De tien trends van het hybride werken in moderne kantoren
Wat zijn de tien belangrijkste trends met betrekking tot het hybride werken in moderne kantoren? Expert Willem Adriaanssen van Smart WorkPlace partner HEVO zette het op een rij.
1. Autonomie met moderne leiderschapsstijl
Mensen willen de autonomie van het zelf organiseren van het werk behouden. En niet continu bekeken worden wanneer en hoe het werk gedaan wordt. Dit vraagt een verandering van het management in stijl van leidinggeven, waarbij deze vooral ondersteunend, faciliterend en kaderstellend wordt.
2. Betere werk-privébalans
Mensen willen een goede werk-privébalans hebben, waarin onnodige reistijd voorkomen wordt. Ook de manier van reizen is aan het veranderen en wordt diverser. Dit vraagt aanpassingen in het mobiliteitsbeleid en flexibilisering. Maar ook een goed thuiswerkbeleid met aandacht voor een geschikte Arbo-conforme werkplek thuis. Iets wat zeker niet bij iedereen thuis mogelijk is, zoals bij jongeren.
3. Inclusieve werkomgeving
Er is een grote diversiteit in wensen en behoeften van mensen omtrent het invullen van het werk. Een inclusieve werkomgeving biedt zowel ruimte voor de individuele behoeften als ruimte voor de organisatiebehoeften. Daarbij wordt rekening gehouden met de behoeften van alle generaties op de werkvloer en alle ontwikkelingsniveaus, van stagiair tot senior, gerelateerd aan de specifieke taken en functies die verricht worden. Ook wordt rekening gehouden met verschillende persoonlijksheidskenmerken en bijvoorbeeld het verschil tussen introverte en extroverte mensen.
4. Meer werkplezier
De belangrijkste functies van het kantoor worden samenwerken, creatieve werkvormen en persoonlijk (informeel) contact. Dit vraagt een andere opzet en vormgeving van het kantoor; het dient aantrekkelijk vormgegeven te zijn zodat het de moeite waard is om de reis te maken. Hospitality wordt een steeds belangrijker begrip voor de werkomgeving. Je welkom voelen als medewerker of bezoeker. Het werk wordt steeds meer gedaan in teamverband met wisselende interne en externe samenstellingen waarvoor een specifieke team-werkomgeving nodig is, zoals bijvoorbeeld bij agile werken of scrum. Toch moet daarbij niet vergeten worden dat ook concentratiewerkplekken nodig zijn. Op een werkdag hebben medewerkers meestal een scala aan taken te vervullen, met diverse eisen aan de werkplek.
5. Eén team
Mensen willen zich verbonden voelen met collega's, het team en de organisatie. Het vele thuiswerken verzwakt die verbondenheid, waar zowel digitale als fysieke oplossingen voor nodig zijn. De reden waarom mensen zich verbonden voelen met een organisatie verandert, waarbij de jongere generaties vooral aangetrokken worden door de 'purpose' van de organisatie. Waar doen we het allemaal voor? De 'story' van de organisatie moet wel kloppen en ook doorvertaald zijn in alle beleidsvelden, waaronder de huisvesting. Doordat de huisvesting een van de meest zichtbare aspecten is van een organisatie functioneert die ook als een uithangbord. De huisvesting wordt daardoor belangrijker in de branding van het bedrijf of de organisatie.
6. Goede faciliteiten
Overleggen en vergaderen wordt diverser, waarbij er bewuster gekozen moet worden wat de functie van het overleg is, wat een passende overlegvorm is en welke faciliteiten hier bij passen. Digitaal, fysiek of hybride? En welke fysieke en digitale faciliteiten zijn hiervoor nodig? Medewerkers hebben behoefte aan een keuzepalet van geschikte hardware en software, waarbij deze flexibel toepasbaar is en gemakkelijk (tijdelijk) te gebruiken. Plug and play is standaard, ook voor specifieke videoconferencing toepassingen.
7. Gezondheid en welbevinden
Gezondheid en welbevinden worden steeds belangrijker gevonden, wat ook vraagt om een gezonde werkomgeving. Dit betreft zowel de kwaliteit van het binnenklimaat (luchtkwaliteit, temperatuur, licht), maar ook zaken als de akoestiek, de ergonomie van de werkplek en de hoeveelheid groen in, op en rondom een gebouw. En dit vertaalt zich in een gezond aanbod in de catering en het stimuleren van voldoende beweging tijdens en buiten werktijd.
8. Slimmer en flexibeler werken
Het kantoor, de werkplekken en de benodigde faciliteiten worden slimmer en flexibeler. Alle benodigde faciliteiten zijn gemakkelijk te reserveren, zodat medewerkers weten wat de werkomstandigheden zijn en ‘handdoekje leggen’ onnodig is. Data-analyse van zaken zoals bezettingsgraad en spreiding over de tijd kan gemakkelijk gemaakt worden. Ook het facility management kan gemakkelijk bepalen wat voor capaciteit de catering en de schoonmaak moet hebben op specifieke momenten.
9. Duurzame huisvesting
De duurzaamheidsprestaties en eisen aan de huisvesting worden steeds hoger. Medewerkers en de samenleving verwachten dit van organisaties en een niet duurzaam pand is een ‘disqualifier’ geworden. De stap wordt gezet naar meer energieneutrale of zelfs energieproducerende gebouwen, maar minimaal CO2-neutrale gebouwen. De inrichting wordt geheel circulair uitgevoerd, wat verder gaat in het inbouwpakket en uiteindelijk ook in de gehele huisvesting. Daarbij zal het biobased bouwen met demontabele elementen toenemen.
10. Aantrekkelijk werkgeverschap
De war on talent neemt alleen maar toe, gezien de schaarste op de arbeidsmarkt in allerlei sectoren. Om mensen voor je organisatie te laten kiezen moet gekeken worden naar het totaalpakket van wat de organisatie te bieden heeft. Interessant werk met een goede (primaire en secundaire) honorering is niet voldoende meer. Goede ontwikkelingsmogelijkheden en goede werkomstandigheden zijn essentieel. Op ieder vlak moet een maatwerkoplossing geboden worden met diverse keuzeopties. Dat geldt dus ook voor de werkplek op kantoor en thuis, de ICT, de werkafspraken etc. Kijk daarbij ook specifiek naar de doelgroep die je aan je organisatie wilt binden, zoals afgestudeerden.
Tot slot; wees zorgvuldig en ga samen aan de slag om van hybride werken een succes te maken, door met elkaar te brainstormen over wat een efficiënte, prettige balans is en een werkbaar model. Met een doordachte en bewezen aanpak is een wereld te winnen met bevlogen medewerkers die in flow hun werk doen.
