Op structurele wijze gezamenlijk naar een eindresultaat

5 min

 

Op structurele wijze gezamenlijk naar een eindresultaat

Geert Huisman van Enexis Groep en Menno Polman van YNNO spreken in deze blog over hoe zij gezamenlijk naar een eindresultaat toe werken.

“Ieder project is uniek, ieder team is verschillend, elke uitdaging is anders. Het is nooit een herhaling van zetten.”

Bij Enexis is Geert Huisman in de rol van programmamanager verantwoordelijk voor de uitwerking van het beleid, -strategie en -realisatie van het Locatiebeleid 2030. Projecten lopen gelijktijdig naast elkaar, bevinden zich in verschillende ontwikkelingsfases en hebben stuk voor stuk hun eigen kenmerken en uitdagingen. Deze zijn vaak langdurig en complex. In 2019 haakte YNNO adviseur Menno Polman aan in de rol van gedelegeerd opdrachtgever/programmacoördinator om sturing te geven aan diverse huisvestingsprojecten van visievorming tot realisatie. 

Samenwerken en ontzorgen

Hoewel er binnen Enexis Groep jaarlijks meerdere huisvestingstrajecten gemanaged worden, liep het aantal projecten in 2019 dusdanig op dat er hulp en ondersteuning ingeschakeld werd. Menno Polman kwam het programmateam van Facility Management versterken waarin alle projecten gemonitord worden. Hij dient als verlengstuk om de huisvestingsvraagstukken te organiseren en managen. Dat varieert van de visievorming en het voorbereiden van besluiten die voorgelegd worden aan de Raad van Bestuur tot het organiseren van locatievraagstukken en het selecteren en managen van diverse, verschillende functionarissen in de ontwerp- en realisatiefase. Daarbij is Menno ook verantwoordelijk voor de aansturing van communicatie, ICT en change management in de projecten. Dat maakt het een typisch YNNO-traject, omdat projecten altijd integraal benaderd worden. Bij al deze taken is het ontzorgen van de organisatie ook een belangrijk aspect. Menno: “We werken nauw samen in het proces en hebben wekelijks of zelfs dagelijks contact en overleg. Ik ken mijn weg binnen de organisatie en schakel met alle betrokken partijen zoals onder meer Inkoop, Juridische Zaken en HSE.” Geert vult aan: “Veiligheid staat bij ons op 1. Menno maakt echt deel uit van ons team en organisatie en houdt overal rekening mee. Hij is in staat om met alle lagen binnen de organisatie te communiceren en schakelen. De expertise die hij zowel procesmatig als inhoudelijk meebrengt, is absoluut van toegevoegde waarde. Denk aan het adviseren in aanbestedingsstrategieën of change management. Het gaat ons erom dat iemand inhoudelijk mee kan denken en praten, richting weet te geven, een sparringpartner is, maar ook uitvoering aan de plannen kan geven.” 

Gestandaardiseerde aanpak

De organisatie van de projecten verloopt zeer gestructureerd. Geert: “Wij werken met een gestandaardiseerde aanpak waarin de kaders en uitgangspunten op het gebied van huisvesting vastgelegd zijn. Dat gaat onder meer over vestigingsplaatskeuze, duurzaamheid, kwaliteitsligging, mobiliteitstrajecten, de werkomgeving. We maken gebruik van proces- en governance-modellen waarin gedefinieerde stappen bepalen hoe wij huisvestingsvraagstukken aanvliegen. Dat begint met het bepalen van de aanleiding, gevolgd door de initiatiefase en definitiefase. Er worden business cases en strategische keuzes gemaakt. In deze fases onderzoeken en analyseren we gezamenlijk welke scenario’s voor de huisvesting mogelijk zijn en dan gaan we richting besluitvorming. Vervolgens kan Menno aan de slag om het uit te werken en sluiten we af met de realisatie- en implementatiefase.” In al deze stappen is duidelijk wie wanneer welke input nodig heeft, welke collega’s een bijdrage moeten leveren, welke afdelingen aan zet zijn. HSE, Inkoop, Control, Facilitair, adviseurs, makelaars; alle betrokkenen en taken worden zorgvuldig vastgelegd in de standaardaanpak die procesmatig wordt geregisseerd. “Juist omdat zoveel projecten gelijktijdig lopen, in verschillende fases, is het van groot belang dat de juiste mensen met de juiste intenties aan het werk gezet worden en dat resultaten worden samengevat voor stuurgroepen waaraan gerapporteerd wordt. Op deze manier werken we op structurele wijze gezamenlijk naar het resultaat toe”, aldus Geert.

