10 tips om TOPdesk te gebruiken tijdens COVID-19
Hoe ga je om met thuiswerken en de afstandsregels op kantoor? De klanten van Smart WorkPlace partner TOPdesk hebben creatieve ideeën om TOPdesk hiervoor te gebruiken. Lees in deze blog de 10 beste tips.
In de meeste landen zijn er alweer een hele tijd maatregelen van kracht tegen COVID-19. Lockdowns, social distancing en verplicht thuiswerken zijn nieuwe situaties waar bedrijven mee moeten dealen.
Gelukkig inspireren deze nieuwe situaties ook tot allerlei creatieve oplossingen. Deze oplossingen maken het leven makkelijker voor wie thuis moet werken, of ze helpen de anderhalvemeterregels te volgen op kantoor.
Bij TOPdesk hebben we al een paar mooie voorbeelden voorbij zien komen van klanten die op een creatieve manier gebruikmaken van TOPdesk. Deze ideeën willen we je niet onthouden. Sommige ideeën kun je misschien nu al implementeren. En anders bieden ze wel een goede inspiratie voor de tijd ná de lockdown.
1. Gebruik het selfserviceportal om thuiswerken te ondersteunen
Het is altijd een goed idee om met een selfserviceportal te werken. Dat geldt nog meer in deze tijd, nu mensen niet zo makkelijk bij de servicedesk langs kunnen lopen en ze er vaak ook wat afwijkende werktijden op na houden. Als je de gevolgen van thuiswerken voor jouw bedrijf wilt beperken, moet je zorgen dat je collega’s makkelijk bij de informatie kunnen komen die ze nodig hebben. En ze moeten jou kunnen bereiken als ze zelf het antwoord niet kunnen vinden. Als je nog geen speciale service had onder het motto ‘Thuiswerken tijdens COVID-19’ met bijbehorende tegel, maak dan alsnog zo’n service aan. En zorg dat je collega’s weten waar ze de service kunnen vinden. Je kunt deze service gebruiken als startpunt voor alle informatie en aanvragen op het gebied van thuiswerken (zie ook de andere tips).
2. Maak een formulier om apparatuur voor thuiswerken te bestellen
Veel organisaties hebben snel een uitleenservice opgetuigd voor de apparaten en toebehoren die nodig zijn om thuis te kunnen werken. Je wilt dat medewerkers makkelijk een aanvraag kunnen indienen en dat deze snel wordt verwerkt, maar je wilt ook graag bijhouden wie iets heeft aangevraagd en waar al je spullen zijn gebleven. Anders ben je na afloop van de crisis misschien een heleboel monitoren, headsets en muizen armer. Maak een simpel formulier: het type apparaat en informatie over afhalen/thuisbezorgen is waarschijnlijk al voldoende. Zorg dat de aanvragen zo eenvoudig mogelijk verwerkt kunnen worden, omdat je waarschijnlijk veel aanvragen in korte tijd kunt verwachten.
3. Reserveer bezoektijden voor de supportdesk bij apparatuurstoringen
Tijdens de coronacrisis is het voor de IT-afdeling een flinke klus om storingen te verhelpen in de apparatuur van medewerkers die thuis werken. Je wilt dat je collega’s met hun defecte apparaten naar kantoor komen, zodat de apparatuur gecontroleerd en hopelijk gerepareerd kan worden, en je wilt je collega’s zo min mogelijk laten wachten. Configureer daarom reserveringenbeheer in TOPdesk, zodat je collega’s een tijd kunnen reserveren voor een bezoek aan de supportdesk. Als je supportmedewerkers de bezoekers dan vragen naar hun ticketnummers, hebben ze de juiste gegevens snel bij de hand. Geef een duidelijke beschrijving van de service en het proces in je servicecatalogus en/of kennisbank, zodat je collega’s weten wat ze kunnen verwachten en niet bang zijn om naar kantoor te komen.
4. Leen kantoormeubels uit via reserveringen
De werkplek die de meeste mensen thuis hebben ingericht, voldoet niet aan de ergonomische standaarden die gelden voor kantoren. Daarom bieden veel organisaties hun medewerkers momenteel de mogelijkheid om een bureaustoel of andere kantoormeubels te lenen. Als je wilt bijhouden waar jouw meubels zich bevinden, kun je het kantoormeubilair toevoegen aan jouw reserveringsplanner en een reservering maken voor de medewerker die iets komt lenen. Heel simpel en heel effectief!
