Kijk naar opbrengsten in plaats van naar kosten
Organisaties zijn wettelijk verantwoordelijk voor health, maar zouden gek zijn als ze niet ook zouden investeren in happiness van medewerkers. Dat stelde de Round Table die Smart Workplace bij EDGE Technologies organiseerde.
Bij deze Round Table zaten zowel aanbieders als eindgebruikers aan tafel. Beide groepen zijn het erover eens dat het bij zulke investeringen erom gaat naar de opbrengsten te kijken in plaats van naar de kosten. Op de foto staan de deelnemers van links naar rechts: Gertie Hoeve-Hoeijmakers, Marnix Mali, Eelco Voogd, Jan Hein Tiedema, Yvette Tietema, Wim Kooyman, Ellis ten Dam en Karin Janssen. Onderaan dit artikel zijn de testomonials van hen te lezen.
door Peter Bekkering
Stelling 1: De organisatie is niet verantwoordelijk voor de happiness van haar medewerkers, maar wel voor de health.
Gertie Hoeve (Océ) trapt af. Voor haar begint een healthy werkomgeving met veiligheid, omdat dat een wettelijke verantwoordelijkheid is. “Vervolgens heb je er als organisatie belang bij om er stapjes bovenop te zetten. En vragen te stellen zoals ‘hoe prettig vindt iemand het om er te zijn? en ‘hoe uitnodigend is de werkplek?’.”
Jan Hein Tiedema (EDGE) gaat nog een stap verder: “Ik denk dat ook happy extreem belangrijk is, want als medewerkers niet happy zijn wordt er niet geperformd. Daarom heb je als werkgever ook een verantwoordelijkheid om medewerkers zo happy mogelijk te krijgen. Voor ons is health daarbij een onderdeel om te komen tot die happiness.”
Karin Janssen (Rabobank) is het ermee eens dat een organisatie de verantwoordelijkheid moet nemen om ervoor te zorgen dat mensen met plezier naar hun werk gaan. “Daarom meten we als Rabobank viermaal per jaar de engagement van de medewerkers. Als management kijken we naar wat er gevraagd wordt en naar wat er nodig om de performance naar een hoger level te krijgen. Dat doen we onder meer door een paar keer per jaar performance and health classes te volgen en vervolgens daarover in gesprek te gaan met de medewerkers. Verder werken de afdelingen Facilities en HR samen op dit onderwerp. We merken in de war on talent dat de workplace steeds bepalender wordt, hierdoor wordt het meer en meer een business aangelegenheid.”
Dat laatste is een beeld dat Marnix Mali (Booking.com) herkent. Hij voegt daar bovendien nog een element aan toe, de locatie: “Booking.com zit bewust mondiaal op plekken dichtbij het centrum omdat mensen dat belangrijk vinden vanwege de dynamiek en omdat het makkelijk te bereiken is per fiets of openbaar vervoer. En als mensen daardoor happy en healthy zijn werken ze ook beter.” Booking.com ging ook nooit mee in de mode van het thuiswerken. “Wij geloven in het met elkaar op kantoor werken, voor meer en betere ideeen. Als je die visie aanhangt, heb je als werkgever natuurlijk wel de verplichting om iets extra’s te doen met de workplace. Bovendien is vanwege de scheiding werk-privé het kantoor in het weekeind dicht en slechts beperkt ‘s avonds open.” Mede door deze keuzes is Booking.com erin geslaagd om ondanks het feit dat er uiteenlopende nationaliteiten en culturen werken toch een gezamenlijke bedrijfscultuur te creëren. Mali: “En daarom is het bij ons ook heel belangrijk dat iedereen zich welkom voelt.”
Workplace kwalifier voor jongeren
Het brengt Eelco Voogd (WPA) tot de observatie dat voor jonge organisaties workplace vaak een kwalifier is en voor oude traditionele bedrijven een ‘niet-diskwalifier’. “Bij die laatste organisaties wordt er veel over gepraat, maar wordt het nog niet echt doorleefd. Dat komt mede omdat daar share holders value belangrijker is dan het goed zorgen voor mensen.” Tiedema waarschuwt voor de gevolgen daarvan: “Als je je op de korte termijn door share holders value laat leiden, ben je als bedrijf op de middellange termijn dood.” Tiedema ziet ook internationaal grote verschillen. “Neem activity based working. In de VS doet 2 procent dat, in Nederland is dat 50-50.”
