Hoe zorg je er als gemeente voor dat medewerkers verantwoord en toekomstgericht terugkeren naar kantoor? Voor die uitdaging stond de gemeente Amsterdam. Smart WorkPlace partner Royal HaskoningDHV bood hulp.
“Amsterdam is een goed voorbeeld voor de uitdaging waar gemeenten voor staan om weer samen verantwoord terug te gaan naar kantoor”, zegt Wim Maassen van RHDHV. Belangrijk was eenduidigheid, aldus Gertjan de Vries, adviseur gebouwautomatisering bij het Facilitair Bedrijf van de Gemeente Amsterdam: “Eenduidigheid in handelen en communicatie draagt eraan bij dat mensen vertrouwen krijgen in de terugkeer naar hun locaties.”
In maart was eenduidigheid ook van belang toen er gecommuniceerd moest worden dat medewerkers – waar mogelijk – thuis moesten gaan werken. Linda Brasz, waarnemend stedelijk directeur interne dienstverlening (tot 1 september 2020) en voorzitter crisisorganisatie ‘Werkgeversteam’, legt uit hoe de gemeente Amsterdam dat heeft aangepakt. “We hebben een crisisorganisatie ‘Werkgeversteam’ in het leven geroepen. Dat crisisteam heeft 36 kritieke processen geïdentificeerd voor Amsterdam, die per definitie continuïteit vragen. Vervolgens is op basis daarvan een afwegingskader geïntroduceerd, waarmee besloten kon worden wie thuis kon werken en wie per se op locatie moest werken.”
Op het moment dat het kabinet medio mei de teugels van de intelligente lockdown licht vierde, communiceerde de gemeente naar de medewerkers twee zaken, vertelt Brasz. “Als eerste dat thuiswerken de standaard bleef, conform het advies van de Rijksoverheid. En ten tweede dat 1 september geen harde datum voor terugkeer naar kantoor was. Tegelijkertijd hebben we ons wél voorbereid op een eventuele terugkeer naar kantoor met inachtneming van de 1,5 meter richtlijn.”
Toekomst
Inmiddels kijkt Amsterdam weer naar de toekomst en ontstaat langzaam een beeld hoe het ‘nieuwe normaal’ er in de hoofdstad uit gaat zien. Brasz: “Er is een grote enquête gehouden waaraan zo’n 6000 medewerkers hebben deelgenomen. Daarbij stond de vraag centraal: hoe sta je tegenover thuiswerken? We bekeken dit ook vanuit het oogpunt van mobiliteit. Uit een eerste analyse blijkt inmiddels dat zo’n 40 procent in ieder geval een deel thuis wil blijven werken. In die zin kun je echt spreken van een omslag in het denken over thuiswerken. Wel moet ik daarbij opmerken dat medewerkers thuiswerken nadrukkelijk wel in combinatie zien met op kantoor werken, want het informeel ontmoeten op kantoor wordt als heel belangrijk ervaren.”
Volgens Ellis ten Dam van RHDHV, past de gemeente Amsterdam daarmee in het landelijke beeld: “Enerzijds ervaren mensen voordelen van het thuiswerken. En anderzijds zien we – ook bij onze eigen organisatie – dat voor het interactief werken en het sociale contact de behoefte groot is om elkaar meer fysiek op kantoor te ontmoeten. Voor veel organisaties is het balanceren: ze zien de behoefte van medewerkers om meer bij elkaar te komen, maar willen, ook vanuit de landelijke richtlijnen, nog erg voorzichtig zijn.”
Omdat een flink deel van de medewerkers heeft aangegeven positief te staan tegenover in ieder geval deels thuiswerken, is de gemeente Amsterdam daarvoor scenario’s aan het ontwikkelen. Brasz: “Daarin volgen we een tweesporenbeleid: ten eerste hoe kunnen we op kantoor in de anderhalvemetermaatschappij grotere groepen faciliteren en ontmoetingsplekken creëren en ten tweede hoe gaan we naar een andere bezetting van onze locaties. Bij dat laatste kun je bijvoorbeeld naar functiegroepen kijken maar er zijn ook andere opties mogelijk. Deze uitdagingen betekenen dat we goed moeten kijken naar hoe we dat gaan faciliteren. Daarbij kun je denken aan hybride vormen van vergaderen, maar ook bijvoorbeeld aan digitale brainstormsessies. Tegelijkertijd moeten we ook een goede en gezonde werkplek thuis voor medewerkers realiseren. Over een ding is iedereen het in ieder geval al eens: we gaan nooit meer terug naar de ‘oude’ situatie.”
Op de foto: Linda Brasz (rechts), waarnemend stedelijk directeur interne dienstverlening (tot 1 september 2020) en voorzitter crisisorganisatie ‘Werkgeversteam', en Fadoua Zaghdoud, senior adviseur crisiscommunicatie bij de gemeente Amsterdam.
In de zevende editie van Smart WorkPlace, die op 12 november verschijnt en die als thema ‘Blended Working’ heeft, staat een uitgebreid interview met de gemeente Amsterdam en RHDHV. Schrijf u nu hier in.
