denk hierbij aan de processen voor aan- en afmelden van bezoekers en een overzicht van de aanwezige mensen in het kantoor. Ook kan het zijn dat de receptie lager bezet is dan normaal, wat beveiliging extra belangrijk maakt.

Brandveiligheid

Een periode van lage bezetting is tevens een goed moment om controles van het brandalarm uit te voeren omdat het nu kantoormedewerkers niet stoort.

Cybersecurity

Daarnaast is ook cybersecurity een kritisch punt van zorg omdat er meer in digitale omgevingen wordt gewerkt.

Veilig drinkwater

Controleer of het water door de leidingen blijft stromen. Stilstaand water kan namelijk gezondheidsrisico's met zich meebrengen denk hierbij aan legionella. Raadpleeg daarom een installateur voor de meest nauwkeurige regeling van de minimale watercapaciteit. Controleer of de watermeters zijn ingesteld om te waarschuwen bij een onverwacht verbruik, wat kan duiden op een lek.  

Controleer de IT-ruimtes

In periodes van langdurige lage bezetting is een goede werking van IT erg belangrijk. In de IT-ruimtes moeten de installaties regelmatig worden onderhouden. Het is hierbij belangrijk dat je ervoor zorgt dat eventuele wijzigingen in de temperatuur instellingen in het gebouw geen negatieve invloed hebben op de temperatuur in de IT-ruimte. Beheer op afstand kan helpen. Tot slot kunnen lokale IT support teams in periodes van lage bezetting zich bezighouden met het herstellen en documenteren van de IT-infrastructuur.

Delen:
Thijs  Wichers

Thijs Wichers

Systems & Architecture Designer, Schneider Electric

Meer nieuws

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Terug naar boven