Combineer ambitieuze projecten met praktijkonderzoek
Bij wellbeing in de werkomgeving is het belangrijk om ambitieuze projecten te combineren met praktijkonderzoek. Die oproep deed Jan Gerard Hoendervanger tijdens het webinar ‘Is vastgoed de sleutel voor wellbeing?’
Tijdens het webinar, dat Smart WorkPlace en CoreNet Global Benelux Chapter woensdagmiddag 7 oktober gezamenlijk organiseerden, pakten drie organisaties – Menzis, Gemeente Utrecht en ABN AMRO – deze handschoen nadrukkelijk op.
Nick Lettink en Bart In 't Velt
Nick Lettink van Ynno en Bart In ’t Velt van Menzis trapten af met ‘Leefkracht in de werkomgeving van Menzis! … van theorie naar praktijk’. Daarbij speelt de salutogenese theorie van Aaron Antonovsky, die focust op de factoren die positief bijdragen aan onze fysieke gezondheid en mentale welzijn in plaats van op factoren die ons ziek maken, een grote rol. “Het gaat er niet om om een probleem op te lossen door naar een dokter te gaan, maar om wat we preventief kunnen doen om onze gezondheid te verbeteren”, aldus Lettink. Dit betekent in de werkomgeving kijken naar wat er te doen is om mensen naast actief ook passief gezonder te maken – meer licht, goede akoestiek en gezonde lucht – en gedrag stimuleren om dat uit te lokken. Bij Menzis heet dat leefkracht, een van de centrale pijlers binnen het werken bij Menzis. In ’t Velt: “Leefkracht betekende bij Menzis een koerswijziging: van ziekte & zorg naar gezondheid & gedrag. En het is meer dan vitaliteit, omdat het ook bewustwording betekent.” Een gezonde leefstijl bevat bij Menzis vier elementen: ik beweeg voldoende, ik eet en drink voldoende, ik ontmoet & doe mee, ik rust & ontspan voldoende.
Menzis investeerde bij leefkracht veel in begeleiding en keek ook naar de cultuur van de verschillende locaties. Daarnaast was er subjectief en objectief realtime onderzoek op uiteenlopende terreinen (gezond eten, beweging, ontspanning, natuur, daglicht, ownership, diversiteit, verbondenheid, duurzaamheid, binnenklimaat), zowel in oude als in de nieuwe werkomgeving. Het onderzoek had als centrale onderzoeksvraag in hoeverre de werkomgeving bijdroeg aan:
- De fysieke en mentale gezondheid van de medewerkers
- Samenwerking binnen het team en in de keten
- Het behalen van afgesproken resultaten
- Eigen regie m.b.t. de manier van werken
- Zichtbaarheid van de bedrijfsidentiteit
In ’t Velt lichtte vervolgens de interventies toe die Menzis heeft gedaan op een aantal terreinen, zoals ontspanning (ontspanningsruimte, VR-beleving, sanitaire ruimte, plekken om terug te trekken, buitenterras, huiskamers), rust en focus (duidelijke zonering, hoogwaardige akoestiek, kleine clusters van werkplekken, ruimtes om terug te trekken, natuurlijke vormen en materialen, elkaar aanspreken), beweging (trapgebruik stimuleren, zit-sta bureaus, water en koffie, reductie reisbeweging, Menzis Runners), flexibiliteit (uitrol moderne devices, Office 365 en Hubs, werken door het hele pand met thuisbasis, diversiteit in overlegruimtes, makkelijk samenwerken met externen), kunst en signing (kleurgebruik passend bij werkomgeving, keuzevrijheid voor medewerkers, mensen centraal).
De grootste uitdagingen bij het creëren van een gezonde werkomgeving zijn volgens Lettink en In ’t Velt de medewerker zelf, mede vanwege de diversiteit, en het feit dat organisaties vaak niet weten hoe te beginnen. Succesfactoren van leefkracht bij Menzis zijn volgens hen de integrale aanpak, het gefaseerd bouwen en het doorontwikkelen. Ze concluderen ook dat COVID-19 als versneller heeft gewerkt voor een nieuwe manier van werken. Dat uit zich onder meer in:
- Plaats- en tijdonafhankelijk werken als nieuwe norm
- Digitaal werken vormt de basis
- Thuiswerken wordt – in de juiste balans – onderdeel van de routine
- Medewerkers worden steeds meer zelfstandige professionals – vakbekwaam, ondernemend, verantwoordelijk en resultaatgericht – maar hebben daar wel hulp bij nodig
- Het kantoor wordt op steeds meer plekken een flexibele en multifunctionele kantooromgeving, gericht op ontmoeten en samenwerken, maar de focus moet wel op werk blijven
Paul van Rijn
De tweede bijdrage kwam van Paul van Rijn van de gemeente Utrecht. Hij ging in op gezondheid en de gebouwde omgeving bij de gemeente Utrecht. In zijn optiek kan real estate namelijk wel degelijk een sleutel voor wellbeing zijn. Daarbij zoomde hij eerst uit naar overkoepelende slogan van de gemeente, ‘Gezond stedelijk leven voor iedereen’. Vervolgens ging hij in op impact van corona, “de collectieve nieuwjaarsduik”, waarbij de gemeente Utrecht dit voorjaar in recordtempo zo’n 2000 thuiswerkplekken inrichtte. Ook ging hij in op twee ‘corona-enquêtes’ die de gemeente hield en die een hoge respons opleverden. Een van de uitkomsten daarbij was dat 38 procent aangaf het kantoor eigenlijk niet meer nodig te hebben. Van Rijn ging ook in op het kwalitatieve deel: “Functioneel redden we het wel – de ICT is op orde en we weten wat we moeten doen – maar we zien gaandeweg ook dat het thuiswerken een negatieve impact heeft: een deel van de mensen zijn eenzaam en raken de binding met de organisatie kwijt.”