Yvette Tietema (Ecophon) ziet de stelling in een breder perspectief: “Sec is de organisatie niet verantwoordelijk voor de happiness van de medewerkers, maar organisaties zijn heel dom als ze happiness van medewerkers niet serieus nemen. Gelukkig zie ik wel een trend in de goede richting, mede omdat er meer dan 30 jaar aan onderzoek is naar het belang van gelukkige medewerkers en de werkomgeving, maar desalniettemin zie ik nog wel een taak voor ons weggelegd om de board hier bewust van te maken en om ze met gekwantificeerde resultaten bij de hand te nemen.”
Dat laatste spreekt Ellis ten Dam (Royal HaskoningDHV) zeer aan: “We moeten het lef hebben om happiness op tafel te leggen en met die kwantificeerbare resultaten de koppeling te maken met het primaire proces. Zoals we ook doen met gegevens over licht, binnenklimaat en groen. Daarom maken we nu ook voor onze klanten concreet welke waarde van belang is en maken we dit zoveel mogelijk meetbaar, zowel de objectieve kant – hoe presteert het gebouw – als de subjectieve kant – hoe de eindgebruiker de betreffende waarde beoordeeld. Tiedema vult aan: “Als wij een ruimte verhuren vragen we aan de huurder of we een meting mogen laten doen door een externe partij van hun huidige en van hun nieuwe situatie. Zodat we ook weten wat verhuizen doet op langere termijn.”
Ook Booking.com doet aan workplace-testen, vertelt Mali: “Op één verdieping hebben we vier concepten toegepast. Vervolgens meten we 2,5 maand de resultaten. Aan de proef doen 300 medewerkers die elke 2 weken van workplaceconcept wisselen. Daarbij kijken we met sensoren en via belevings-vragen wat nu echt gebruikt wordt en hoe onze mensen de verschillende concepten ervaren.”
Stelling 2: Het sturen op health en happiness in organisaties wordt gedreven door het zich willen kwalificeren voor nieuw talent.
Hoeve legt meteen een ander accent. “Bij Océ gaat het naast het werven van nieuw talent ook zeker over medewerkers die langer (moeten) blijven werken: hoe houd ik die medewerkers fit? Lichamelijk maar ook geestelijk. Waarbij het overigens niet nodig is dat de ouderen op dezelfde manier kunnen en moeten werken als de jongeren. Maar ze moeten wel bepaalde competenties ontwikkelen die de digitalisering van het werk van hen vraagt.” Tietema deed ooit onderzoek naar generatiedenken: “Daaruit kwam naar voren dat de generaties niet zozeer verschillen, maar dat het er meer om gaat hoe je je werk doet en wat voor werk je doet. En dat je als werkgever niet in generaties moet denken, maar er wel rekening mee moet houden dat zintuigen van ouderen minder goed functioneren en dat de werkomgeving dus van een hoogwaardiger kwaliteit moet zijn qua akoestiek, licht etc.”
Mali beaamt het belang van het zorgen voor bestaande medewerkers, maar geeft aan dat vanwege culturele verschillen soms lokaal working places kunnen verschillen. “Zo hebben we op onze kantoren in Azië napping zones. Daar vanzelfsprekend, maar hier in Europa minder geaccepteerd. Tegelijkertijd kunnen we daarvan leren.” Vanwege de health en happiness doet Voogd een oproep aan organisaties: “Beloon loyaliteit! En denk niet alleen aan nieuwe medewerkers.”
Sociale interactie stimuleren
Tiedema vertelt hoe deze stelling invloed had op het realiseren van EDGE Technologies. “In de crisis was er geen bedrijf dat zich voor langere tijd wilde binden, terwijl we tegelijkertijd wisten dat de behoefte aan kwalitatief hoogwaardige gebouwen alleen maar zou toenemen. Om dit te ondervangen hebben we een gebouw gerealiseerd waarbij we enerzijds flexibiliteit willen bieden en een diversiteit aan huurders en typen werkplekken en anderzijds een ruimte willen bieden die de organisaties in staat stelt te performen, zowel bij het behouden van bestaande medewerkers als bij het aantrekken van nieuwe medewerkers. Daarbij hebben we gezien dat de basis - lucht, licht, geluid en temperatuur - in ieder geval goed moet zijn. Daarnaast willen we een gebouw dat sociale interactie stimuleert. En een gebouw dat inspireert. Dat laatste hebben we gedaan door een dynamische mix van huurders te maken en te faciliteren dat ze elkaar tegenkomen.”
