Van Back to Work naar Future Workspace
Denk na over het vormgeven van de werkomgeving post-corona – op kantoor en thuis – in plaats van alleen over een terugkeer naar kantoor. Dat vinden Jolanda Tichelaar en Eric de Wit van Smart WorkPlace partner HEYDAY.
Jolanda Tichelaar is consultant bij HEYDAY op het gebied van huisvesting en workplace management. Eric de Wit is manager vastgoed en huisvesting bij HEYDAY. Beiden werken veel voor gemeenten. Voordat ze ingaan op de verschuiving van ‘back to work’ naar het vormgeven van de ‘future workspace’, schetsen ze eerst de voorgeschiedenis.
Voorgeschiedenis
De Wit zag eind 2019 dat er bij veel gemeenten aandacht was voor de vitaliteit, gezondheid en het welbevinden van medewerkers in de kantooromgeving. Tegelijkertijd zag hij ook dat het invoeren van activiteitgericht en tijd- en plaatsonafhankelijk werken vaak nog op veel weerstand stuitte bij veel gemeenten. “Dat kwam vooral voort vanuit de gedachte van medewerkers dat ze in de nieuwe opzet geen eigen werkplek meer zouden hebben. Bovendien zagen we dat het management vaak wel activiteitgericht werken promootte maar vervolgens niet het juiste bijpassende voorbeeldgedrag vertoonde richting de medewerkers. Soms is het ‘recht op een eigen werkplek’ zelfs in de arbeidsovereenkomst vastgelegd.” Dat het activiteitgericht werken nog niet van de grond kwam, had volgens De Wit tenslotte ook nog een andere oorzaak: “Het werd te veel gezien als doel in plaats van als middel. Bijvoorbeeld vanuit ruimtegebrek of vanuit kostenoogpunt. De vraag naar het waarom werd amper gesteld.” Tichelaar vult aan: “Ook de vraag of het wel paste bij de cultuur en de organisatie kwam niet aan de orde. En de begeleiding naar activiteitgericht werken was eveneens vaak een ondergeschoven kindje.”
Ten aanzien van thuiswerken was er volgens De Wit eind 2019 bij gemeenten zeker nog geen beleid. “Het werd hooguit hier en daar gedoogd.” Ook de omvang was beperkt, vult Tichelaar aan: “Het was meestal maximaal een halve of hele dag per week.”
Nadat in het voorjaar 2020 corona als enorme disruptor zijn intrede had gedaan, bleek dat veel medewerkers op het moment dat de noodzaak er was vaak wel konden thuiswerken. De Wit: “In de eerste weken zag je dat organisaties zoekende waren. Er moest veel op het gebied van ICT geregeld worden en mensen moesten hun weg vinden met middelen als Zoom en Teams. Vanuit HEYDAY zijn we al snel begonnen met ‘Back to Work’, ervan uitgaande dat we in september 2020 weer veilig open zouden kunnen. Daarin keken we vooral naar wat er nodig zou zijn om veilig open te kunnen. Dat deden we integraal: dus kijken naar de anderhalve meter, maar ook naar facilitaire services en houding en gedrag.”
Future workspace
Op het moment dat in augustus 2020 duidelijk werd dat een terugkeer op die manier er niet inzat, besloot HEYDAY niet langer te gaan nadenken over Back to Work, maar de aandacht te verleggen naar de future workspace. Tichelaar: “Dat komt ook omdat we zien dat medewerkersbehoeften veranderen onder invloed van de ervaringen die met het werken tijdens corona zijn opgedaan. Zo zijn sommige mensen het gaan waarderen om anders met hun werk om te gaan dan ze tot dan toe gewend waren. In die zin heeft corona zeker geleid tot een andere denkwijze. In hoeverre dat straks in de praktijk zal leiden tot een veranderende manier van werken post-corona hangt af van de behoeften, die vaak cultuur- en organisatiespecifiek zijn.”
De Wit zag dat ook het denken over thuiswerken evolueerde. “Dat werd nog vaak gezien als ‘een bureaustoel en een monitor’, maar ik betoogde al in een blog, dat het meer was dan dat. Je hebt namelijk te maken met verschillende persona’s en met verschillende thuissituaties. Daarnaast gaat het om de vraag hoe je het thuiswerken gaat faciliteren.” Ook het denken over het kantoorwerkbeleid onderging een verandering: “Daarin zag je bij onze opdrachtgevers extreme voorbeelden. Zoals een organisatie die stelde: typen doe je thuis en je komt alleen voor ontmoeten nog naar kantoor.” Uiteindelijk voorziet De Wit een gezonde balans tussen kantoor en thuis. “Die balans zal blijvend zijn en daardoor ook een andere behoefte creëren in de kantooromgeving.” Tichelaar vult aan: “Uit onze onderzoeken bij opdrachtgevers komt ook duidelijk naar voren dat medewerkers concentratie- en focuswerkzaamheden graag thuis willen blijven doen. Samenwerken daarentegen gaat tot en met vier personen nog wel in Teams, maar wordt met meer deelnemers lastig. Bovendien is het vrij intensief.”
