Behoedzaam terug naar kantoor
Hoe bevlogen zijn we post-corona nog om terug te keren naar kantoor? Deze vraag stelt Pepijn Schoonhoven van Smart WorkPlace partner RoyalHaskoningDHV zich in onderstaande blog.
Hans van Breukelen (jawel, de keeper van FC Utrecht) stelde in een recent interview op Radio 1 terecht, dat het nu maar eens uit moet zijn met al die medewerker-tevredenheidsonderzoeken, en dat we moeten overstappen op medewerker-bevlogenheidsonderzoeken. Hoe bevlogen bent u nog? Hebben we er weer zin in? Kunnen, in goed Utrechts, die háándjies weer in de lúch?
We kunnen zo langzamerhand weer naar de kroeg (in Ierland en op Curacao), naar een festival, ja, zelfs naar zeer riskante oorden als theaters en musea in eigen land, en wellicht ook weer naar kantoor. Maar willen we nog wel terug naar kantoor? Heeft het dagelijks leven ons niet al lang vertrouwd gemaakt met ‘het nieuwe normaal’, terwijl we er ondertussen volop over theoretiseerden?
Sommige medewerkers doodongelukkig met het oude normaal
De redactie Economie van Trouw meldde op vrijdag 11 juni jongstleden dat de beroepsvereniging voor bedrijfsartsen (de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde, kortweg NVAB), haar leden heeft bevraagd of zij zien dat de kantoortuin tot verzuimklachten leidt. Negentig van de honderd bevraagde bedrijfsartsen gaf aan, regelmatig mensen op het spreekuur te zien met klachten die gerelateerd zijn aan de kantoortuin’.
De door Trouw gestelde vraag is wezenlijk, want raakt ons dagelijks welbevinden. De discussie over de noodzaak van samenkomen op kantoor heeft daarbij extra gewicht gekregen, omdat het jaar verplicht thuiswerken voor veel sectoren in bedrijfseconomisch opzicht allerminst een ‘gap year’ bleek: Medewerkers maakten meer productieve uren dan ooit.
Een kantoortuin heeft niets met tuinieren te maken
Op de eerste plaats ben ik blij, dat een landelijk dagblad als Trouw aandacht besteedt aan ‘de kantoortuin’ in relatie tot het actuele fenomeen ‘terug naar kantoor’. Echter, het raakt me dat wij, professionals, er de afgelopen pakweg 50 jaar niet in zijn geslaagd om de vakgebieden architectuur, bedrijfskunde, informatietechnologie, organisatiepsychologie en facility management op het thema ‘arbeidsvreugde’ nader tot elkaar te brengen. Met overwerk voor de bedrijfsartsen tot gevolg.
De essentie van de ‘Kantoortuin’ is werken in een groep, waarbij sociale interactie in meerdere of mindere mate wordt nagestreefd. Anders dan bij de op industriële maatstaven gebaseerde ‘typing pools’ uit het begin van de twintigste eeuw (serieproductie met de mens als machine) was bij het ontwerp van (vooruit dan, nóg een keer) de kantoortuin de relatie tussen de individuele medewerker met zijn of haar team het uitgangspunt.
Opgericht in 1966 ontwikkelde het Quickborner Team Gesellschaft für Planung und Organisation mbH vanuit Hamburg een nieuwe, integrale visie op kantoorarbeid, en vertaalde deze in open, niet-hiërarchische werkomgevingen. Het ‘Bürolandschaft’ legde een sterke nadruk op de gelijkwaardigheid van de medewerker in de groep. Een tijdgebonden ordening vond plaats op basis van communicatiepatronen.
Bijschrift foto: Het vroegere hoofdkantoor van DHV te Amersfoort, een ontwerp van architect Zuiderhoek uit 1969, is ontworpen als ‘Bürolandschaft’.
