Flexibel en slim organiseren in onderwijs en zorg
Smart WorkPlace en AT Osborne – partner van SWP – spreken met Mariken Govaert van Altrecht (links) en Cees van der Wolf van de Universiteit van Amsterdam (midden) over de parallellen en uitdagingen bij toekomstige huisvesting in de zorg en het onderwijs. Rechts: Kees Rezelman (AT Osborne).
Tekst: Peter Bekkering
Foto: Michael Kooren
Hoe zorg je als onderwijs en zorg dat je op een flexibele en slimme manier de uiteenlopende en veranderende behoeften van zowel de huidige als de toekomstige generatie faciliteert, terwijl de publieke opinie voortdurend meekijkt of je het publieke geld wel verantwoord besteed? Mariken Govaert, directeur Vastgoed en Facilitair bij Altrecht, een instelling voor geestelijke gezondheidszorg, en Cees van der Wolf, directeur huisvesting Universiteit van Amsterdam worstelen dagelijks met deze uitdaging. Een workplace manager kan daarbij van toegevoegde waarde zijn, aldus Govaert.
Bij een zorgorganisatie heb je niet alleen te maken met een kantooromgeving, maar ook met een leef- en behandelomgeving, geeft Govaert aan. De omgeving is namelijk zowel voor behandelaren als voor medewerkers als voor patiënten. “Bovendien bieden we veel verschillende ruimten aan patiënten, zoals slaapkamers, woonkamers, ruimten voor dagbesteding e.d. Daarnaast zijn er kantoorachtige functies waar onze stafleden werken maar ook behandelaars en psychiaters. Momenteel zijn we bezig om te kijken hoe we die werkomgeving prettiger kunnen maken, voor onze medewerkers maar ook voor onze patiënten, zodat de werkomgeving het zorgproces goed kan ondersteunen. De afgelopen jaren heb ik al het ‘eigentijds werken’ ingevoerd zodat ruimten flexibel en daardoor efficiënter kunnen worden ingezet.”
Alles is werkomgeving
Voor Van der Wolf is eigenlijk alles werkomgeving. “Als UvA hebben we formele studieplekken – die in ons bedrijfseconomisch systeem staan – en informele studieplekken. Want we zien in toenemende mate dat elke plek waar je je werk, c.q. studie kunt doen, een werk- of studieomgeving is.” Van der Wolf ziet dat ook op de campussen waar de UvA steeds meer de activiteiten concentreert. “Ik zie dat er bij mooi weer vaak buiten gewerkt of gestudeerd wordt en ook sommige hoogleraren geven regelmatig buiten les.” Voor Van der Wolf zijn er verschillende manieren om naar werkplekken te kijken. “Zo kun je kijken naar het efficiënte vierkantemetergebruik. Dan kijk je naar interne doorbelasting. Door zo te kijken maak je een organisatie volwassen en weet je of je niet op te grote voet leeft.” Een andere manier is om naar de verschillende functies te kijken: onderzoek, onderwijs en valorisatie. “Daartussen is geen harde scheiding. Dus moet je ruimte inbouwen om waarde te crëeren..” Bovendien faciliteert de UvA een uiteenlopende groep: studenten, medewerkers, onderzoekers en start-ups. “De universiteit leidt namelijk niet meer alleen op voor een bul of diploma, soms beginnen onderzoekers ook hun eigen bedrijf en kijken ze wat hun marktkansen zijn.”
De hedendaagse universiteit faciliteert volgens Van der Wolf verschillende netwerken. “Bij campussen crëeer je een community die bezig is met onderzoek, onderwijs en valorisatie. De studenten die daar komen ontwikkelen zich in peer-to-peer netwerken. Bovendien werken ze digitaal en zoeken ze elkaar op: ze studeren niet meer zoals vroeger op studentenkamers. Bij docenten heb je het over andersoortige netwerken die je moet faciliteren, de manier waarop hangt af of ze wel of niet bij de UvA willen blijven.” Omdat het delen van faciliteiten een belangrijk uitgangspunt is, moet de UvA steeds weer bedenken of investeringen futureproof zijn op het gebied van vierkante meters, maar ook van ICT en audiovisuele middelen.
Publiek geld
Zowel bij de zorg als bij het onderwijs gaat het om veel publiek geld en een publieke opinie die voortdurend meekijkt. Bovendien kent de zorg sinds 2018 een nieuwe financieringsstructuur, waarbij de sector zelf verantwoordelijkheid voor de vastgoedkosten. Dat betekent een zware verantwoordelijkheid voor de decisionmakers. Govaert: “We vinden het van groot belang dat we de patiënt bereiken. We hebben als onderdeel van een nieuwe strategie eerst de klinieken afgebouwd en zijn vervolgens gaan ambulantiseren, waarbij patiënten in hun eigen omgeving blijven wonen. De volgende stap is om echt naar gebieden te gaan waar onze patiënten wonen. Daarom bouwen we onze grote kantoorachtige voorzieningen af en willen we samen met netwerkpartners – gemeenten, huisartsen, beschermd wonen partners – in gebieden aanwezig zijn. Daarnaast willen we wel een aantal hubs hebben, plekken waar we de specialistische zorg kunnen bieden.”
