Tien tips om efficiënter te werken op de servicedesk

4 min

 

Tien tips om efficiënter te werken op de servicedesk

Hoe kun je efficiënter werken op je servicedesk, zodat je structurele verbeteringen kunt doorvoeren of je dienstverlening naar een hoger plan tillen? Smart WorkPlace partner TOPdesk zette tien tips op een rijtje.

1. Schuif naar links met ‘shift left’

Er is een eenvoudige manier om als servicedesk minder tijd kwijt te zijn aan repetitieve taken: het ‘shift left’ principe! Shift left betekent dat je steeds meer kennis en tools verschuift richting medewerkers (of klanten). Dit levert een echte win-win situatie op, doordat medewerkers zelf vaker het antwoord op hun vragen kunnen vinden. Dit scheelt werk op de servicedesk, want gebruikers kunnen nu zelf hun problemen oplossen. En nog een voordeel: medewerkers zijn hierdoor vaak meer tevreden over je service. Juist omdat je ze helpt om meer dingen zelf – en dus doorgaans sneller – op te lossen.

Twee belangrijke dingen die je kan doen om het shift left principe door te voeren:

  • Bouw een kennissysteem – Iedere vraag die een medewerker zelf kan beantwoorden, scheelt een belletje naar de servicedesk. Richt daarom een kennissysteem in, waarin minimaal de antwoorden op veel gestelde vragen staan. Weet je niet goed waar je moet beginnen? Vraag advies aan je behandelaars. Zij weten vaak wat er speelt in je organisatie en welke informatie nodig is. Lees vooral ook deze blogpost over effectief kennismanagement, zodat je kennisbeheer effectief kunt inzetten.
  • Ga aan de slag met een self-service portal – Met een self-service portal kunnen medewerkers altijd de status checken van hun melding. Bovendien heb je hiermee meer controle over hoe meldingen binnenkomen: je kan met een formulier de juiste informatie uitvragen en zorgen dat iedere melding direct bij de juiste behandelaarsgroep uitkomt. Meer weten? Lees deze tips voor een gebruiksvriendelijke self-service portal.

2. Introduceer een chatbot

Een chatbot is ideaal om eenvoudige vragen te beantwoorden. Zeker als de chatbot gekoppeld is aan een goed ingericht kennissysteem. Ook bij complexere vragen heeft het zin om een chatbot in te zetten. Benieuwd welke situaties dit zijn? Je vindt ze in deze blogpost over de meerwaarde van een chatbot op de servicedesk.

3. Richt een prioriteitenmatrix en XLA's in

Efficiënter met meldingen omgaan? Gebruik een prioriteitenmatrix of werk met XLA’s. Zo handel je altijd de belangrijkste meldingen als eerste af. Benieuwd hoe je dit aanpakt? We deelden al eerder tips voor het inrichten van een prioriteitsmatrix.

4. Integreer leverancierscommunicatie

Integreer communicatie met leveranciers in je TOPdesk omgeving. Met een mailintegratie vind je alle leverancierscommunicatie op één plek en zie je direct of een leverancier heeft gereageerd. Dat scheelt weer schakelen tussen je mail en het servicemanagementsysteem.

5. Automatiseer waar het kan

Bepaalde diensten automatiseren kan je servicedesk veel tijd besparen. Rechten toekennen, automatisch wachtwoorden resetten, een nieuwe server aanvragen...the list goes on! Dit soort aanvragen kun je ook gebruiken om een ‘change’ in gang te zetten. Op die manier worden verschillende acties direct bij de juiste afdeling uitgezet. Efficiënter kan bijna niet.

6. Werk met deelmeldingen

Deelmeldingen helpen je om samen te werken met collega’s. Sommige meldingen handel je nu eenmaal samen af. In die gevallen is het handig om een melding te kunnen onderverdelen met een deelmelding. Zo werk je samen aan hetzelfde ticket en blijft alle communicatie - en de oplossing - op één plek. Dit helpt je om het overzicht te bewaren.

7. Gebruik checklists

Soms vragen terugkerende meldingen meerdere stappen om op te lossen. TOPdesk biedt hiervoor een handige checklist, zodat je deze stappen nooit meer hoeft te vergeten. De checklist is een template met taken die je – samen met collega’s – kunt afvinken. Benieuwd hoe dit werkt? Dat lees je in dit (Engelstalige) blog over checklists.

8. Laat smart categorization voor je werken

Soms gaat een melding over hardware, zoals een laptop. TOPdesk kan hier met behulp van de juiste categorisatie – smart categorization dus – automatisch een behandelaar aan toewijzen. Zo staat de melding niet meer in de lijst voor de hele afdeling, maar direct bij de juiste persoon. Weer een handeling minder en wel zo overzichtelijk!

9. Standaardiseer je services

Services en diensten standaardiseren helpt je om efficiënter aanvragen aan te maken. Je hoeft dan niet meer bij iedere aanvraag te onthouden welke afspraken er gelden. Hiervoor kun je het beste een producten en dienstencatalogus (PDC) gebruiken. Medewerkers (of klanten) zien daarmee direct welke diensten ze kunnen afnemen. Wil je hiermee aan de slag gaan? Kijk eens naar onze ‘tips voor een standaard producten- en dienstencatalogus’.

10. Gebruik dashboards

Kennis is macht, toch? Dashboards helpen je om die kennis te vergaren! Kijk naar oplostijden, doorlooptijden, piekdrukte en samenhang tussen categorieën, zodat je beter kan inspelen op wat er op de servicedesk gebeurt. Zo zie je snel waar je kan bijsturen, waar knelpunten zitten en welke trends er zijn.

Delen:

Meer nieuws

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Onzekerheid de enige constante

Onzekerheid de enige constante

maandag 16 juni

Het nieuwe normaal is misschien wel het nieuwe onbekende. Tijdens een Round Table gingen professionals van onder andere ...

Lees meer

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Compliance, van papieren tijger naar kans

Compliance, van papieren tijger naar kans

woensdag 11 juni

In een rondetafelgesprek op initiatief van Melford en CoSource, die deel uitmaken van Vebego Facility Solutions, bespreken ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

Terug naar boven