5. Gebruik de importfunctie voor e-mails om meldingen te genereren vanuit je inbox
Hoewel we je zouden willen adviseren om je selfserviceportal als belangrijkste communicatiekanaal te gebruiken, is het in de huidige situatie nu eenmaal zo dat veel medewerkers per e-mail contact opnemen met de servicedesk (in plaats van even persoonlijk langs te gaan). Als jouw servicedesk veel e-mails krijgt, kan het erg tijdrovend zijn om steeds alle informatie te kopiëren en in TOPdesk te plakken. In dat geval is het een goed idee om mailimport te configureren. Met deze functie kun je automatisch (of eventueel handmatig) meldingen voor de servicedesk genereren op basis van de e-mails in je inbox. Nooit meer knippen en plakken. En alle meldingen staan bij elkaar op één plek!
De bovenstaande tips geven je een paar ideeën die je kunt toepassen tijdens een (gedeeltelijke) lockdown. Maar zelfs wanneer de regels worden versoepeld en kantoren weer open kunnen gaan, zullen organisaties maatregelen moeten nemen om een nieuwe besmettingspiek te voorkomen. In de volgende tips vind je ideeën om slim gebruik te maken van TOPdesk wanneer je kantoor weer opengaat.
6. Stel standaarddiensten in voor vergaderruimtes om de coronaregels na te leven
Wanneer je kantoor weer opengaat, zul je waarschijnlijk nog een tijd lang rekening moeten houden met speciale schoonmaak- en afstandsregels. Door standaarddiensten verplicht te stellen voor je vergaderruimtes, weet je zeker dat de regels worden nageleefd. Zo zorg je dat je collega’s veilig kunnen vergaderen. Vóór aanvang van elke reservering moet je zorgen dat de indeling van de ruimte voldoet aan de regels, bijvoorbeeld door alle stoelen ver genoeg uit elkaar te zetten. Voeg na afloop van elke reservering een schoonmaakdienst toe (als die er nog niet was), zodat alle oppervlakken in de ruimte grondig worden gereinigd en ontsmet. En vergeet niet voldoende tijd tussen de reserveringen vrij te houden voor deze extra diensten.
7. Gebruik de bezoekersregistratie om te weten hoeveel mensen er op kantoor zijn
Vanwege de afstandsregels heeft je kantoor nu misschien minder capaciteit. Je zult dan moeten beperken hoeveel mensen er tegelijkertijd aanwezig zijn. Als je het totaal aantal aanwezigen wilt bijhouden, kun je de TOPdesk-functie gebruiken waarmee je zowel de aanwezige medewerkers als de verwachte bezoekers kunt registreren: de bezoekersregistratie. Medewerkers kunnen zichzelf als bezoeker registreren wanneer ze naar kantoor willen komen. Hierdoor weet jij precies hoeveel mensen er op een bepaalde dag worden verwacht. Zorg dat iedereen die het gebouw binnenkomt, wordt geregistreerd en ingecheckt. Dan weet je zeker dat je de maximale capaciteit nooit overschrijdt.
8. Laat werkplekken reserveren
Je kunt het totaal aantal mensen op kantoor ook beperken door alle medewerkers een werkplek te laten reserveren vóórdat ze naar kantoor komen. Richt je werkplekken in met voldoende tussenruimtes en voeg ze aan TOPdesk toe als reserveerbare middelen. Laat vervolgens medewerkers hun werkplek vooraf reserveren via het selfserviceportal. Dit is een eenvoudige manier om te zorgen dat iedereen op een veilige en schone plek kan werken.
9. Geef nuttige tips en informatie over procedures
Thuiswerken of een beperkt opengesteld kantoor: iedereen moet wennen aan de nieuwe situatie en heeft waarschijnlijk een heleboel vragen. Stop zoveel mogelijk nuttige tips voor thuiswerken en informatie over nieuwe kantoorprocedures in je kennisbank. Uiteraard stel je deze tips beschikbaar via de speciale COVID-19-tegel in het portal (zie tip 1), maar deel ze ook proactief via je intranet en soortgelijke kanalen. Het toppunt van klantvriendelijkheid is dat je vragen al beantwoordt vóórdat ze worden gesteld!
10. Gebruik de vrijgekomen tijd om je services te verbeteren
De huidige crisis heeft op elke organisatie en elke afdeling een andere impact. Sommige servicedesks worden bedolven onder de vragen en infrastructuurproblemen vanwege het thuiswerken, terwijl andere servicedesks tijd overhouden doordat de faciliteiten minder worden gebruikt. Tegen de laatste groep zou ik willen zeggen: gebruik die vrijgekomen tijd verstandig! Misschien heb je nog wat ideeën in de pijplijn zitten waar je eerder geen tijd voor had. Waarom zou je de extra tijd niet gebruiken om die ideeën alsnog uit te voeren, je services te optimaliseren en nóg beter gebruik te maken van TOPdesk? Elk nadeel heeft zijn voordeel, zullen we maar zeggen.
