Hoe zorg je voor een goede administratie van je zakelijke en je privé kilometers en voorkom je bijtelling? Smart WorkPlace partner VZR zette enkele zaken op een rijtje.
De Belastingdienst is duidelijk: om bijtelling te voorkomen mag je jaarlijks niet meer dan 500 privé kilometers rijden met je zakelijke auto. De Belastingdienst verplicht je daarbij niet om een kilometerregistratie dagelijks bij te houden, maar bij een controle moet je bij de Belastingdienst wel kunnen aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer per jaar hebt gereden.
Goede administratie
Volgens de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) is het voor een goede administratie belangrijk om minimaal de volgende gegevens te noteren: datum, begin- en eindkilometerstand, vertrek- en aankomstadres, de route (indien die niet gebruikelijk is), of het een privé of zakelijke rit is, eventuele privé-omrijkilometers bij een zakelijke rit. Een ritregistratiesysteem maakt het je hierbij administratief een stuk gemakkelijker. Op de site heeft VZR hebben diverse ritregistratiesysteem-aanbieders verzameld.
Kapotte kilometerteller geen excuus
De VZR waarschuwt dat voor de Belastingdienst een kapotte kilometerteller niet de reden kan zijn van het ontbreken van een rittenregistratie. Daarbij verwijst de VZR naar een rechtszaak daarover.
Een werknemer ondertekende een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ voor de zakenauto die hem ter beschikking werd gesteld door de werkgever. Nadat de Belastingdienst Inspecteur gevraagd had om een overzicht van de rittenadministratie, gaf de werknemer aan dat hij over een aantal jaren geen kilometeradministratie kon overhandigen. De reden hiervoor was een kapotte kilometerteller.
De werkgever gaf bij de rechter aan dat hij er vanuit ging dat zijn werknemer met behulp van het navigatiesysteem van de auto een kilometeradministratie bij kon houden. Daarover oordeelde het Hof dat het moeilijk, maar niet onmogelijk is om een kilometeradministratie bij te houden. De verantwoordelijkheid voor een goede administratie ligt nog steeds bij de berijder en niet bij de werkgever. De zakelijke rijder was daarnaast ook op de hoogte van de kapotte kilometerteller. En dat kon volgens de rechter ook geen reden zijn van het niet bijhouden van een kilometeradministratie.