Het verhaal spreekt Ten Dam enorm aan. Want het nieuwe gebouw van Royal HaskoningDHV aan de Amsterdamse Contactweg is gebaseerd op vergelijkbare uitgangspunten. “Wij hebben aan het begin gezegd: wij willen geen vierkante meters maar een gebouw dat voor ons werkt. Daarom hebben we gedefinieerd wat daarvoor nodig was. Zoals coworking. Onderling, maar ook met klanten en andere partijen. Ook gezond was een belangrijk item, letterlijk maar ook in de vorm van engagement. En als derde en vierde items circulariteit en energieneutraal. Vervolgens hebben we de markt uitgedaagd om te beschrijven hoe we er in 2022 zouden werken.” Inmiddels zit Royal HaskoningDHV er anderhalf jaar. “We zien dat klanten graag daar afspreken, dat mensen van buiten ‘proeven’ wie we zijn en dat onze eigen medewerkers trots zijn op hun werkomgeving. Bovendien is het voor hen inspirerend om het ondernemerschap en de nieuwsgierigheid te zien van de 50 start-ups die in het gebouw zitten. Want die eigenschappen willen we ook bij onze eigen mensen naar boven halen.”
Het brengt Ten Dam uiteindelijk tot een generieke uitdaging voor alle aanwezigen: “Maak werkomgevingen die recht doen aan de dynamiek in je organisatie en de verscheidenheid van mensen. Een goede werkomgeving is een goede mix van open en gesloten en van grote en kleine ruimten. Het geheel moet vervolgens aansluiten bij de visie c.q. het DNA van je organisatie en het moet aantrekkelijk zijn voor mensen om er te zijn, zodat veel interactie mogelijk is.”
Stelling 3: Ons health en happiness beleid werpt duidelijk zijn vruchten af.
Tiedema trapt af. Hij gaat in op het voorbeeld van The Edge, het hoofdkantoor van Deloitte op de Zuidas. “Deloitte merkt dat sinds ze daar gehuisvest zijn er 60 procent meer aanmeldingen binnenkomen. Van die groep geeft 60 tot 75 procent aan dat ze in The Edge willen werken. Het gebouw doet dus wel degelijk iets. Het is misschien wel de visualisatie van Deloitte als innovatief bedrijf dat zich ook om de aarde bekommert.” Het heeft echter ook een keerzijde: “Het was de bedoeling dat er 1700 mensen zouden werken, nu zijn dat er 3500. Dus gaat het gebouw ooit aan zijn succes ten onder, want veel faciliteiten kunnen dat aantal mensen niet aan. Want mensen raken geïrriteerd doordat er te weinig meeting rooms zijn en te weinig parkeerplaatsen en doordat ze te lang op een lift moeten wachten. De les is dus dat je kritisch moet zijn over die balans tussen voorzieningen en gebruik.”
Bij EDGE Technologies legt OVG andere accenten. “We zetten hier in op actieve communicatie rond gezondheid. Daarom hebben we een gebouw ontworpen dat uitnodigt om te bewegen en te ontmoeten. Met een duidelijk zichtbare trap en gevisualiseerd groen. Maar we gaan verder. Zo hebben we ook de cateraar gevraagd om te communiceren over voedingswaarde als onderdeel van bewustwording. Natuurlijk slaat het misschien maar bij 15 procent aan, maar die praten er wel over. En de rest klaagt er in ieder geval niet over. Hetzelfde geldt voor de gym in het gebouw. De exploitant geeft presentaties over gezondheid en stressmanagement. En ook al bereik je daar maar een paar mensen mee, voor die mensen is het wel heel belangrijk. En ook zij praten erover. Dus, resumerend, ja ik beaam de stelling maar teken er ook bij aan dat je nooit iedereen gelukkig kunt maken.”
Onderbouwen door te meten
Booking.com is begonnen met de bouw van een nieuwe campus aan de oostelijke rand van het Oosterdokseiland in Amsterdam. Naast een kantoorruimte voor 4000 medewerkers in Amsterdam en een opleidingscentrum voor de ruim 17000 medewerkers van het bedrijf wereldwijd, zal het de campus van 65.000 vierkante meter ook multifunctionele faciliteiten bieden die beschikbaar zijn voor een breder publiek. Vanaf het begin wist Booking.com dat de campus niet groot genoeg zou zijn om de groei van het bedrijf op te vangen. Mali: “Toch wilden we het doen want vooral de afdelingen die veel met elkaar moeten werken zoals Technology, Product en Marketing kunnen daar grotendeels terecht.”
