Op structurele wijze gezamenlijk naar een eindresultaat

5 min

 

Op structurele wijze gezamenlijk naar een eindresultaat

Geert Huisman van Enexis Groep en Menno Polman van YNNO spreken in deze blog over hoe zij gezamenlijk naar een eindresultaat toe werken.

“Ieder project is uniek, ieder team is verschillend, elke uitdaging is anders. Het is nooit een herhaling van zetten.”

Bij Enexis is Geert Huisman in de rol van programmamanager verantwoordelijk voor de uitwerking van het beleid, -strategie en -realisatie van het Locatiebeleid 2030. Projecten lopen gelijktijdig naast elkaar, bevinden zich in verschillende ontwikkelingsfases en hebben stuk voor stuk hun eigen kenmerken en uitdagingen. Deze zijn vaak langdurig en complex. In 2019 haakte YNNO adviseur Menno Polman aan in de rol van gedelegeerd opdrachtgever/programmacoördinator om sturing te geven aan diverse huisvestingsprojecten van visievorming tot realisatie. 

Samenwerken en ontzorgen

Hoewel er binnen Enexis Groep jaarlijks meerdere huisvestingstrajecten gemanaged worden, liep het aantal projecten in 2019 dusdanig op dat er hulp en ondersteuning ingeschakeld werd. Menno Polman kwam het programmateam van Facility Management versterken waarin alle projecten gemonitord worden. Hij dient als verlengstuk om de huisvestingsvraagstukken te organiseren en managen. Dat varieert van de visievorming en het voorbereiden van besluiten die voorgelegd worden aan de Raad van Bestuur tot het organiseren van locatievraagstukken en het selecteren en managen van diverse, verschillende functionarissen in de ontwerp- en realisatiefase. Daarbij is Menno ook verantwoordelijk voor de aansturing van communicatie, ICT en change management in de projecten. Dat maakt het een typisch YNNO-traject, omdat projecten altijd integraal benaderd worden. Bij al deze taken is het ontzorgen van de organisatie ook een belangrijk aspect. Menno: “We werken nauw samen in het proces en hebben wekelijks of zelfs dagelijks contact en overleg. Ik ken mijn weg binnen de organisatie en schakel met alle betrokken partijen zoals onder meer Inkoop, Juridische Zaken en HSE.” Geert vult aan: “Veiligheid staat bij ons op 1. Menno maakt echt deel uit van ons team en organisatie en houdt overal rekening mee. Hij is in staat om met alle lagen binnen de organisatie te communiceren en schakelen. De expertise die hij zowel procesmatig als inhoudelijk meebrengt, is absoluut van toegevoegde waarde. Denk aan het adviseren in aanbestedingsstrategieën of change management. Het gaat ons erom dat iemand inhoudelijk mee kan denken en praten, richting weet te geven, een sparringpartner is, maar ook uitvoering aan de plannen kan geven.” 

Gestandaardiseerde aanpak

De organisatie van de projecten verloopt zeer gestructureerd. Geert: “Wij werken met een gestandaardiseerde aanpak waarin de kaders en uitgangspunten op het gebied van huisvesting vastgelegd zijn. Dat gaat onder meer over vestigingsplaatskeuze, duurzaamheid, kwaliteitsligging, mobiliteitstrajecten, de werkomgeving. We maken gebruik van proces- en governance-modellen waarin gedefinieerde stappen bepalen hoe wij huisvestingsvraagstukken aanvliegen. Dat begint met het bepalen van de aanleiding, gevolgd door de initiatiefase en definitiefase. Er worden business cases en strategische keuzes gemaakt. In deze fases onderzoeken en analyseren we gezamenlijk welke scenario’s voor de huisvesting mogelijk zijn en dan gaan we richting besluitvorming. Vervolgens kan Menno aan de slag om het uit te werken en sluiten we af met de realisatie- en implementatiefase.” In al deze stappen is duidelijk wie wanneer welke input nodig heeft, welke collega’s een bijdrage moeten leveren, welke afdelingen aan zet zijn. HSE, Inkoop, Control, Facilitair, adviseurs, makelaars; alle betrokkenen en taken worden zorgvuldig vastgelegd in de standaardaanpak die procesmatig wordt geregisseerd. “Juist omdat zoveel projecten gelijktijdig lopen, in verschillende fases, is het van groot belang dat de juiste mensen met de juiste intenties aan het werk gezet worden en dat resultaten worden samengevat voor stuurgroepen waaraan gerapporteerd wordt. Op deze manier werken we op structurele wijze gezamenlijk naar het resultaat toe”, aldus Geert.

KADER Casus

Na het vaststellen van Locatiebeleid 2030 eind 2018, is in 2019 het onderzoek naar de toekomstige huisvesting voor de regiokantoren van Emmen en Hengelo gestart. Het aflopende huurcontract, en de omvang en indeling van de kantoren en bedrijfsruimten waren niet meer passend bij de gewenste bedrijfsvoering. Na een zorgvuldig besluitvormingsproces is een keuze gemaakt voor nieuwe locatie. Vervolgens is in april 2021 het ontwerptraject gestart. Als gevolg van de Covid-19 pandemie, spanning in de geopolitiek en de toenemende schaarste van materialen is na een intensief ontwerp- en aanbestedingstraject uiteindelijk in maart 2023 succesvol de aannemer gecontracteerd waarna in juni 2023 is gestart met de bouw voor de nieuwbouw voor de regiovestigingen in Emmen & Hengelo. Naar verwachting worden de nieuwbouw in Q3 2024 opgeleverd.