“We dagen onze leveranciers daarbij uit met oplossingen te komen”
– Mariken Govaert
Omdatt Altrecht naar de gebieden van de patiënten toegaat, moeten professionals goed worden ondersteund met mobiele werkplekken. “Dat vraagt om technologische vernieuwing. We dagen onze leveranciers daarbij uit met oplossingen te komen. Waarbij we wel zelf over voldoende kennis willen beschikken om de regie te kunnen houden.” Govaert ziet daarbij een toegevoegde waarde van een workplace manager die niet alleen vastgoed en facilities integreert, maar ook ICT en zelfs HR. “Nu zijn het nog te vaak eilandjes, die echter wel continue met elkaar te maken hebben. Ik zou zo’n verandering graag snel in gang willen zetten, maar zie ook dat bij zulke transities in de zorg meer tijd nodig is omdat de focus ligt op het primaire proces, het zorgverlenen aan patiënten.” Govaert ziet daarbij wel een verschil tussen care en cure: “Bij ziekenhuizen luisteren processen nauwer en hebben fouten grotere gevolgen. Dat leidt ertoe dat processen beter op orde zijn en dat er meer geld wordt gestoken in professionalisering en innovatie.”
Parallellen
Van der Wolf ziet duidelijke parallellen tussen zorg en onderwijs. “Zowel bij zorg als bij onderwijs ligt het bestaansrecht in de wet verankerd. Dat betekent enerzijds dat je niet aan profit hoeft te denken en anderzijds dat je verantwoording moet afleggen over publiek geld. Naast de interne governance zijn er bijvoorbeeld journalisten die met de Wet Openbaar Bestuur in de hand ons kritisch volgen op ons maatschappelijk presteren. Verder houdt de Algemene Rekenkamer onze handel en wandel ook tegen het licht.” De universitaire wereld kent daarnaast de Nationale Studenten Enquête (NSE), een jaarlijks onderzoek onder studenten op allerlei aspecten, van onderwijs tot huisvesting en faciliteiten.
Omdat het bij de universiteit gaat om een publiekrechtelijke organisatie is er volgens Van der Wolf soms 100 procent draagkracht nodig om 1 procent daadkracht te realiseren. “Daarom betrek ik bij de campusontwikkeling alle partijen, studenten, medewerkers, hoogleraren. Ik praat alle betrokkenen elk kwartaal bij, waarbij we proberen praktische knelpunten meteen op te lossen.” Volgens Van der Wolf vertrekt campusontwikkeling bij een heldere visie over wat goed is voor onderwijs, onderzoek en valorisatie. “Naar alle partijen moet je de boodschap overbrengen: we vertrekken bij een visie op campusontwikkeling en werken altijd met als doel om studeer- en werkomgevingen te creëren die vele jaren meegaan of op eenvoudige wijze kunnen worden aangepast. Omdat een investering in campusontwikkeling futureproof moet zijn, investeert de universiteit in een casco dat 40 tot 60 jaar meekan en in een inbouwpakket met een kortere afschrijvingstermijn.
‘Smart’ karakter
Wanneer Van der Wolf kijkt naar het ‘smart’ karakter van de werkomgeving ziet hij in de praktijk dat iedereen zijn eigen device meeneemt. “Dat betekent heel simpel dat elke studieruimte een aantal wandcontactdozen heeft om op te laden. Daarnaast zie je – afhankelijk van het soort onderwijs en de docent – dat de een veel verder is met technologische toepassingen dan de ander. Bovendien leent niet elk onderwijs zich ervoor. En daarom realiseren we ook nog steeds grote collegezalen. Maar we faciliteren ook studenten die met zijn vijven groepsopdrachten en digitale presentaties willen doen.” Een uitdaging is de mobiliteit. Veel studenten komen met de fiets en om dat te faciliteren kijkt Van der Wolf ook naar de gemeente. “Noodgedwongen, want omdat wij een publiekrechtelijke organisatie zijn kunnen we geen commerciële fietsenstalling gaan realiseren.”
Bij zowel zorg als onderwijs is duurzaamheid een belangrijk thema. Van der Wolf: “Zowel de gemeente Amsterdam als de universiteit willen daarin vooroplopen. We hebben daarvoor ook een convenant getekend.” Ook zorginstellingen hebben met gemeenten een convenant afgesloten, vertelt Govaert: over CO2-neutraal in 2030. “Dat betekent dat we veel aandacht geven aan slimme meters, energiemanagement en bewustwording bij gebruikers van gebouwen. En dat we bij mobiliteit kijken naar oplossingen zoals elektrische fietsen en autodelen.”