In het ontwerp van de best geslaagde ‘kantoortuinen’ is een ruimtelijke hiërarchie zichtbaar: Het individu, het direct omringende team, het grote geheel. Onderzoeker Jurriaan van Meel verbaasde zich in de late jaren ’90 tijdens zijn rondgang langs ‘The European Office’ over de internationale diversiteit, die mede door ‘zachte’ factoren als arbeidsverhoudingen en cultuur werden bepaald. De maker van een internationaal bekend icoon als Centraal Beheer in Apeldoorn (1972), waar de gebruiker werd uitgenodigd zijn eigen invulling aan de werkplek te geven, is voor velen in ons vakgebied een bekend gezicht uit de collegezaal: Herman Herzberger, als geen ander de vertaler van de intermenselijke relatie in ruimte. De jongere lezer heeft wellicht eens genoten van een concert in Muziekcentrum Vredenburg, waarbij de toeschouwer om het podium heen plaatsneemt, en in de pauzes volop de kans heeft om gezien te worden in de foyers.
Van ‘productie’ naar ‘welzijn en productiviteit’
Lange tijd zetten in kantooromgevingen sterk gestructureerde productietaken de toon. Alvin Toffler voorspelde ons met zijn publicatie ‘The Third Wave’ in 1980 de komst van de post-industriële samenleving, waarin het belang van informatie en het delen en vermeerderen van kennis cruciaal zou blijken. Rond 1990 sloeg deze door hem voorspelde meteoriet in met de komst van het Internet. Geïnformeerd zijn ‘Anytime, Anyplace, Anywhere’ was in één klap werkelijkheid.
Met het mogelijk worden van deze ongekende mate van connectivity werden aan kantoorarbeid ondertussen steeds hogere eisen gesteld. Daarbij bleek het ‘Bürolandschaft’ niet vrij van gebreken. Uit tal van onderzoeken, ook door bijvoorbeeld het Center for People & Buildings in samenwerking met de TU Delft blijkt dat de gebruiker gebrek aan visuele en auditieve privacy ervaart, onvoldoende concentratiemogelijkheden heeft, de groep te groot vindt, de inrichting te eenvormig en zich ergert aan ongewenst verstorend gedrag.
Dit vroeg om een herontwerp van onze werkomgeving. Onder invloed van ontwerpers en denkers als Franklin Becker (‘Workplace by Design’, 1995) en Francis Duffy (‘the new office’, 1997) werd de werkomgeving in toenemende mate gezien als een productiefactor, een asset die rechtstreeks kon bijdragen aan de waarde van de gegenereerde producten en diensten. De belangrijkste eigenschap van deze nieuwe werkomgeving was differentiatie en daaruit volgend meer autonomie voor de medewerker: Voor iedere taak een eigen, optimale werkomgeving. De soortnaam voor dit type werkconcepten zou beklijven in de term ‘Activity based working’.
In Nederland rekenden visionairen als Erik Veldhoen en Bart Piepers (‘Kantoren bestaan niet meer’, 1995) af met de noodzaak van leegstaande kantoorgebouwen, de monoculturen in kantoorkolossen en de status van een eigen werkkamer. Herman van den Berg, Fritjof Brave en Frans Pouwels stelden in de publicatie ‘Het kantoor in de toekomst’ (Berenschot, 1995) dat, behalve een terugloop van de kwantitatieve vraag, een hoogwaardige, flexibel inzetbare, goed bereikbare werkomgeving toonaangevend zal zijn voor de komende decennia. Ik citeer van den Berg, Brave en Pouwels in 1995: ‘…Bij het ontwerp van de werkomgeving spelen milieu en gezondheidsaspecten een belangrijkere rol. In het verlengde hiervan verdwijnt de grote kantoortuin(!) en zal er meer individuele beïnvloeding op de werkplek mogelijk worden. Per persoon wordt ook een grotere plaats ingeruimd’.
Individu en organisatie
Activity Based Working leek decennialang het primaat te leggen bij het individu: de autonome professional, die zelf wel bepaalt waar, wanneer en met wie hij of zij zijn werkzaamheden verricht. Deze aanname is onjuist.
Recent werden in het kader van een huisvestingsproject de jongeren van Royal HaskoningDHV bevraagd over de betekenis van ‘hun werkomgeving’. Opmerkelijk genoeg werd ‘informele ontmoeting’ met stip op één geplaatst. In het verlengde daarvan was de belangrijkste gewenste faciliteit: een café met bar.
