Tussen droom en daad
Bij maatschappelijk verantwoord inkopen blijkt er geen gebrek aan actieplannen. Het uitvoeren van de plannen is een ander verhaal, zo betoogt Geerke Versteeg van Smart WorkPlace partner PHI Factory in onderstaande blog.
Inkoop als versneller
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) is zoals bekend een enorme versneller in de transitie naar een circulaire economie. Door een andere vraag te stellen aan de markt geef je niet alleen invulling aan de duurzame doelstellingen van je organisatie, maar jaag je ook het verduurzamen van de markt aan. Dit is dan ook de reden dat o.a. de Rijksoverheid zwaar inzet op het aanjagen van maatschappelijk verantwoord inkopen. In de afgelopen jaren is o.a. geïnvesteerd in de ontwikkeling van e-learnings, leernetwerken, de Green Deal Circulair Inkopen, Buyer groups, de MVI-ZET tool en de MVI-criteria tool. Allemaal met als doel inkopers te ondersteunen bij MVI.
MVI-actieplannen & thema’s
RIVM deed onderzoek naar de inkoopspend en bijbehorende impact van alle overheden samen. 85 miljard wordt er jaarlijks uitgegeven aan inkoop door alle Nederlandse overheden. De analyse die is gemaakt geeft een beeld van de totale uitgaven van inkopende overheidsorganisaties en welke milieu impact daarbij hoort. Highlight hieruit is dat bouw en energie de grootste milieu impact hebben, op de voet gevolgd door transport & mobiliteit en commerciële diensten. Dit is geen verrassing natuurlijk als je kijkt waar heel veel materialen en CO2 uitstoot plaatsvindt. De samenvatting hiervan is weergegeven in een visual.
Initiatieven zoals het MVI-manifest dragen bij dat bestuurders zich committeren aan MVI, en er MVI-actieplannen worden ontwikkeld. Deze actieplannen zijn ook ter inspiratie voor de workplacemanager te vinden op de website van PIANOo.
De praktijk
Worden deze actieplannen dan ook allemaal uitgevoerd in de praktijk? Dat blijkt een stuk minder het geval te zijn. In de afgelopen jaren hebben wij ook een aantal overheden ondersteunt op dit vlak en de rode draad is dat vaak in het coalitieakkoord of inkoopbeleid hebben staan dat ze duurzaam inkopen, maar geen uitwerking daarvan hebben gedaan wat dat precies betekent. We starten dan ook altijd bij het bepalen van de ambitie en brengen focus aan in de MVI-thema’s. Veel opdrachtgevers brengen namelijk een fasering aan in de thema’s vanwege beperkte capaciteit. We gebruiken hier vaak het bloemblad-model uit het Nationaal Plan MVI voor, zie figuur 1.
Figuur 1, Bloemblad-model. Nationaal plan MVI 2021-2025 MVI thema's.
Door middel van het invullen van een ambitieweb waar deze thema’s op staan bepalen we hoe ambitieus we zijn per thema. Dit kan je doen voor de hele organisatie, een afdeling of project. De meest gekozen thema’s zijn: Circulair, Klimaat en Social return.
Het ambitieweb en hoe deze te gebruiken is uitgewerkt door PIANOo. Download hier de handreiking en de bewerkbare excel.
De potentie van MVI
Wat betekent dit nu voor de workplace manager? Wat we zien is dat:
- maatschappelijk verantwoord inkopen steeds meer ingebed wordt in het inkoopbeleid van de organisatie,
- dat procurement afdelingen MVI-kaders opstellen met leidende principes,
- dat het experimenteren met MVI vaak gedaan wordt in het secundair proces.
Het secundaire proces waar de workplace manager eigenaar van is! Figuur 2 laat zien dat MVI-thema’s die zeer veel potentiële impact hebben veelal onderdeel zijn van het productenportfolio van de workplace manager. Deze visual is onderdeel van de handreiking ‘Monitoring en contractuele borging’, die in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is opgesteld. Naar onze mening een zeer interessante rapportage voor inkopers en workplace managers die duurzaam inkopen meetbaar willen maken. Highlights hieruit zijn het overzicht met de productgroepen waar de meeste impact te behalen valt (zie figuur 2, pagina 11 van de rapportage) of een uitleg hoe je een hotspotanalyse uitvoert. Ook de voorbeeldindicatoren op organisatie en projectniveau zijn zeer waardevol.
Figuur 2. Handreiking Monitoren & contracturele borging MVI, 3 juli 2021.
