5 do's en don'ts om online vergaderen productiever en leuker te maken.
De discipine van online en hybride meetings vraagt nieuwe soft skills. Winst is al te boeken door met onderstaande do’s en don’ts aan de slag te gaan; ze maken online meetings niet alleen productiever, maar ook leuker!
SWP-Expert Rob de Haas schrijft, spreekt en traint over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van o.a. Praktijkgids online vergaderen met daarin spelregels, scripts en workshops om zelf aan de slag te gaan.
Bij veel online vergaderingen kun je net zo goed een potje valium uitdelen onder de deelnemers: ze zijn ronduit slaapverwekkend. Zeker als we onze fysieke vergadergewoontes kopiëren naar het online vergaderen, wordt het energievretend. In Forbes editie november 2022 wordt het onderzoek van Quality Logo aangehaald, waaruit blijkt dat 80 % aan het multitasken is tijdens online meetings: check persoonlijke emails, eten en drinken, vakantie boeken en online shoppen zijn de favoriete bezigheden.
De 5 do’s
- 1. Spreek met elkaar etiquetteregels af
De één zit uitgebreid te eten, de ander schuift aan in trainingspak of badjas, mensen die ineens onaangekondigd van het scherm weglopen. Je kunt dit voorkomen door samen een paar gedragsregels af te spreken zodat niemand zich hoeft te ergeren. Want ergernis over gedrag van anderen kan snel onderstromen veroorzaken, die de kwaliteit van de meeting niet ten goede komen. Afspraken die het in de praktijk goed doen, zijn o.a.: dresscode, afspraken over eten en drinken, altijd beeld en microfoon aan, vooraf aangeven dat je even weg moet.
- 2. Midgetgolf altijd met een putje: maak beoogd resultaat vooraf bekend
Hoe leuk is het om te midgetgolven zonder putje? Door voor de discussiepunten het gewenste resultaat vooraf te delen, wordt voor iedereen de uitdaging helder. Hiermee manage je de verwachtingen van de groep aan de voorkant. Dit stuurt de collectieve energie, maar is tevens een ‘speelveld’ voor de discussie. Daarbij is het cruciaal om bij het onderwerp van het agendapunt een zo concreet mogelijk doel te formuleren, zodat je eindeloze uitweidingen voorkomt. Je kunt één van onderstaande doelen als kapstok gebruiken voor jouw vergaderdoelen:
- Probleem oplossen
- Iets evalueren/beoordelen
- Een situatie verkennen
- Ideeën genereren
- Informatie uitwisselen
- Een situatie toelichten, verklaren
- Socializen
- 3. hanteer de 25-45 regel
De 25 – 45-regel houdt in dat je online meetings niet langer laat duren dan 25 of 45 minuten. Omdat we via het scherm eigenlijk alleen onze stem tot onze beschikking hebben, gaan we overcompenseren om de boodschap zo goed mogelijk te verstaan. Dat maakt online vergaderen vermoeiender dan offline vergaderen. Met deze 25-45-regel stel je paal en perk aan de duur van online meetings. En mocht het nodig zijn om eens een stuk langer te vergaderen, zorg dan voor voldoende pauze-momenten.
- 4. Knip lange discussies op in kleinere eenheden
Belangrijke discussies, gericht op besluiten met impact, vragen veel aandacht van alle deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat we hooguit zo’n 10 tot 15 minuten naar iemand kunnen luisteren, daarna verslapt onze aandacht snel. Zo’n eendimensionale online woordenstroom vergt het uiterste van ons. Hoe kunstmatig het ook mag overkomen, vanuit deze wetenschap is het goed om op tijd te pauzeren.
- 5. Maximaal 5 deelnemers
Door te streven naar maximaal vijf deelnemers verplicht je jezelf vooraf goed na te denken wie je er per se bij wilt hebben. En wie niet. Met maximaal vijf mensen is het gemakkelijker discussiëren en kom je eerder tot een besluit. Mocht je zo af en toe met een veel grotere groep online vergaderen; werk dan met subgroepjes van rond de vijf personen, zodat iedereen actief mee kan denken.
De 5 don’ts
- 1. De mute-knop gebruiken
Als je mensen na afloop vraagt waarom dit nu zo’n goede discussie was, dan geven ze eigenlijk altijd terug dat iedereen actief en betrokken was. Dat gaat niet werken als mensen tijdens de discussie ineens de mute-knop aanzetten, en zich daarmee abrupt buiten de discussie plaatsen. Spreek met elkaar af dat op het moment dat je actief de discussie ingaat, niemand de mute-knop gebruikt. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en gaan ze hun e-mail checken, whatsappen, de hond uitlaten, vakantie boeken, enzovoort.
- 2. Continu achter elkaar vergaderen (back-to-back)
Er zijn nogal wat mensen die tijdens een thuis-werkdagen bijna continu virtueel aan het vergaderen zijn; eigenlijk onmenselijk. Niet gek dat mensen aangeven dat thuiswerken zoveel vermoeiender is. Doorbreek deze slopende gewoonte door regelmatig een wandelend beloverleg in te plannen, gedoseerd aan online meetings deel te nemen of vergaderloze dagdelen af te spreken. Want hoe je het ook wendt of keert, vier meetings van drie kwartier achter elkaar betekent namelijk gewoon drie uur continu vergaderen!
- 3. Notuleren
Wie leest er nog de notulen? De focus moet bij verslaglegging liggen op het borgen van de belangrijkste afspraken. Die zijn met onderstaande vijf categorieën uitstekend samen te vatten:
|
Besluiten |
Acties |
Tijdlijn |
Uitvoerder |
Communicatie Intern/extern |
BATUC: hét alternatief voor notulen
- 4. De rondvraag
Veel rondvragen leiden tot uitloop van de vergadering. Ook online. De rondvraag ontaardt nogal eens in spontane associaties en improvisaties die je zeker op het scherm dient te voorkomen. De één komt met iets, waarop de ander spontaan reageert, wat bij iemand anders de nodige emoties oproept … en voordat je er erg in hebt, zit je op het niveau van kroegpraat en loopt de vergadering weer uit. Introduceer bij belangrijke meetings een informele ‘uitlogtijd’ zodat je samen kunt uitblazen en mogelijk met nieuwe agenda-voorstellen komt.
- 5. Steeds dezelfde fouten blijven maken
We hebben al eeuwen fysieke ontmoetingen, en sinds kort dus ook veel online en hybride overleggen. Online meetings zijn niet meer weg te denken in de hybride wereld, dus is het zaak om er rap beter in te worden. Ter inspiratie een voorbeeld-check op de meeting kwaliteit:
|
|
Score |
1 |
3 |
9 |
Totaalscore |
|
Criteria |
|||||
|
Besluiten |
|||||
|
Discussie |
|||||
|
Voorzitter |
|||||
|
… |
|||||
|
… |
Meeting Quality Check
Op www.robdeahaas.nl kun je zijn lezingen en trainingen vinden, op www.robdehaas/producten.nl kun je de affiche met spelregels voor online vergaderen downloaden.