Op 18 april jongstleden presenteerde Jan Gerard Hoendervanger, van huis uit technisch bedrijfskundige, zijn thesis ‘Het psychologisch eigendom van de werkomgeving’. Eén van zijn centrale conclusies bij zijn zeer omvangrijk empirisch onderzoek is, dat de objectiveerbare functionele behoefte en de subjectieve, persoonlijke werkstijl gezamenlijk bezien moeten worden, om een optimale werkomgeving te creëren.
De mens is ‘gebouwd’ om in onderlinge samenwerking doelen te bereiken. De actuele eisen, die gesteld worden aan onze output maken het delen van kennis onontbeerlijk. We genieten daarbij van sociale interactie. Opbouwende kritiek helpt daarbij. Talent ontwikkelt zich optimaal in kennisintensieve, uitdagende en zelfs competitieve omgevingen.
Ten tweede maakt de kenniswerker onderdeel uit van een organisatie, die zichzelf doelen stelt. Of bijdraagt aan de doelen van een opdrachtgever. Het meest operationele niveau, waarop de medewerker bijdraagt aan deze ‘metadoelen’, is het team. In dat team, een tijdgebonden, doelgerichte samenwerking tussen (ook) sociaal verbonden mensen, waarbinnen de leden veelal op gelijkwaardige basis bijdragen en regelmatige terugkoppeling plaatsvindt, ervaart de medewerker bij uitstek de zin van zijn of haar bijdrage aan die hoger gestelde doelen.
Het team is een belangrijke bron voor identificatie. Hoezeer bedrijven de ‘merkbeleving’ ook cultiveren, behoud van (jong) talent wordt vooral bereikt door medewerkers te laten ‘nestelen’ in een team.
De plek doet er toe
Mondiaal is het concept ‘stad’ in de loop van de laatste honderd jaar een enorm succes gebleken. In Nederland toont het Planbureau voor de Leefomgeving aan, dat binnen aangewezen stedelijk gebied (de ‘Nationale Bundelingsgebieden’) de provincies Utrecht en Noord- en Zuid-Holland in de periode 2000-2015 circa 15.000 nieuwe arbeidsplaatsen per jaar opleveren. Daarbij vallen de getallen van de andere provincies in het niet. De ontwikkeling van het aantal bedrijfsvestigingen per provincie levert precies hetzelfde beeld op. Met andere woorden: Bedrijven bewegen naar de stad toe. En we hebben al 30 jaar Internet!
Onze verbondenheid met werkomgeving is veelsoortig
Kort samengevat is onze verbondenheid met de werkomgeving verklaarbaar vanuit meerdere invalshoeken:
- Kantoorarbeid wordt steeds hoogwaardiger, en stelt daarmee steeds hogere eisen aan de werkomgeving, die daarmee een steeds belangrijkere ‘asset’ wordt voor het bereiken van primaire doelen.
- De kenniswerker is een sociaal gedreven individu, dat – passend bij de persoonlijke voorkeuren en werkstijl – het team opzoekt voor identificatie, professionele ondersteuning en sociale interactie.
- Ook de kenniswerker heeft baat bij geografische verbondenheid: Ten behoeve van het ontmoeten van collega’s, ten behoeve van het interacteren met opdrachtgevers en ketenpartners, en om geïnspireerd te worden door een omgeving die professioneel uitdagend is. De ‘plek’ doet ertoe.
Ten slotte kan bedrijfshuisvesting een bron zijn van trots en bevestiging van merkidentiteit.
SamenWerken!
Wat is dan die ideale werkomgeving die niet alleen uw tevredenheid, maar ook uw bevlogenheid doet toenemen?
Die werkomgeving kan alleen maar worden ‘gebouwd’ door architecten, bouwfysici en klimaatexperts, bedrijfsartsen, bedrijfskundigen, informatietechnologen, organisatiepsychologen en facility managers samen. Om op de eerste plaats van elkaar te leren, en om op de tweede plaats de ploeterende praktijk de juiste helpende hand te kunnen reiken.