Naast de productgroepen uit figuur 2, zien we ook veel beweging in de bedrijfsafvalbranche. Waar het vroeger afval heette, heet het nu Material Flow Management (MFM). Een integraal contract dat invulling geeft van inkoop, gebruik tot aan end-of-pipe. Dit vraagt een andere wijze van samenwerken door consortiavorming en verduurzamen van het aanbod van de markt. Binnen schoonmaak zien we een grote tender van Defensie op het gebied van schoonmaak de markt op komen met een stevige duurzaamheidsambitie en een aanbesteding Food Regisseur van ProRail die vol inzet op duurzaamheid, inclusiviteit en diversiteit. Ook binnen kantoorinrichtingsland wordt er steeds vaker gekozen voor een brede scope om zo maximaal circulariteit en hergebruik te bevorderen door verhuisdiensten, ontwerpdiensten en herinzet van meubilair te combineren.
Maar waar te starten?
Tips om te starten met MVI zijn er op zowel afdelingsniveau tot aan projectniveau:
- Bepaal de ambassadeurs in je afdeling en wees bewust dat relationeel samenwerken met de duurzame marktpartijen een andere mindset en goed opdrachtgeverschap vereist.
- Voer een duurzame spendanalyse /hotspotanalyse uit om te bepalen welke de meeste impact maakt en je mee gaat starten.
- Vertaal de duurzame organisatie ambitie naar je eigen context met een ambitie(web) sessie.
- Verwerk de uitkomst in een onepager met de ambitie, doelstellingen, definiëring van duurzaamheid en strategische uitgangspunten.
- Pinpoint in je aanbestedingskalender kansrijke projecten voor MVI.
- Betrek de afdeling inkoop direct bij de start. En neem de tijd. Uiteindelijk ben je op zoek naar die partner die samen met jullie invulling gaat geven aan je ambitie. Opmerkelijk vind ik dat opdrachtgevers soms twee jaar lang een aanbesteding aan het voorbereiden zijn en vervolgens heel korte tijd nemen om de aanbesteding daadwerkelijk in de markt zetten, met alleen een schriftelijke vragenronde. Zonder connectie te maken in real-life.
- Maak de duurzame uitgangspunten en onepager onderdeel van de projectopdracht bij de start van die duurzame strategische inkoopprojecten voor je afdeling.
- Organiseer een project specifieke ambitiesessie en werk het MVI-ambitieweb uit voor het inkoopproject. Bepaal tevens wat voor partner je zoekt. Werken aan duurzaamheid vereist een relationeel contract en geen transactioneel contract.
- Klankbord met de markt hoever ze al zijn om invulling te geven aan je duurzame ambities. Consulteren 1-op-1 geeft naar onze ervaring de beste informatie, maar ook het klankborden van de leidraad en programma van eisen/ambitie of een presentatie om de aanpak toe te lichten. Vertrouw erop dat de markt de expert is, maak connectie met ze en maak daar gebruik van.
- Verwerk duurzaamheid in zowel de projectambitie in de leidraad, functionele eisen als de gunningscriteria. Wil duurzaamheid serieus genomen worden dan moet de weging minimaal 15% zijn.
- Laat in de beantwoording voldoende ruimte aan de markt om met gave innovaties te komen en hou flexibiliteit In het contract om steeds verder te verduurzamen. Een groeimodel uitvragen gedurende de contractuur helpt hierbij, ondersteund met KPI’s vanuit de markt. Dit om wollige visieverhalen te voorkomen.
- Borg het meten en monitoren in de contracten en contractmanagement, en werk het MVI-dashboard uit op basis van enkele indicatoren per thema. Voorbeelden hiervan staan ook in de handreiking monitoring & contracturele borging.
Meetbare duurzaamheid
We zijn echt de fase voorbij waarbij duurzaamheid alleen maar gestoeld was op visie. Het meten van de impact van een dienst-of product neemt een vlucht door CO2-footprint berekeningen, grondstofstromenanalyses en duurzame spendanalyses. Tools zoals de CO2-prestatieladder, Ecovadis, Global Sustainability Enterprise Systems, Circular IQ en Optimal Planet ondersteunen je bij het uitnodigen van leveranciers en het ranken van hun duurzame prestaties. Allemaal met als doel om te bepalen of we de juiste dingen aan het doen zijn en aan welke knoppen we kunnen draaien.
Dus voordat je in elk contract een losse set indicatoren opneemt, is het goed om te bedenken op welke parameters je wil sturen bekeken vanuit organisatieniveau, afdelingsniveau en projectniveau. Bouw het rustig op, laat de organisatie, je collega’s en je ketenpartners steeds een stukje betere data aanleveren om te kunnen gaan sturen op duurzaamheid.
Op voorbeelden en kennis hoef je niet te wachten om te starten met MVI; er is een overvloed hiervan. Natuurlijk soms bekeken vanuit de aanbestedingsplichtige organisaties. Echter als zij maatschappelijk verantwoord kunnen inkopen, dan kunnen private partijen dit al helemaal.