Ondertussen zijn organisaties al bezig met het nadenken over de ‘future workspace’ post-corona. De Wit: “Het lastige daarbij is dat je als organisatie er nu over moet nadenken, maar nog niet weet wanneer dat moment zal aanbreken. Het enige dat je nu weet is dat als je er niet over nadenkt je waarschijnlijk weer snel terug bent bij het oude normaal.”
Zes thema’s en de behoeftepiramide
HEYDAY helpt organisaties regelmatig bij het brainstormen over de future workspace en hanteert daarbij zes thema’s:
- Kantoorhuisvesting – hoeveel ruimte heb ik nodig en voor welke activiteiten?
- Thuiswerken – waar heb je recht of en waar heb je behoefte aan? (Ontwikkelen persona’s)
- Leiderschap – management moet gaan sturen op output in plaats van aanwezigheid
- Facilitaire services – andere en vooral flexibele serviceconcepten
- Vastgoed – wat doe ik met een overschot aan m²?
- Mobiliteit – welke mobiliteit past bij de nieuwe manier van werken?
Tichelaar is daarbij bezig om die thema’s ook om te zetten in een behoeftepiramide van Maslow. “Als je bijvoorbeeld kijkt naar de thuiswerkbehoefte zie je dat daar een gelaagdheid in zit: wat heb ik sowieso nodig om mijn thuiswerk goed te doen en wat heb ik vervolgens nodig om dat thuiswerk blijvend goed te doen. Het antwoord op de eerste vraag is dat de fysieke werkplek en ICT hoe dan ook op orde moeten zijn. In de daaropvolgende lagen van de piramide gaat het onder meer om psychologische behoeften zoals sociale interactie, de informele contacten en de inspiratiemomenten, maar ook om de verbinding met de organisatie.”
Per vraagstuk zijn vervolgens deelthema’s gedefinieerd (zie illustratie). Tichelaar: “De piramide impliceert vooral hoe de behoeftes van de medewerkers zijn opgebouwd. Hoe meer er wordt voldaan aan de psychologische behoeften van medewerkers, hoe meer tevreden ze zullen zijn over de nieuwe werkcultuur. Als voorbeeld: Indien de tweede laag van onder op orde is, is de medewerker in staat om de positieve aspecten te beoordelen van de derde laag waarbij de sociale interactie centraal staat.” Daarbij heeft Tichelaar wel een boodschap voor de organisaties die met de behoeftepiramide van de future workspace aan de gang gaan: “Kijk goed naar de cultuur van de organisatie en van de medewerkers. Het moet namelijk wel passen. Sommige zaken kun je wel willen, maar worden geen succes als ze niet bij die cultuur passen. Daarnaast is het belangrijk dat je de vraagstukken niet ziet als doelen, maar als middelen om de future workspace vorm te geven.”
Samenwerken FM, HR en ICT
Omdat de cultuur inclusief de op sommige punten gewenste gedragsverandering zo van belang is, pleit Tichelaar ervoor dat FM, HR en ICT bij het vormgeven van de future workspace nadrukkelijk samenwerken. De Wit ziet daarnaast nog een andere uitdaging: “Ik zie dat organisatie nog vaak teruggrijpen op denkpatronen van Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld door te zeggen: slechts 75 procent van de medewerkers moet in een nieuwe opzet een werkplek krijgen. Wij kijken echter altijd op een andere manier, namelijk vanuit het kwadrant met op de ene as taak- en kennisgericht werken en op de andere mobiel en niet-mobiel. Dat kwadrant levert vervolgens vier profielen met elk andere behoeften op en elk andere delingsgraden. Variërend van 1,0 bij taakgericht en niet-mobiel tot 0,2 bij kennisgericht en mobiel. Een generieke delingsgraad van 0,75 werkt dus niet. Je moet kijken naar wat men aan faciliteiten echt nodig hebben om op kantoor hun werk goed te kunnen doen.”
Daarnaast spelen ook de verschillende persona’s een belangrijke rol bij het vormgeven van de future workspace. Tichelaar: “Daarbij kun je kijken naar verschillende gedragskenmerken – bijvoorbeeld kan iemand wel of niet veel prikkels aan – maar ook naar de activiteiten en naar de functies.”
De Wit komt met een ander thema, dat ook een belangrijke rol moet gaan spelen bij de future workspace, flexibiliteit. “Je hebt een verschil in gebruik en als je met een facilitaire scoop daarnaar kijkt wil je bijvoorbeeld niet dat een bedrijfsrestaurant volledig open is, terwijl je maar een bezetting hebt van 30 procent. Of dat er onnodig wordt schoongemaakt in niet-gebruikte ruimtes. Bij die flexibiliteit draait het dus om efficiënt sturen.” Tichelaar vat het als volgt samen: “Ik denk dat flexibiliteit een centraal thema gaat zijn in een nieuw werkplekconcept.”
Naast flexibiliteit is ook beleving volgens De Wit belangrijk in het post-corona kantoor. “Naar kantoor gaan moet een feestje worden.” Hij licht het toe: “Hospitality is daarin belangrijk. Je wilt beleving op kantoor, omdat medewerkers er straks bewust naartoe gaan om te ontmoeten, voor de sociale contacten, maar ook om inhoudelijk samen te werken en om te leren hoe een collega een bepaald probleem aanpakt.”