Mali vindt dat het health en happiness beleid van Booking.com duidelijk zijn vruchten afwerpt. “Ik kan dat ook onderbouwen want we meten alles. Dat past ook bij ons DNA, want we zijn een datadriven bedrijf. Een van de indicatoren is retentie. Die is hoog, zowel op de technologieafdeling met medewerkers waar flink aan wordt getrokken als op de callcenters. Wij vinden al onze medewerkers belangrijk, want we realiseren ons dat goede mensen ook goed zijn voor onze klanten.”
Janssen geeft aan dat de Rabobank veel tijd en energie erin steekt om de pijler vitaliteit te laten landen. “We experimenteren hierin net zoals destijds met Het Nieuwe Werken. De Rabobank met het kantoor aan de Utrechtse Croeselaan was een voorloper met dit nieuwe concept. Nog steeds wordt dit pand vaak als referentiepand gebruikt bij nieuwbouw voor andere corporate organisaties omdat we inspelen op nieuwe ontwikkelingen.” Ze benadrukt dat het belangrijk was om het samen met de business te ontwikkelen. “In die ontwikkeling zijn ook vitaliteitspunten meegenomen zoals het stimuleren van traplopen en gezonde voeding.”
Daar komt bij, vult Mali aan, dat vitaliteit niet meer als kosten wordt gezien, maar als investering. Tietema beaamt dat er op dat punt zeker een bewustwording aan het plaatsvinden is. Toch vertaalt zich dat - nog - niet in meer aandacht voor bijvoorbeeld akoestiek, terwijl dat wel van groot belang is voor een plezierige werkomgeving en voor de vitaliteit. Ten Dam knikt instemmend: “Ik ben blij om hiervoor bouwfysica in een vroeg stadium aan boord te hebben. Je ziet nu een tegenbeweging naar vooral gesloten werkplekken, ook omdat open omgevingen akoestisch niet goed worden ingericht. Dat zou een ander uiterste betekenen met andere nadelen. Open ruimtes zijn juist belangrijk vanwege de interactie.” Voogd sluit af met een advies aan de deelnemers: “Het gaat erom dat je de mensen bewust maakt van hoe ze hun werkplek gebruiken. En dat ze data over hun eigen gebruik krijgen waar ze hun behoeften op kunnen baseren. Kijk daarom niet naar wat mensen willen, maar naar hoe ze hun werkplek gebruiken.”
Stelling 4: Het beleid en de aanpak voor health en happiness is overal hetzelfde.
Tietema is het er pertinent mee oneens. “Het is niet zo en ik vind dat het ook niet zo zou moeten zijn. Want wat bij Google misschien prima werkt moet je bij een advocatenkantoor niet doen. Bovendien is health en happiness voor verschillende mensen heel anders. Dus moet je persoonlijkheidskenmerken en individuele factoren meenemen.”
Ook Voogd gelooft niet in het ‘one size fits all’. “Ik geloof dat je heel erg moet kijken naar de organisatie en het DNA ervan. Eigenlijk geldt alleen voor de onderste treden van de Maslow-piramide de stelling: een kantoor moet niet te warm of te koud zijn etc.”
Koppelen aan eigen doelen
Ten Dam beaamt en vult aan: “Een werkomgeving en cultuur van een organisatie moeten consistent zijn met elkaar. Het hangt ook af van een fase waarin een organisatie zich bevindt waar je moet beginnen en aan welke knoppen je moet draaien. Wel vind ik het belangrijk om als organisatie health en happiness aan je eigen doelstellingen te koppelen. Want dan gaat het leven en is het geen ding vanuit HR beleid of vanuit real estate beleid.”
Hoeve wijst erop dat ze bij Océ met zulke diverse groepen medewerkers te maken heeft, dat het bij health en happiness per definitie nodig is om te kijken wat voor een bepaalde groep werkt.
Booking.com kiest er voor om per medewerker hetzelfde te investeren in health en happiness. “Dat doen we omdat het voor iedereen even belangrijk is.” Daarnaast hebben de kantoren mondiaal een look en feel die specifiek Booking.com is. “Dat komt door de vormgeving van de omgeving maar ook door wat je voelt en door hoe mensen met elkaar omgaan. Je ziet dat de medewerkers die we aantrekken, waar ze ook vandaan komen, er bewust voor kiezen om in zo’n cultuur te willen werken.”