KADER Casus

Na het vaststellen van Locatiebeleid 2030 eind 2018, is in 2019 het onderzoek naar de toekomstige huisvesting voor de regiokantoren van Emmen en Hengelo gestart. Het aflopende huurcontract, en de omvang en indeling van de kantoren en bedrijfsruimten waren niet meer passend bij de gewenste bedrijfsvoering. Na een zorgvuldig besluitvormingsproces is een keuze gemaakt voor nieuwe locatie. Vervolgens is in april 2021 het ontwerptraject gestart. Als gevolg van de Covid-19 pandemie, spanning in de geopolitiek en de toenemende schaarste van materialen is na een intensief ontwerp- en aanbestedingstraject uiteindelijk in maart 2023 succesvol de aannemer gecontracteerd waarna in juni 2023 is gestart met de bouw voor de nieuwbouw voor de regiovestigingen in Emmen & Hengelo. Naar verwachting worden de nieuwbouw in Q3 2024 opgeleverd.

Motieven en uitdagingen

De afgelopen jaren is men ook voor verrassingen komen te staan. Zo was de impact van Covid-19 enorm, ook op de manier van werken. Het is dan zaak om efficiënt met uitdagingen om te gaan en passende oplossingen te zoeken. Voor sommige trajecten houdt dit in dat de scope moet worden bijgesteld, de ambitie opnieuw vertaald of het Programma van Eisen verkleind. Er wordt gekeken naar de consequenties qua doorlooptijd, financiën, inzet etc. Tactieken worden gesproken. Hoe houden we de stakeholders goed aangehaakt? Überhaupt worden projecten continu gemonitord. Menno: “Trajecten lopen gelijktijdig, bevinden zich in verschillende fases en hebben allemaal hun eigen kenmerken en motieven. Bij het ene traject gaat het om nieuwbouw, bij een ander om revitalisatie en bij een derde moeten de mogelijkheden voor herhuisvesting nog onderzocht worden. We houden ons niet alleen bezig met de inrichting, maar ook met het casco van het gebouw en het terrein.”

Uiteindelijk draait het allemaal om het resultaat. Geert: “We willen een werkomgeving neerzetten waar Enexis Groep en de medewerkers prettig samenwerken, met de juiste middelen, in een passende en veilige werkomgeving. Voor mij is het altijd een fijn moment als de Raad van Bestuur een besluit heeft genomen en we richting kunnen geven aan de realisatiefase, maar ook wanneer een pand is opgeleverd en in gebruik genomen, en je ziet dat men er met plezier werkt. Dat is waar je het voor doet. We nemen de medewerkers mee in de informatievoorziening en begeleiden hen met specifieke aandacht voor hun thema’s en onderwerpen. We werken intern, maar ook naar de markt toe, heel dynamisch en oplossingsgericht.” Menno vult aan: “Binnen Enexis is zoveel kennis, kunde en professionaliteit aanwezig, dat maakt het makkelijk schakelen én leuk. Het geeft mij ontzettend veel voldoening om te kunnen ondersteunen en bij te dragen aan goede huisvesting waarbij ook de duurzaamheidsgedachte een grote rol speelt. Dat blijft mooi om te zien en te doen.”

Delen:

Meer nieuws

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Onzekerheid de enige constante

Onzekerheid de enige constante

maandag 16 juni

Het nieuwe normaal is misschien wel het nieuwe onbekende. Tijdens een Round Table gingen professionals van onder andere ...

Lees meer

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Terug naar boven