Hierin heb ik alvast twee medestanders: Rianne Appel-Meulenbroek en Vitalya Danivska, respectievelijk associate professor aan de TU/e en onderzoeker bij de Aalto Universiteit in Finland. Deel 1 van hun ‘Handbook of Theories on Designing Alignment between People and the Office Environment’ is zojuist verschenen (gratis te downloaden via LinkedIn). Een deel 2, dat focused op de afstemming tussen het beheer van de werkomgeving en de strategie van de organisatie, zal verschijnen in augustus dit jaar. De auteurs willen de boeken onderdeel laten zijn van een reeks publicaties over ‘Transdisciplinary Workplace Research and Management’.
Bij deze pleit ik voor een nieuwe beroepsvereniging: ‘SamenWerken’. Transdisciplinair, en vooral voorzien van een clubhuis met bar. Ik meld me hierbij aan, en wens u een kritische en behoedzame gang terug naar kantoor toe.
Referenties
- Bas Kodden, Hans van Breukelen, Benno Diederiks: ‘Mentale innovatie’, ISBN : 9789462722613, uitgeverij Thema, juni 2021.
- Barbara Vollebregt, Trouw, 11 juni: ‘Wie wil er na dik een jaar thuiswerken nog terug naar de kantoortuin?’
- Alvin Toffler, The Third Wave, Bantam Books, 1 juni 1984, ISBN-10: 0553144316 ISBN-13: 978-0553144314.
- Bürolandschaft: Combine consulting, de rechtsopvolger van ‘Quickborner Team Gesellschaft für Planung und Organisation mbH’. https://combine-consulting.com/unternehmen/mission/
- TU Delft in samenwerking met Center for People & Buildings: Sandra Brunia, Iris de Been, Th.J.M. van der Voordt, ‘Accommodating new ways of working; lessons from best practices and worst cases’, JCRE 30, 11 februari 2016.
- S.R. Kurvers, TU Delft, A.C. van der Linden, TU Delft, J.L. Leijten, BBA Binnenmilieu Advies te Rotterdam: ‘Comfortabel binnenklimaat: airconditioning vanzelfsprekend?’. Facility platform F-Facts, november 2005.
- Franklin Becker: ‘Workplace by Design’. Jossey-Bass; 21 april 1995. ISBN-10: 0787900478, ISBN-13: 978-0787900472.,
- Francis Duffy: ‘the new office’. Conran Octopus Ltd; 16 oktober 1997. ISBN-10: 1850298912, ISBN-13 : 978-1850298915.
- Erik Veldhoen en Bart Piepers: ‘Kantoren bestaan niet meer’. 010 Publishers, Rotterdam, 1995. CIP/ISBN 90-6450-272-2.
- Jurriaan van Meel: ‘The European Office’. 010 Publishers, 2000. ISBN 90 6450382 6.
- Herman van den Berg, Fritjof Brave en Frans Pouwels: ‘Het kantoor in de toekomst’. DELWEL Uitgeverij B.V. ’s Gravenhage / Berenschot Fundatie, 1994. ISBN 90 6155 594 9.
- Jan Gerard Hoendervanger: ‘On Workers’ Fit with activity-based work environments’, University of Groningen, 2021, ISBN 978-94-6421-230-3.
- Packy McCormick, ‘Not Boring’, blogs on strategy for big and small firms.
- Jeffrey D. Sachs, ‘The age of sustainable development’, Columbia University Press 2015, ISBN 978-0-231-17314-8.
- Ben Wilson, ‘Metropolis’ Uitgeverij Unieboek / Het Spectrum bv, Amsterdam 2020. ISBN 978 90 00 35881 6.
- Rijksoverheid, Compendium voor de Leefomgeving, Bundeling werken binnen nationale bundelingsgebieden 2000-2016, Indicator 6 september 2018, Rijksoverheid.nl
- Rianne Appel-Meulenbroek en Vitalya Danivska, ‘Handbook of Theories on Designing Alignment between People and the Office Environment’, 17 juni 2021, Routledge, London, Creative Commons, https://doi.org/10.1201/9781003128830
Openingsfoto: Het hoofdkantoor van RoyalHaskoning in Amersfoort na de renovatie.