De gemeente Utrecht wil daarom bij het opgavegericht werken nadrukkelijk ook aandacht besteden aan de medewerker. “Daarbij ontleden we de opgave en proberen we aan de hand van vier thema’s – diversiteit & inclusiviteit, gezondheid & duurzaamheid, betrokkenheid, effectiviteit – passende faciliteiten aan te bieden.” Bij het thema gezondheid hanteert de gemeente Utrecht als vier uitgangspunten de verhouding individu-collectief, flexibiliteit, cultuur en actief stimuleren. “Op basis hiervan willen we een fysiek mentaal en gezonde werkomgeving creëren.” Daarbij gaat het bij individu-collectief onder meer om het enerzijds vrijheid geven en het anderzijds kaders stellen. Bij flexibiliteit gaat het om het inhoudelijk organiseren van je werk – de work-life balance – en om de flexibiliteit van tijd en plaats. Daarbij is het type werk vaak gekoppeld aan het type mens. Van Rijn maakt daar ook de koppeling met huisvesting: “Als je flexibiliteit kunt faciliteren, kun je ze ook begeleiden in het gebruik ervan.” Het derde uitgangspunt, cultuur, is volgens Van Rijn de belangrijkste: “We moeten ons nu namelijk de vraag stellen: als we veel mensen niet meer vaak op kantoor zien en als we diversiteit gaan faciliteren, wat betekent dat voor de manier van organiseren en voor het type leiders en managers. En voor de ondersteuning en het werk. Huisvesting is in die context een manifestatie van de organisatiecultuur. Ik ben dan ook benieuwd hoe die zich de komende maanden gaat ontwikkelen.” Ook bij het laatste uitgangspunt, het actief ondersteunen, gaat het erom, aldus Van Rijn: “Wat kun je vanuit de ondersteuning doen en wat mag je daarin van het primaire proces verwachten? Wij hebben nu aangegeven dat ondersteuning een actievere rol mag gaan vervullen op het punt van gezondheid en gezond kunnen werken. Zo kun je bijvoorbeeld in de gebouwde omgeving al veel doen met biophilic design.” Resumerend stelde Van Rijn dat de gebouwde omgeving bij wellbeing wel degelijk het verschil kan maken: “Enerzijds om werken leuker en gemakkelijker te maken en anderzijds om werken gezonder te maken.” De gemeente Utrecht rondt de visie op dit onderwerp in november af.
Claire lutje Schipholt
De derde spreker, Claire lutje Schipholt van ABN AMRO, ging in op ‘Energized you; een integrale aanpak voor wellbeing’. Ze legde uit dat een belangrijke doelstelling daarbij is dat medewerkers hun dag afsluiten met evenveel energie als waarmee ze zijn begonnen. Vervolgens lichtte ze het energiemanagementmodel toe, waarmee wordt gewerkt in een integrale visie vanuit FM, HR en ICT. Daarin gaat het om de vier energiebatterijen van elke medewerker: de mentale, de fysieke, de sociaal-emotionele en de centrale energie. Zowel organisatie als medewerker kunnen met deze energiebatterijen aan de slag gaan. Schipholt lichtte ook toe hoe ABN AMRO tot dit model is gekomen. Zo deed FM een ‘deepdive’ in wat wellbeing nu eigenlijk is vanuit de gebouwenkant. Daarbij werd gekeken naar drie methodes, de WELL-methodiek, de Leesman-methodiek en de Levenswerken-methodiek. Daarbij kijkt de laatste vooral naar omgevingspsychologie: onder meer het effect van kleuren en verhoudingen op het gevoel van medewerkers.
