Op structurele wijze gezamenlijk naar een eindresultaat
Geert Huisman van Enexis Groep en Menno Polman van YNNO spreken in deze blog over hoe zij gezamenlijk naar een eindresultaat toe werken.
“Ieder project is uniek, ieder team is verschillend, elke uitdaging is anders. Het is nooit een herhaling van zetten.”
Bij Enexis is Geert Huisman in de rol van programmamanager verantwoordelijk voor de uitwerking van het beleid, -strategie en -realisatie van het Locatiebeleid 2030. Projecten lopen gelijktijdig naast elkaar, bevinden zich in verschillende ontwikkelingsfases en hebben stuk voor stuk hun eigen kenmerken en uitdagingen. Deze zijn vaak langdurig en complex. In 2019 haakte YNNO adviseur Menno Polman aan in de rol van gedelegeerd opdrachtgever/programmacoördinator om sturing te geven aan diverse huisvestingsprojecten van visievorming tot realisatie.
Samenwerken en ontzorgen
Hoewel er binnen Enexis Groep jaarlijks meerdere huisvestingstrajecten gemanaged worden, liep het aantal projecten in 2019 dusdanig op dat er hulp en ondersteuning ingeschakeld werd. Menno Polman kwam het programmateam van Facility Management versterken waarin alle projecten gemonitord worden. Hij dient als verlengstuk om de huisvestingsvraagstukken te organiseren en managen. Dat varieert van de visievorming en het voorbereiden van besluiten die voorgelegd worden aan de Raad van Bestuur tot het organiseren van locatievraagstukken en het selecteren en managen van diverse, verschillende functionarissen in de ontwerp- en realisatiefase. Daarbij is Menno ook verantwoordelijk voor de aansturing van communicatie, ICT en change management in de projecten. Dat maakt het een typisch YNNO-traject, omdat projecten altijd integraal benaderd worden. Bij al deze taken is het ontzorgen van de organisatie ook een belangrijk aspect. Menno: “We werken nauw samen in het proces en hebben wekelijks of zelfs dagelijks contact en overleg. Ik ken mijn weg binnen de organisatie en schakel met alle betrokken partijen zoals onder meer Inkoop, Juridische Zaken en HSE.” Geert vult aan: “Veiligheid staat bij ons op 1. Menno maakt echt deel uit van ons team en organisatie en houdt overal rekening mee. Hij is in staat om met alle lagen binnen de organisatie te communiceren en schakelen. De expertise die hij zowel procesmatig als inhoudelijk meebrengt, is absoluut van toegevoegde waarde. Denk aan het adviseren in aanbestedingsstrategieën of change management. Het gaat ons erom dat iemand inhoudelijk mee kan denken en praten, richting weet te geven, een sparringpartner is, maar ook uitvoering aan de plannen kan geven.”
Gestandaardiseerde aanpak
De organisatie van de projecten verloopt zeer gestructureerd. Geert: “Wij werken met een gestandaardiseerde aanpak waarin de kaders en uitgangspunten op het gebied van huisvesting vastgelegd zijn. Dat gaat onder meer over vestigingsplaatskeuze, duurzaamheid, kwaliteitsligging, mobiliteitstrajecten, de werkomgeving. We maken gebruik van proces- en governance-modellen waarin gedefinieerde stappen bepalen hoe wij huisvestingsvraagstukken aanvliegen. Dat begint met het bepalen van de aanleiding, gevolgd door de initiatiefase en definitiefase. Er worden business cases en strategische keuzes gemaakt. In deze fases onderzoeken en analyseren we gezamenlijk welke scenario’s voor de huisvesting mogelijk zijn en dan gaan we richting besluitvorming. Vervolgens kan Menno aan de slag om het uit te werken en sluiten we af met de realisatie- en implementatiefase.” In al deze stappen is duidelijk wie wanneer welke input nodig heeft, welke collega’s een bijdrage moeten leveren, welke afdelingen aan zet zijn. HSE, Inkoop, Control, Facilitair, adviseurs, makelaars; alle betrokkenen en taken worden zorgvuldig vastgelegd in de standaardaanpak die procesmatig wordt geregisseerd. “Juist omdat zoveel projecten gelijktijdig lopen, in verschillende fases, is het van groot belang dat de juiste mensen met de juiste intenties aan het werk gezet worden en dat resultaten worden samengevat voor stuurgroepen waaraan gerapporteerd wordt. Op deze manier werken we op structurele wijze gezamenlijk naar het resultaat toe”, aldus Geert.
KADER Casus
Na het vaststellen van Locatiebeleid 2030 eind 2018, is in 2019 het onderzoek naar de toekomstige huisvesting voor de regiokantoren van Emmen en Hengelo gestart. Het aflopende huurcontract, en de omvang en indeling van de kantoren en bedrijfsruimten waren niet meer passend bij de gewenste bedrijfsvoering. Na een zorgvuldig besluitvormingsproces is een keuze gemaakt voor nieuwe locatie. Vervolgens is in april 2021 het ontwerptraject gestart. Als gevolg van de Covid-19 pandemie, spanning in de geopolitiek en de toenemende schaarste van materialen is na een intensief ontwerp- en aanbestedingstraject uiteindelijk in maart 2023 succesvol de aannemer gecontracteerd waarna in juni 2023 is gestart met de bouw voor de nieuwbouw voor de regiovestigingen in Emmen & Hengelo. Naar verwachting worden de nieuwbouw in Q3 2024 opgeleverd.
Motieven en uitdagingen
De afgelopen jaren is men ook voor verrassingen komen te staan. Zo was de impact van Covid-19 enorm, ook op de manier van werken. Het is dan zaak om efficiënt met uitdagingen om te gaan en passende oplossingen te zoeken. Voor sommige trajecten houdt dit in dat de scope moet worden bijgesteld, de ambitie opnieuw vertaald of het Programma van Eisen verkleind. Er wordt gekeken naar de consequenties qua doorlooptijd, financiën, inzet etc. Tactieken worden gesproken. Hoe houden we de stakeholders goed aangehaakt? Überhaupt worden projecten continu gemonitord. Menno: “Trajecten lopen gelijktijdig, bevinden zich in verschillende fases en hebben allemaal hun eigen kenmerken en motieven. Bij het ene traject gaat het om nieuwbouw, bij een ander om revitalisatie en bij een derde moeten de mogelijkheden voor herhuisvesting nog onderzocht worden. We houden ons niet alleen bezig met de inrichting, maar ook met het casco van het gebouw en het terrein.”
Uiteindelijk draait het allemaal om het resultaat. Geert: “We willen een werkomgeving neerzetten waar Enexis Groep en de medewerkers prettig samenwerken, met de juiste middelen, in een passende en veilige werkomgeving. Voor mij is het altijd een fijn moment als de Raad van Bestuur een besluit heeft genomen en we richting kunnen geven aan de realisatiefase, maar ook wanneer een pand is opgeleverd en in gebruik genomen, en je ziet dat men er met plezier werkt. Dat is waar je het voor doet. We nemen de medewerkers mee in de informatievoorziening en begeleiden hen met specifieke aandacht voor hun thema’s en onderwerpen. We werken intern, maar ook naar de markt toe, heel dynamisch en oplossingsgericht.” Menno vult aan: “Binnen Enexis is zoveel kennis, kunde en professionaliteit aanwezig, dat maakt het makkelijk schakelen én leuk. Het geeft mij ontzettend veel voldoening om te kunnen ondersteunen en bij te dragen aan goede huisvesting waarbij ook de duurzaamheidsgedachte een grote rol speelt. Dat blijft mooi om te zien en te doen.”