Janssen is het gedeeltelijk met de stelling eens. “Natuurlijk zijn er bepaalde uitgangspunten die een bedrijf authentiek maken. Maar er zijn ook verschillen, bijvoorbeeld vanwege de maatschappelijke agenda en bepaalde trends. Neem het rookvrij maken van de werkplek. Daarin zijn we in Nederland verder dan in bepaalde andere landen.”
Tot slot
Aan het eind van het rondetafelgesprek benadrukt Mali nogmaals het belang van het onderwerp, dat bovendien zijns inziens alleen nog maar zal toenemen. Maar ook los daarvan moeten organisaties er in investeren. “Het is nooit weggegooid geld.” Tiedema vindt het daarom belangrijk dat organisaties de shift van kostenkant naar waardenkant vasthouden. Tietema benadrukt daarbij dat organisaties moeten doorvragen naar het gebruik van de werkplek. “En neem dat vervolgens ook mee in je health en happiness beleid.”
Ten Dam zou graag meer met organisaties in gesprek willen over de opbrengstenkant van health en happiness. “Het is goed om zowel de aanbiederskant als de eindgebruikerskant aan tafel te hebben. Zodat er kennisdeling kan plaatsvinden.” Voogd vult aan: “Als je dat doet kun je een goede koppeling maken tussen de nagestreefde waarden en de daarvoor benodigde maatregelen.” Hoeve knikt instemmend: “Het gaat er om hoe je echt tot elkaar komt, in plaats van als uitgangspunt budgetten of vierkante meters te nemen.” Het is een stap die de Rabobank al heeft genomen, aldus Janssen: “We denken niet in vierkante meters, maar in werkplekken en in een aantal medewerkers die we willen huisvesten.”
Tiedema vult aan: “Bij EDGE Technologies hebben we geprobeerd geen huurcontracten op basis van vierkante meters te maken. We presenteren een totaalpakket en de huurder moet bepalen of dat aanbod de prijs rechtvaardigt.”
De deelnemers
Gastheer van de Round Table over Health & Happiness is Jan Hein Tiedema, algemeen directeur van OVG Real Estate. OVG ontwikkelde EDGE Technologies. Omdat Tiedema tegelijkertijd ook in het pand aan de Fred. Roeskestraat werkt, kan hij ook als gebruiker erover oordelen.
Gertie Hoeve is HR Manager bij Océ. Omdat ze zelf al zo’n 40 jaar bij het bedrijf werkt, kan ze met recht een ervaringsdeskundige genoemd worden op het gebied van wat mensen prettig vinden en wat de toekomst op dat gebied vraagt.
Eelco Voogd is CEO van WPA (Work & People Analytics). WPA analyseert werkprocessen, cultuur en waardenetwerken binnen organisaties. Aan de hand daarvan laat WPA zien hoe organisaties hun manier van werken kunnen verbeteren.
Yvette Tietema was op het moment van de ronde tafel Concept Developer Office bij Ecophon. Inmiddels werkt ze als Senior Workplace Strategist en Gedrag & Verander-expert bij YNNO. Ze doet veel onderzoek naar wat werkomgevingen doen met mensen. Daarbij besteedt ze niet alleen aandacht aan de fysieke omgeving maar ook aan zaken als persoonlijkheidskenmerken, werkactiviteiten en individuele factoren.
Karin Janssen is directeur Facilities bij de Rabobankorganisatie. Ze is verantwoordelijk voor de inkoop, operations van HR, het vastgoed en het facilitair bedrijf. Ze gelooft in de slogan ‘happy people=happy customers’ en werkt daarom nauw samen met HR om te experimenteren en een omgeving te creëren om ‘happy people’ te bevorderen.
Marnix Mali is bij Booking.com verantwoordelijk voor Real Estate en Workplace Services. Daar zag hij de afgelopen jaren hoe belangrijk het is dat tastbare zaken aansluiten bij de cultuur van een organisatie.
Ellis ten Dam is business development director en consultant bij Royal HaskoningDHV. In die hoedanigheid werkt ze aan het vakgebied tussen mens, organisatie en omgeving. “Mensen moeten op een plek willen zijn. Alleen dan krijg je kruisbestuiving en het lerend en innoverend vermogen waarnaar organisaties op zoek zijn.”
Organisatie
De Round Table ‘Health & Happiness’ werd georganiseerd door Smart WorkPlace en haar Founding Partners Royal HaskoningDHV en WPA.
