Wat kan een programmamanager leren van een ontwerper?
De werkwijze van een ontwerper en programmamanager zijn in het ideale geval aanvullend. Iris van Genuchten van Smart WorkPlace partner TwynstraGudde schreef een blog over hoe ze elkaar versterken.
Sinds augustus heb ik een nieuw huis. Nou ja, huis. Het is een gymzaal waar we een huis van gaan maken. We hebben uiteraard nog geen gordijnen, dus om de inkijk te beperken kocht ik plakfolie. Door mijn gebrek aan ervaring met plakfolie-plakken en al het stof op de ruiten, werd mijn raam al snel een bergachtig landschap vol met luchtbellen. Dat is niet zo mooi, maar wel leuk.
De afgelopen weken betrapte ik mezelf er namelijk steeds vaker op dat ik met die luchtbelletjes zat te spelen. Mijn handen ontdekten dat ze het vooral leuk vonden om belletjes samen te voegen. Het is soms even zoeken vanaf welke kant dit het beste lukt, maar dan opeens ‘hop’, zijn twee bellen één groter belletje geworden.
Satisfying
Datzelfde gevoel had ik ook toen ik me als antropoloog bezig ging houden met ontwerpen bij IJsfontein. IJsfontein is een ontwerpbureau dat met behulp van spelend leren zoekt naar creatieve en innovatieve oplossingen voor maatschappelijke en culturele vraagstukken. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een app die het bespreekbaar maken van depressie onder jongeren stimuleert of een interventie waarmee we bewoners bewust maken van hun gedrag zodat ze zuiniger omgaan met energie. Als antropoloog-onderzoeker was het mijn taak om samen met ontwerpers te komen tot nieuwe inzichten en vanuit daar tot een werkbaar product.
Al snel werd het me duidelijk dat er één hele belangrijke overeenkomst is tussen een ontwerper en een antropoloog: We zijn beiden oké met weten dat we het niet weten.
En dat ‘oké zijn’ met weten dat we het niet (zeker) weten is in mijn ogen iets goeds. Cruciaal zelfs, als we de problemen zoals energietransitie, groeiende ongelijkheid, dalend vertrouwen in de overheid, landbouw- en natuurcrisissen - op willen lossen. Want zoals we inmiddels allemaal weten zijn dit complexe en chaotische uitdagingen die we niet zomaar uit elkaar kunnen trekken en in hapklare brokken op kunnen lossen. Als we beginnen te denken over een oplossing kunnen we simpelweg niet weten hoe dat uit gaat uitpakken. We zullen het onderweg moeten uitvinden.
Na IJsfontein kwam ik terecht bij TwynstraGudde als social designer. Ik kwam in contact met het vakgebied van programmamanagement en met programmamanagers. Wederom werden er in mijn hoofd twee luchtbellen samengevoegd tot één.
Ik leerde van de manier waarop programmamanagers problemen aanpakken en zag hoe zij in complexe en chaotische situaties over het algemeen geneigd zijn om te gaan structureren. Programmamanagers weten hoe een systeem – bijvoorbeeld het systeem van hoe de overheid georganiseerd is – in elkaar zit en hoe ze dit kunnen inzetten om hun programmadoelen te bereiken. Mijn antropologen- en, inmiddels ook, ontwerpersblik drong zich op. Want waar een programmamanager in complexe situaties gaan structuren, gaan ontwerpers en antropologen op zoek naar de verhalen van echte mensen.
De leefwereld volgt andere structuren dan organisaties doen
Een voorbeeld: de fysieke leefomgeving en het sociale domein zijn in de systeemwereld van elkaar gescheiden maar in de leefwereld zijn ze innig met elkaar verbonden. Denk bijvoorbeeld aan een thema als eenzaamheid onder ouderen. Hoewel dit duidelijk valt onder het sociale domein, heeft de inrichting en de voorzieningen van de fysieke leefomgeving hier wel degelijk een sterke invloed op.
En daar zit de kracht van de ontwerper. Een ontwerper richt zich primair op de ‘gebruiker’ en de leefwereld waarin hij of zij zich bevindt. Vanuit daar kijkt hij hoe thema’s logisch samenhangen.
Op dit moment worden ontwerpers vooral gezien als makers. Zij maken de oplossing en worden vaak pas laat in het proces betrokken. Maar wat als je als programmamanager al eerder gebruik maakt van de blik van een ontwerper? Of beter nog, als je als programmamanager leert kijken en denken als een ontwerper?
