De grondige aanpak van de kansenkaart

4 min

 

De grondige aanpak van de kansenkaart

In deze blog van Draaijer gaan Ingeborg Leene en Anniek Dijkstra in op het opzetten van de juiste vervolgstappen bij het toekomstbestending maken van je facilitaire organisatie.

Hoe bepaal je als bedrijf of instelling de juiste (vervolg)stappen bij het toekomstbestendig opzetten en inrichten van je facilitaire organisatie? Hoe blijf je in de analysefase steeds het geheel bekijken en voorkom je dat je in de valkuil stapt van een eenzijdige, ad-hoc-oplossing? Ingeborg Leene en Anniek Dijkstra, senior adviseurs bij Draaijer, leggen uit hoe de grondige aanpak met de door Draaijer ontwikkelde kansenkaart inzichten geeft die organisaties helpt veranderen en positioneren.

Vaak zoeken organisaties bij problemen of uitdagingen direct naar oplossingen. Ingeborg vertelt: “Een kortetermijnoplossing geeft vaak een langetermijnprobleem. Op een later moment loopt dan alsnog de kwaliteit of flexibiliteit terug. Als opdrachtgever mag je daarom bij jezelf nagaan: wat is nou écht de doelstelling voor onze facilitaire organisatie? Met onze kansenkaart kies je voor een grondige aanpak op verschillende niveaus. We creëren inzicht en overzicht. Met formats en modellen analyseren we interne rollen, verantwoordelijkheden en taken. We bekijken ook de structuur. Hoe is bijvoorbeeld het contract- en leveranciersmanagement? Hoe ziet het financiële plaatje eruit? We verdiepen ons in het bedrijf zelf: de mensen, middelen en systemen. Alle informatie koppelen we steeds aan de organisatievisie, -ambitie en -strategie. Zo ga je steeds dieper de analyse in.”

Een integrale aanpak

Per organisatie verschilt de vraag of aanleiding voor zo’n diepe analyse. Anniek legt uit: “De aanleiding kan financieel zijn, omdat de organisatie zich genoodzaakt voelt om naar haar eigen bedrijfsvoering en effectiviteit te kijken. Een drijfveer kan ook het optimaliseren van de interne processen zijn, bijvoorbeeld een betere aansluiting tussen ondersteunende diensten en het primaire proces. Soms komen we gedurende het proces tot de conclusie dat de vraag waarmee we de analyse begonnen verandert en dat de situatie om een andere aanpak of oplossing vraagt dan de opdrachtgever eerder dacht.”

Een analyse met de kansenkaart vindt plaats samen met alle betrokkenen binnen de organisatie. Ingeborg: “Een integrale aanpak is van belang, we analyseren de situatie gezamenlijk en betrekken daarbij alle niveaus: directieleden, teamleden en leveranciers. We staan in en naast de organisatie. Juist facilitaire teams bestaan vaak uit veel details en werkzaamheden die direct bijdragen aan het primaire proces. Facilitaire thema’s zoals schoonmaak en voeding mogen dus gezien worden. Bovendien moet je iedereen wel meenemen als je in een verandertraject draagvlak wilt creëren. Bij opdrachtgevers werken we samen met het facilitaire team, want ze zijn degenen die het werk doen en organiseren. Die samenwerking en betrokkenheid leiden al tot het inzetten van verandering.”

Het geheel bekijken

“Aan de hand van de kansenkaart leggen we aan alle betrokkenen uit waar verschillende niveaus binnen de organisatie elkaar raken en waarom die integrale aanpak zo belangrijk is. De kaart is dus een praatstuk en beschrijft de aanpak van het proces in stappen. We gaan daarbij niet zozeer de verschillende stappen af. De kansenkaart dwingt ons vooral om geen stappen over te slaan, steeds het geheel te blijven bekijken en niet meteen een oplossingsrichting te kiezen en daarmee in de valkuil te stappen van een eenzijdige, ad-hoc-oplossing.” Anniek: “Het lijkt alsof de aanpak draait om processen en structuur, maar de kansenkaart geeft vooral inzicht en helpt een organisatie veranderen en positioneren.”

De analyse geeft inzichten die een organisatie kan gebruiken in de volgende fase: het maken van een inrichtingsplan. We gaan van de stap Richten naar Inrichten. Anniek: “We leveren een begrijpelijk rapport op dat voor de betrokkenen herkenbaar is en overzichtelijk maakt welke vervolgstappen nodig zijn. We zetten daarbij een stevige structuur neer die meebeweegt met eventuele veranderingen. Bij een grote organisatorische verandering – bijvoorbeeld een verandering in visie, missie of strategie – helpt het resultaat de organisatie om de verdere inrichting in de toekomst zelfstandig op te pakken. We helpen graag bij het inrichten, maar de opdrachtgever bepaalt zelf of hij hier gebruik van maakt. We blijven sowieso graag betrokken in de implementatiefase, bijvoorbeeld door in het eerste jaar elk kwartaal samen te evalueren hoe het gaat.”

Kapstok voor langdurige inrichting

Een analyse met de kansenkaart kost tijd. Ingeborg: “De doorlooptijd duurt gemiddeld drie tot zes maanden en hangt onder meer af van het vraagstuk, de fase waarin een organisatie zich bevindt en welke prioriteiten ze stelt.” Anniek: “Dat is best een lange tijd. Maar we zien meteen verandering en groei als we met de betrokkenen spreken over waar ze voor staan, waar ze naar toe willen en wat ze belangrijk vinden. Door samen die punten te verhelderen, vormen we de kapstok waar ze in de langdurige inrichting met elkaar naar toewerken.”

Delen:

Meer nieuws

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Terug naar boven