Gevolgen van wendbaar Facility Management voor werkomgeving
De traditionele opvattingen binnen Facility Management worden ingehaald door snelle veranderingen. Wendbaarheid is de nieuwe meerjarenstrategie.
Dat blijkt uit een whitepaper van facilitair dienstverlener VFM, die constateert dat veel van hun opdrachtgevers nog werken met meerjarenplannen waarbij ervan uit wordt gegaan dat er gedurende kortere of langere termijn een relatief stabiele situatie optreedt. De werkelijkheid is echter anders. Jaarplannen worden dikwijls na drie maanden of eerder bijgesteld omdat de uitgangspunten achterhaald zijn.
Daarnaast ziet VFM een verschuiving in de wijze waarop nieuwe ideeën rondom werken en de werkomgeving binnen organisaties een plek krijgen. Waar voorheen vaak de directie of het management werkvormen uitdacht en implementeerde zien wij meer en meer dat nieuwe werkvormen vanuit de vloer geïntroduceerd worden. Een voorbeeld hiervan zijn agile en scrum.
Steeds meer facilitaire organisaties gaan op zoek naar nieuwe manieren om met deze dynamiek om te gaan. Zij proberen de dynamiek te omarmen in plaats van te beheersen. Dit vraagt om een verandering in werkwijze en grondhouding waarbij wendbaarheid centraal staat. Wat betekent het voor uw strategietrajecten? VFM stelt 3 voorwaarden centraal voor een wendbare facilitaire strategie.
Voorwaarde 1: Continu verbinden
Wendbare organisaties zijn adaptief in hun marktgerichtheid, in staat om snel en efficiënt in te spelen op veranderingen en erop gericht om zoveel mogelijk waarde toe te voegen voor de klant. Het is dan ook belangrijk om dat gebouwgebruikers gemakkelijk deze feedback kunnen geven, bijvoorbeeld via een app of feedback-schermen in het gebouw. Een effectieve manier om ideeën en signalen te verzamelen en structureren is een communicatieplatform dat voor iedereen toegankelijk is. Hier kunnen ideeën, signalen en trends verzameld worden door het hele team en vervolgens besproken en gewaardeerd worden op belangrijkheid.
En: gebruik Big Data. Dat levert concrete gegevens zoals: hoeveel mensen zijn op welke plek in het gebouw? Waar en wanneer zijn de ‘file momenten’? Van welke diensten maken de bewoners gebruik?
Voorwaarde 2: Wendbaar acteren
De noodzaak van organisaties om de strategische koers snel aan te passen kan tegengewerkt worden door het lange-termijnkarakter van huisvestingsplannen en vastgoedcontracten. Dit vraagt om vernieuwing in de manier waarop we omgaan met de huisvestingsstrategie.
Om dit te realiseren doet een organisatie er goed aan zo veel mogelijk ruimte te creëren voor de mogelijkheid om aan te passen, zonder structurele verbouwingen. Niet alle oplossingen en aanpassingen hoeven in het eigen kantoor plaats te vinden. Met ICT kan gekeken worden welke digitale oplossingen er zijn. Kan een projectruimte online zijn?
Voorwaarde 3: Flexibel organiseren
In veel organisaties vinden er nieuwe en andere manieren van werken plaats. Projectteams hebben een tijdelijk karakter en zijn steeds vaker afdeling- of zelfs organisatie-overstijgend.
Op welke wijze kun je huisvesting flexibeler aanwenden? Als voorbeeld kun je denken aan een lege kantoorruimte die voor een korte periode wordt gehuurd, gekoppeld aan de duur van een project) waarbij mensen zelf hun prefab vergaderzaal meenemen dat stand-alone functioneert (licht, klimaat en audio visueel apparatuur) en dat eenvoudig kan worden meegenomen na afronding van een project. De grootte van het project bepaalt de omvang van een werkomgeving en de benodigde faciliteiten op een locatie waar dat nodig is. Door de ICT-ontwikkelingen zijn we immers tegenwoordig zo mobiel dat deze faciliteiten al goed worden ondersteund.
Lees hier de gehele white-paper.
Bron: VFM