Hieronder drie manieren van werken die typisch zijn voor een ontwerper:
1. Een ontwerper start met empathisch onderzoek
Kwalitatieve onderzoeksmethodes, zoals veldwerk en open gesprekken staan hierin centraal. De kern is dat een ontwerper zich altijd probeert te verplaatsen in de ander. Met open vizier en zonder oordeel treedt hij de mens tegemoet. Waar een programmamanager kijkt naar de doelen, standpunten en belangen van stakeholders, kijkt de ontwerper vooral naar drijfveren, waarden en het waarneembare gedrag van de betrokkenen. De ontwerper zit dus dicht op de mens en hoe deze zijn of haar omgeving gebruikt en beleeft.
2. Op basis van dat onderzoek gaat een ontwerper reframen
De verkregen inzichten helpen de ontwerper te definiëren door welke frames er naar het probleem kan worden gekeken. Zo’n frame wordt ook wel een lens genoemd. Het kijken naar een probleem door verschillende lenzen of frames kan heel snel nieuwe en verrassende oplossingsrichtingen geven.
Een voorbeeld van een project waar reframen leidde tot nieuwe invalshoeken is de verbreding van de A9 in de Amsterdamse Zuid-Oost. Het doel was om een deel van de verbrede weg in een tunnelbak te leggen, met daar bovenop een park. Een project waarbij de omgeving voornamelijk enthousiast was over het eindbeeld (geluidshinder en andere overlast zou namelijk afnemen). Maar het duurde nog zes jaar voor het zover was. Dat betekent dat de bewoners heel lang naast een bouwput zouden leven. Hoe bouw je dan aan een duurzame relatie met de buurt? Wij werden gevraagd om verder te kijken dan hinderbeperking.
Uit het empathisch onderzoek kwam een aantal thema’s naar boven waarvan ‘talentontwikkeling’ van jongeren verreweg het belangrijkste was. De buurt kende veel schooluitvallers, jeugdwerkeloosheid en armoede. Gedacht vanuit deze thema’s en drijfveren zijn verschillende frames gedefinieerd. Uiteindelijk is er gekozen om door het volgende frame naar de situatie te kijken: wat als de bouwput een tijdelijke economie is? De ideeën volgden al snel. Zo was er bijvoorbeeld een cateringbedrijf uit de wijk die de dagelijkse lunch voor de bouwvakkers wilde verzorgen. Vanuit het project werd examentraining verzorgd aan jongeren uit de wijk en met het overgebleven bouwmateriaal werden door een social ondernemer speeltoestellen gemaakt die uiteindelijk in het park zijn geplaatst. De speeltoestellen werden samen met jongeren gemaakt die zo opgeleid werden voor het timmermansvak. Door de bouwput op deze manier te reframen, werd het project een ontmoetingsplek tussen bewoners en bouwers en zo een kans om talenten te ontwikkelen en de lokale economie te bevorderen.
3. Als een ontwerper het niet meer weet, is zijn eerste actie: testen
Zodra er een eerste oplossingsrichting is, gaat iedere ontwerper aan de slag met een prototype: een eerste versie van de bedachte oplossing. Dit prototype wordt gebruikt om te testen met de doelgroep. Dit soort testen levert vaak een hoop inzichten op. Je toetst namelijk direct de grootste onzekerheden van een oplossing. Hoe reageert de doelgroep? Wat doen ze ermee? Snappen ze het? Er worden dus geen aannames gedaan en er worden ook geen plannen gemaakt. Toetsen en verbeteren, net zo lang tot er een oplossing ligt die werkt. Typerend voor prototyping is dat je het de doelgroep zoveel mogelijk laat ervaren. Je gaat dus niet vragen wat ze ergens van vinden, maar je gaat het uitproberen en observeren hoe erop gereageerd wordt.
De manieren van werken van een ontwerper en van een programmamanager staan niet haaks op elkaar maar zijn in het ideale geval aanvullend. De open blik van een ontwerper en het al vroeg betrekken van de leefwereld kunnen een programma mijn inziens nog effectiever maken. Het geeft je bij de start van een programma zeer waardevolle inzichten die het programma richting kunnen geven. Ook het toepassen van nieuwe frames kan uitkomst bieden als een proces vastloopt. Een andere lens om te kijken naar hetzelfde vraagstuk. Als een nieuwe bril waarmee je scherper ziet. Een nieuw frame kan in bestaande programma’s precies de ‘beweging’ brengen die nodig is.
Meedenken? Graag.
In dit blog nam ik je mee in mijn zoektocht naar waar elementen van antropologie, ontwerp en programmamanagement als luchtbellen in plakfolie samen kunnen komen. Ik begon met de vraag: ‘Wat kan een programmanager leren van ontwerpers?’ Andersom kan ik deze vraag ook stellen. Dit blog is dan ook niet het eind van mijn zoektocht, maar het begin.
