Wat doet het met de mens?
LSa brengt huisvestings- en organisatievraagstukken terug tot de essentie: de mens. Het vakblad VG Visie sprak erover met Iris Jongeneel en Thomas de Ruiter.
De vraag die op ieders lippen brandt, is hoe de bijna uitgedoofde pandemie de kantorenvraag gaat veranderen. Dit voorjaar hebben ook de laatste bedrijven en overheden hun kantoren volledig geopend. Zien jullie al de contouren ontstaan van het post-coronakantoor?
Thomas: “Ja, veel opdrachtgevers zijn bezig hun kantoor aantrekkelijker te maken met meer voorzieningen en ontmoetingsruimten. Het kantoor moet een duurzame plek zijn, zowel qua installaties, in het gebruik als voor de gebruiker. Gezondheid is daarbij een hot item. Ook een groene werkomgeving is nu vaker onderdeel van de ontwerpvraag. Veel van onze klanten zijn (semi-)overheidsorganisaties. Daar heeft de prevalente vergadercultuur al plaatsgemaakt voor een efficiëntere beleidsvoering met minder vergaderingen en meer korte digitale overleggen.”
Iris: “Ook bij de meest traditionele organisaties wordt nu minstens één of twee dagen thuisgewerkt. Op intermenselijk vlak is ook veel veranderd. Veel werknemers zijn zich na twee jaar corona bewuster over hun kwaliteit van leven. Op werk zoeken ze naar hun intrinsieke motivatie. Werkgevers zijn zich daarvan meer bewust. Zo zijn er jongeren die niet bij vervuilende bedrijven maar bij duurzame koplopers terecht willen. Jonge ouders prefereren werknemers die inzetten op een goede werkprivébalans. Dat als ze thuiswerken ze ook de kinderen van school kunnen halen en even kunnen sporten.”
Waar kunnen nieuwe opdrachtgevers op rekenen als ze LSa inschakelen?
Iris: “De kern van onze visie is de verbinding tussen organisatie en huisvesting. In onze integrale benadering zijn huisvesting, human resource management en ict onlosmakelijk met elkaar verbonden. Daarom hebben we naast vastgoedprofessionals en bouwkundigen ook organisatiepsychologen in dienst. LSa kent het reilen en zeilen op directie- en bestuursniveau. Op strategisch niveau spreken we dezelfde taal. Dat vertalen we naar de eindgebruiker. Daarbij zetten we de mens centraal. Bij alles wat we bedenken en voorstellen vragen we ons af wat dit doet met de mens.”
Thomas: “We willen in de huid kruipen van onze opdrachtgevers. Alleen dan begrijpen we het primair proces binnen een organisatie en kunnen we een passend werkplekconcept ontwikkelen. Hoe beter we de eindgebruiker betrekken bij de verbouwplannen, hoe meer draagvlak we creëren en hoe beter de huisvesting aansluit op hun wensen. Daarbij pretenderen we niet dat we alle wijsheid in pacht hebben. Onze doelgroep bestaat altijd uit hoogopgeleiden, vaak specialisten. Wetenschappers weten veel beter dan wij aan welke specifieke eisen een gebouw moet voldoen om goed onderzoek te doen. Onze benadering is dan ook nooit topdown maar altijd bottom-up; de ideeën van mensen vormen onze bouwstenen.”
Hoe pakt dat uit in een concreet project?
Thomas: “Op dit moment werk ik aan een renovatieproject. Een groot gedeelte van een bestaand gebouw wordt gesloopt. Het restant dat blijft staan moet een onderzoeksgebouw blijven en moet een breed scala aan faciliteiten en functies huisvesten. Niet alleen kantoren en onderwijsruimten maar ook onderzoekslaboratoria, R&D-faciliteiten en campusvoorzieningen zoals horeca, ontmoetings- en vergaderaccommodaties. De nieuwbouw staat er minstens vijftien jaar, dus die moet toekomstbestendig en flexibel zijn en perfect afgestemd op de behoefte van alle gebruikers. Dat vergt een intensief adviestrajecten afstemming met eindgebruikers. Met de eerder opgestelde Programma van Eisen ben ik de linking pin tussen het ontwerpteam en de eindgebruikers. We gaan in overleg met wetenschappers, hoogleraren en studentenverenigingen. Een gemêleerd gezelschap met ieder zijn eigen wensen en behoeften. Dat maakt het werk zo leuk. En uitdagend.”
Komt het voor dat een CFO of directeur de door LSa in kaart gebrachte voorkeuren van werknemers simpelweg negeert?
Iris: “Gelukkig niet. Ons uitgangspunt is dat we een goede doorsnee van de organisatie willen betrekken. Zeker in een ambitiefase betrekken we een goede doorsnee van de organisatie om ieders behoefte en wensen te inventariseren. Zo kunnen wij alle doelgroepen tevreden stemmen; precies wat onze opdrachtgever beoogt. Gezien de war on talent is het verleidelijk om de huisvesting vooral af te stemmen op de wens van jong talent. Een aantrekkelijke werkomgeving is immers een goed middel om talent aan je te binden. Maar wij vinden de mening van ervaren medewerkers die precies weten wat wel of niet werkt even belangrijk. Jonge werknemers staan daar voor open, want ze willen van hen leren. Wel is het bij overheden zo dat de uitgaven te verantwoorden moeten zijn; het gaat immers om belastinggeld.
Wij zoeken hierin de balans tussen de meegegeven kaders en randvoorwaarden versus de wensen van eindgebruikers. We willen heldere verwachtingen scheppen en transparant zijn in de mogelijkheden.”
Hoe meer mensen en bestuurslagen betrokken zijn bij een huisvestingstraject, hoe ingewikkelder. Wat zijn de valkuilen en hoe voorkom je dat werkgevers daarin vallen?
Iris: “Bij langdurige trajecten komt het voor dat leidinggevende posities wisselen en managers niet meer op één lijn zitten. Dan moet je in staat zijn een luisterend oor te bieden, als mediator op te treden en te trekken, duwen en masseren. Mensenkennis is een voorwaarde om dit werk goed te doen. Mensen vinden verandering altijd lastig. Ook moet je met weerstand om kunnen gaan. Je moet staan voor de uitkomst, ook al is niet iedereen er blij mee.’
Thomas: “Meestal vaardigt een organisatie in zo’n traject een werkgroep af. We merken regelmatig dat die vervolgens niet de hele organisatie meeneemt. Zo bleek bij een recent project dat de interne communicatie stokte. Het bestuur – dat een paar stappen bleek achter te lopen – trapte daarom op de rem. Nadat we ze hadden bijgepraat, was het vertrouwen en comfort terug en konden we in volle vaart verder. Wij houden onze opdrachtgevers dan ook vooraf voor om alle resultaten en beslissingen te delen. Dat bespaart namelijk tijd en geld, en draagt bij aan draagvlak en acceptatie.”
Heeft twee jaar corona bij LSa zelf nog tot nieuwe inzichten of veranderingen geleid?
Iris: “Niet direct. Bij LSa is hybride werken allang ingeburgerd en krijgen we altijd alle vrijheid ons werk flexibel in te richten. Hoewel we een fantastisch en goed bereikbaar kantoor hebben, zijn ook wij in coronatijd gaan nadenken wat we kunnen verbeteren. Een onderzoekje leerde dat we behoefte hebben aan een grotere brainstormruimte, een informele plek voor toevallige ontmoeting en meer belplekken.”