Motieven en uitdagingen

De afgelopen jaren is men ook voor verrassingen komen te staan. Zo was de impact van Covid-19 enorm, ook op de manier van werken. Het is dan zaak om efficiënt met uitdagingen om te gaan en passende oplossingen te zoeken. Voor sommige trajecten houdt dit in dat de scope moet worden bijgesteld, de ambitie opnieuw vertaald of het Programma van Eisen verkleind. Er wordt gekeken naar de consequenties qua doorlooptijd, financiën, inzet etc. Tactieken worden gesproken. Hoe houden we de stakeholders goed aangehaakt? Überhaupt worden projecten continu gemonitord. Menno: “Trajecten lopen gelijktijdig, bevinden zich in verschillende fases en hebben allemaal hun eigen kenmerken en motieven. Bij het ene traject gaat het om nieuwbouw, bij een ander om revitalisatie en bij een derde moeten de mogelijkheden voor herhuisvesting nog onderzocht worden. We houden ons niet alleen bezig met de inrichting, maar ook met het casco van het gebouw en het terrein.”

Uiteindelijk draait het allemaal om het resultaat. Geert: “We willen een werkomgeving neerzetten waar Enexis Groep en de medewerkers prettig samenwerken, met de juiste middelen, in een passende en veilige werkomgeving. Voor mij is het altijd een fijn moment als de Raad van Bestuur een besluit heeft genomen en we richting kunnen geven aan de realisatiefase, maar ook wanneer een pand is opgeleverd en in gebruik genomen, en je ziet dat men er met plezier werkt. Dat is waar je het voor doet. We nemen de medewerkers mee in de informatievoorziening en begeleiden hen met specifieke aandacht voor hun thema’s en onderwerpen. We werken intern, maar ook naar de markt toe, heel dynamisch en oplossingsgericht.” Menno vult aan: “Binnen Enexis is zoveel kennis, kunde en professionaliteit aanwezig, dat maakt het makkelijk schakelen én leuk. Het geeft mij ontzettend veel voldoening om te kunnen ondersteunen en bij te dragen aan goede huisvesting waarbij ook de duurzaamheidsgedachte een grote rol speelt. Dat blijft mooi om te zien en te doen.”

Delen:

Meer nieuws

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Compliance, van papieren tijger naar kans

Compliance, van papieren tijger naar kans

woensdag 11 juni

In een rondetafelgesprek op initiatief van Melford en CoSource, die deel uitmaken van Vebego Facility Solutions, bespreken ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

vrijdag 6 juni

Aan goede ideeën voor de verbetering van de werkomgeving is vaak geen gebrek. Veel medewerkers en managers zien dagelijks ...

Lees meer

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

donderdag 5 juni

Hoe maak je van je kantoor een plek waar mensen graag naar toe komen? Die vraag stelt Melvin Schalkx van BUREAU VANDERVORM ...

Lees meer

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

woensdag 4 juni

Empathische gebouwen ondersteunen je medewerkers en begeleiden ze naar een gezondere, productieve en duurzame werkomgeving. ...

Lees meer

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

woensdag 4 juni

In samenwerking met Sony, Vogel's, Logitech, Samsung en Kenwel lanceert AVEX 'BRIX Zero', een baanbrekend concept voor ...

Lees meer

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

dinsdag 3 juni

Op woensdag 2 juli 2025 kan jij het nieuwe, duurzame kantoor van Haskoning in Delft ontdekken, tijdens de SWP op locatie.

Lees meer

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

dinsdag 3 juni

Office Hotel, aanbieder van flexibele, all-in kantooroplossingen, breidt uit naar Amsterdam en Halfweg. De locaties OverAmstel ...

Lees meer

Webinar: het gelukmakend gebouw

Webinar: het gelukmakend gebouw

maandag 2 juni

Werkgeluk staat hoog op de agenda van organisaties. Maar terwijl we het belang ervan breed erkennen, blijken gebouwen die ...

Lees meer

SWP Talks #63 Vastgoed

SWP Talks #63 Vastgoed

woensdag 28 mei

Wat is de waarde van vastgoed binnen organisaties? Die vraag bespreekt Wim Kooyman in deze SWP Talks met gasten Paul van ...

Lees meer

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

woensdag 28 mei

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

woensdag 28 mei

De tijd van je 'eigen' bureau is voorbij, maar waar laat je dan je eigen spullen? Olssen levert sinds 2004 slimme lockers, ...

Lees meer

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

dinsdag 27 mei

De gezondheid van medewerkers is een belangrijke metric, maar is volgens Silvia de Haan niet een topic dat hoog op de lijst ...

Lees meer

Wat is de impact van je bedrijfslunch op de natuur?

Wat is de impact van je bedrijfslunch op de natuur?

maandag 26 mei

Welk eten of drinken je aanbiedt op kantoor heeft een invloed op duurzaamheid en biodiversiteitsherstel. In dit artikel ...

Lees meer

De werkomgeving als sociale hub

De werkomgeving als sociale hub

vrijdag 23 mei

Kantoren zijn al lang niet meer uitsluitend een werkplek; ze spelen een belangrijke rol in de sociale verbondenheid en mentale ...

Lees meer

Hoe past een kantoor in de flexibele wereld?

Hoe past een kantoor in de flexibele wereld?

donderdag 22 mei

Tijdens een rondetafelbijeenkomst in de HOFF-toren in Amsterdam gingen diverse belanghebbenden vanuit hun eigen achtergrond ...

Lees meer

Het Hybride Helden Festival is terug

Het Hybride Helden Festival is terug

woensdag 21 mei

BIS|Econocom organiseert het Hybride Helden Festival. Op 10 juni ontmoet je professionals, ontdek je de nieuwste technologieën, ...

Lees meer

Terug naar boven