De ‘deepdive’ leverde een aantal zaken op waarmee aan de slag kon worden gegaan zoals temperatuurregeling, akoestiek en individueel gefocust werken. Bij dat laatste bleek gedrag erg belangrijk. Ook gezonde voeding en ontspannen en bewegen gedurende de werkdag bleken belangrijke items. Uit de omgevingspsychologie was een belangrijk inzicht dat met eenheid, kleur, identiteit en intuïtief inrichten bevorderd kan worden hoe ruimtes op de juiste manier gebruikt worden. Schipholt lichtte ook toe hoe corona de wereld op zijn kop zette. “Zo kwam naar voren dat medewerkers aangaven dat ze een van de pijnpunten – individueel gefocust werken – over het algemeen prima thuis konden doen.” Tegelijkertijd heeft corona ook nieuwe vragen opgeroepen: “We gaan nu kijken hoe ons kantoor er na corona uit moet zien, hoe we het energiemanagement daarin toe moeten passen. Daarbij willen we op kantoor de employee journey zo goed inrichten, dat het doordrongen is van de ‘cultuur’ van energiemanagement en dat medewerkers er niet omheen kunnen.” Aan het eind stelde Schipholt de deelnemers aan het webinar enkele vragen:
- Welke positieve ervaringen hebben jullie al rondom de nieuwe situatie op kantoor?
- Heb je ideeën voor nieuwe experimenten met een positieve impact op het energiemanagement van medewerkers?
- Op kantoor konden we het gedrag van medewerkers goed positief binvloeden. Hoe kunnen er nu voor zorgen dat medewerkers thuis tijdens de werkdag ook gezond eten, bewegen, ontspannen, collega’s ontmoeten etc.?
Jan Gerard Hoendervanger
De vierde en afsluitende spreker was Jan Gerard Hoendervanger. Hij focuste op onderzoek en wetenschap in zijn bijdrage ‘Wat weten we over welzijn in relatie tot de werkomgeving?’. Hoendervanger sprak aan het begin de hoop uit dat zijn bijdrage mensen en organisaties zou stimuleren om meer praktijkonderzoek te doen en om de verbinding te zoeken tussen onderzoek en projecten. Hij benadrukte ook dat in Nederland veel onderzoeksinstituten zich bezighouden met de gezonde werkomgeving. Uiteindelijk leidde zijn inleiding tot een inventarisatie van de huidige stand van zaken in de wetenschap op dit punt:
- Relatief veel kennis over het belang van (controle over) licht, lucht, geluid, groen
- Veel onderzoek naar lay-out (concepten), maar vaak zonder link met welzijn
- Focus op fysiek welzijn, niet op mentaal en sociaal welzijn
- Focus op de directe effecten van de omgeving, niet op gedragsbeinvloeding
- Focus op generieke effecten, niet op individuele verschillen
- Focus op preventie, niet op amplitie (het versterken van gezondheid en gezond gedrag)
Volgens Hoendervanger is er meer onderzoek nodig, met name op drie punten:
- Individuele verschillen: Person-Environment Fit
- Het bevorderen van gezond gedrag via de werkomgeving
- Omgevingseffecten op mentaal en sociaal welzijn
De Person-Environment Fit komt uit de arbeids- en organisatiepsychologie en is ontwikkeld om te kijken naar de fit tussen persoon en organisatie qua bijvoorbeeld cultuur en waardes. Bij de werkomgeving gaat het erom om de behoeften van een persoon af te stemmen op wat een omgeving kan bieden, maar ook om de fit tussen de abilities en de demands.
Bij het bevorderen van gezond gedrag in de werkomgeving maakte Hoendervanger meteen een relativerende opmerking. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat de fysieke omgeving maar voor vijf procent de gezondheid bepaalt. Gedrag heeft veel meer invloed, volgens dit onderzoek veertig procent. Dit brengt Hoendervanger tot de stelling dat vastgoed inderdaad een sleutel tot welzijn kan zijn, maar alleen als we daarbij de invloed van omgeving op gedrag meenemen. Volgens Hoendervanger zijn er drie routes waarlangs een gezonde werkomgeving een bijdrage kan leveren aan gezond werkgedrag: faciliteren, stimuleren en leren. Daarbij benadrukte hij bij het middelste punt, stimuleren, dat zaken als nudging alleen werken als ze inspelen op gedragsintenties die mensen als hebben. De zit-stabureaus zijn daar een mooi voorbeeld van. Hoendervanger ging ook in op het belang van de context bij nudging.
Bij omgevingseffecten op mentaal en sociaal welzijn ging Hoendervanger in op hoe mensen ontspannen tijdens het werk. Uit onderzoek blijkt dat dat heel divers is. Zo is het voor de een actief, voor de ander passief, doet de een het liever alleen en de ander liever samen en zijn er ook verschillen in het aantal pauzes, de lengte ervan, het binnen of buiten ontspannen en de behoefte aan een ontspanninsruimte. Hoendervanger haalde ook het onderzoek aan van Rianne Appel naar de relatie tussen mentale gezondheid en de fysieke kantooromgeving. Hoendervanger sloot af met de observatie dat ambitieuze projecten en praktijkonderzoek bij elkaar horen als yin en yang. “Laten we daarom zorgen dat we ze combineren zodat we niet alleen mooie verhalen hebben, maar ook resultaten en effecten en echt weten wat er gebeurd is. En zodat we weten onder welke voorwaarden bepaalde zaken wel of niet werken.”
-