Uitdaging
Govaert ziet als voornaamste uitdaging om de komende vijf jaar een kwaliteitsslag te maken bij de leef-, werk- en behandelomgeving voor behandelaars, medewerkers en patiënten. “Een praktisch voorbeeld, kijkend naar de afgelopen zomer, is de warmte. In gezondheidsgebouwen zit vaak nog weinig klimaatbeheersing. Daarom willen we meer aandacht gaan besteden aan het comfort in het gebouw en het monitoren en op afstand beheersen daarvan. Daarbij verwachten we van onze leveranciers dat ze de ontwikkelingen en innovaties in de markt bij ons naar binnen brengen.”
Daarnaast geeft Govaert aan dat naast werkomgeving het aanbieden van goede voorzieningen belangrijk is: “Dan denk ik aan ontmoetingsplekken voor patiënten en personeel. Zoals een restaurant. Die hadden we maar zijn wegbezuinigd. Dat wil niet zeggen dat zon restaurant in de oude vorm terug moet komen. Je kunt ook denken aan voorzieningen zoals Starbucks, waar behandelaars, medewerkers en patiënten gebruik van kunnen maken. Het zijn ook aandachtspunten vanuit goed werkgeverschap. De afgelopen jaren is veel aandacht in de zorg naar ‘handen aan het bed’ gegaan, nu zie je onder druk van de arbeidsmarkt dat er ook weer aandacht komt voor goede ondersteuning van medewerkers.” Govaert zou graag zien dat er bij gebouwbeheer en -onderhoud meer aandacht komt voor preventie. “Technologie zou daarbij kunnen helpen om problemen voor te zijn en om meer grip erop te krijgen.”
“Je moet ruimte inbouwen om waarde te crëeren”
– Cees van der Wolf
‘Ambassadeurs’
Voor Van der Wolf is de belangrijkste uitdaging hoe de smart workplace de komende vijf jaar eraan kan bijdragen dat er goed onderzoek kan worden gedaan en goed onderwijs kan worden gegeven. Een andere uitdaging is voor hem om iedereen binnen de UvA mee te krijgen richting de smart workplace en tegelijkertijd te accepteren dat dat proces verschilende snelheden zal hebben. “Daarom is het belangrijk om ‘ambassadeurs’ te hebben die de mogelijkheden van een smart workplace bij onderwijs en onderzoek laten zien.” Uiteindelijk gaat het om het evenwicht tussen de menselijke interactie en de mogelijkheden van een smart workplace. Ook de juiste balans zoeken tussen verschillende typen studenten is een permanente uitdaging. “Dat betekent enerzijds ‘hangplekken’ faciliteren voor eerstejaars die bezig zijn hun studiegenoten te leren kennen en die daarnaast ook nog studeren en anderzijds zorgen voor de nerds die sec komen voor de studie.”
En daarbij draait het om communicatie: “Een gebouw neerzetten is niet moeilijk, maar een smart workplace realiseren die niet gebruikt wordt schiet zijn doel voorbij. Het gaat erom de verschillende stadia waarin mensen zich bevinden te onderscheiden en de behoeften die daarbij horen goed te bedienen. De uitdaging voor mij is om de campus zo in te richten dat als die behoeften in de loop der jaren wijzigen er beperkte ingrepen nodig zijn om aan die nieuwe behoeften te voldoen. En dus te komen tot systemen waarbij je wandjes kunt toevoegen en weghalen zonder dat je continue het halve gebouw aan het renoveren bent. Daarnaast moet je kijken wanneer je echt een ruimte moet faciliteren met vier wanden en wanneer een andere ruimte beter geschikt is. En dat kan de open lucht zijn, maar ook bijvoorbeeld een Starbucks of Bagels & Beans. Samenvattend is het uitgangspunt van de UvA: richt je op de flexibiliteit en zorg dat de campus doelgroepproof is.”
Hartekreet
Aan het eind van het interview moet Van der Wolf nog iets van het hart. “De overheid wil dat we als universiteiten – naast onderwijs en onderzoek – ook kraamkamers zijn voor start-ups. Dat betekent dat we de vierkante meters die bestemd zijn voor onderwijs en onderzoek moeten gaan delen met die start-ups. De financiering is echter nog gericht op onderwijs en onderzoek en verbiedt sharing. Het zou goed zijn als de overheid ook in de financiering het verbinden van universiteit en samenleving mogelijk maakt en ons niet kort als de vierkante meters gedeeld worden met start-ups.”
