Blended working: onderken de verschillen en doe je huiswerk
De crux bij het goed toepassen van blended working zit in het onderkennen van verschillen tussen diverse bedrijven en je huiswerk doen. Dat stelt Silvia de Haan, workplace consultant bij Smart WorkPlace partner Solved.
Ze baseert zich daarbij onder meer op de Thuiswerkfactor, een tool van Solved, die vanaf de zomer 2020 werd ingezet en die inmiddels door bijna 5000 medewerkers van uiteenlopende organisaties is ingevuld. Bij de Thuiswerkfactor werd onder meer gevraagd naar de thuiswerkomgeving, naar hun activiteiten, de werkcultuur en naar de thuiswerkmiddelen. Ook werd gevraagd in hoeverre en vooral wanneer medewerkers verwachten post-corona weer naar kantoor te komen.
Uitkomsten
“Als je naar de uitkomsten kijkt, zie je bij de overeenkomsten natuurlijk de klassieke ‘open deuren’, maar je ziet toch ook behoorlijke verschillen. En juist die verschillen zijn voor bedrijven interessant om op te kunnen acteren.” Een voorbeeld dat flink verschilt per bedrijf is verbondenheid, zegt De Haan. “Bij het ene bedrijf – een kleine goede-doelen-organisatie – zegt 81 procent van de medewerkers naar kantoor te gaan om zich verbonden te voelen met de organisatie, bij het andere bedrijf – een grote netwerkbeheerder – is dit met 39% minder dan de helft.”
Hetzelfde geldt voor het type werkzaamheden. De Haan: “Overall kun je zeggen dat er een onderscheid is tussen samenwerken, overleggen en individueel werken en dat medewerkers post-corona vooral dat laatste thuis gaan doen. Er zijn echter flinke verschillen tussen de aandelen van de verschillende typen werkzaamheden. Zo geven softwareontwikkelaars aan, een groep die veel scrumt, dat ze 50% van de tijd individueel werken, terwijl bij een advocatenkantoor dat rond de 70% zit.”
Naast de verschillen in type bedrijf en type werkzaamheden heb je nog een derde belangrijk verschil, dat meer op het persoonlijke vlak ligt. “Zo hebben we onder meer gevraagd hoe tevreden men was met de thuiswerksituatie. Daaruit kwam als overall cijfer naar voren dat 63% zijn thuiswerksituatie beoordeelt met 4 sterren of meer. Van de ondervraagden gaf 5% aan de thuiswerksituatie penibel te vinden en deze met 1 ster te beoordelen. Als je kijkt naar de deelnemende bedrijven, varieerde dit tussen de 1 en de 10%.” De Haan wil over deze laatste uitkomst graag twee zaken kwijt: “Ten eerste dat dit de groep is, waar organisaties echt iets mee moeten en ten tweede dat je het probleem wel in perspectief moet zien.”
Want juist dat is de kracht van de Thuiswerkfactor, vindt De Haan: “Het haalt niet alleen op hoe medewerkers het thuiswerken ervaren, maar het stelt organisaties ook in staat om erop te acteren. Enerzijds door HR-beleid – bijvoorbeeld door werkplekken beschikbaar te stellen, wanneer blijkt dat veel medewerkers daar behoefte aan hebben – en anderzijds door beleid te formuleren over wie wanneer naar kantoor komt.”
De Thuiswerkfactor vroeg ook waarom medewerkers thuis werkten en waarom ze naar kantoor kwamen. “Een van de voornaamste redenen om thuis te werken was dat ze zich daar beter konden concentreren. Dat is ook een signaal aan organisaties dat ze daarin op kantoor verbeteringen zullen moeten aanbrengen, als ze hun medewerkers willen verleiden om weer naar kantoor te komen.” Want die behoefte leeft nadrukkelijk bij leidinggevenden, aldus De Haan, omdat ze bang zijn dat anders de verbondenheid van medewerkers met hun organisatie minder wordt. “Uit de Thuiswerkfactor komt overigens naar voren dat die verbondenheid voor leidinggevenden een belangrijker thema is dan voor medewerkers. Bij die medewerkers is ‘gezelligheid’ (67%) een belangrijker thema om naar kantoor te komen. Ideeën wisselen scoort bij hen met 70% overigens nog iets hoger.”
Dat bij het goed toepassen van blended working de crux zit in het onderkennen van de verschillen tussen de verschillende bedrijven, blijkt volgens De Haan ook als wordt gekeken naar wanneer medewerkers in de post-corona toekomst verwachten weer naar kantoor te komen. “Overall geeft 41% aan naar kantoor te zullen komen, met een piek van 55% op dinsdagochtend. Je kunt echter niet van gemiddelden uitgaan, want het verschilt enorm per bedrijf. Zo kennen veel bedrijven vrijdagmiddag een lage bezetting, terwijl het bij consultancybedrijven, waar medewerkers de overige dagen veel bij klanten zitten, juist een ‘terugkommoment’ is. En advocatenkantoren kennen juist vaak een gelijkmatige verdeling over de week met minder uitschieters.”
Gevolgen voor kantoorvolume
Gaan corona en de ervaringen met thuiswerken ertoe leiden dat organisaties vierkante meters kantoorruimte anders gaan inrichten of blijft de hoeveelheid kantoorruimte intact en wordt deze anders ingericht? Bijvoorbeeld om meer ontmoeten te faciliteren of om medewerkers meer ruimte te geven? De Haan ziet in de praktijk allebei gebeuren. “Bij de ene opdrachtgever moet alles op alles worden gezet om efficiënt met de middelen om te gaan. Zij stoten uit noodzaak vierkante meters af, reduceren ook het aantal werkplekken en stimuleren medewerkers om meer thuis te werken. Bij een andere opdrachtgever willen ze het kantoor voor de medewerkers zo comfortabel mogelijk maken. Zij hebben te maken met een ‘war on talent’ met grote tech-companies en willen goede medewerkers ook met het kantoor verleiden om voor hen te kiezen. Zij willen daarom dat het kantoor een fijne basis om naast werken ook te kunnen ontspannen, te relaxen en te feesten. Het kantoor moet voor hen de Habitoor worden waar medewerkers graag naartoe willen. Ook bij deze laatste gaat overigens het aantal werkplekken op kantoor terug en gaan medewerkers meer thuiswerken. De vrijgekomen ruimte wordt echter nadrukkelijk gebruikt om de kantoorwerkplek aantrekkelijker te maken.”
De twee voorbeelden laten zien aldus De Haan waarom een gedifferentieerde aanpak belangrijk is. Bovendien tonen ze het belang van een tool zoals de Thuiswerkfactor aan: “Je kunt er namelijk data aan ontlenen voor zowel je faciliteiten als voor je HR-beleid. Maar het is wel belangrijk als organisatie om die data goed in beeld te hebben. Daarom is mijn credo ook: als organisatie aan de slag met blended working? Doe dan eerst je huiswerk.”
