De kansen van een circulaire inkoopstrategie
Hoe realiseer je een circulaire facilitaire dienstverlening door middel van een circulaire inkoopstrategie en wat is de invloed daarvan op de samenwerking met leveranciers? Dat onderzocht Pavlos Efstathiou voor draaijer+partners.
Pavlos Efstathiou deed als student van de Hanzehogeschool de afgelopen vier maanden onderzoek voor zijn afstudeerscriptie bij draaijer+partners. Het doel van het onderzoek was om een vooruitziende blik te bieden in de toekomst van facilitaire dienstverlening in verband met circulariteit. Pavlos onderzocht hoe dit voor organisaties gerealiseerd kan worden en hoe dit invloed heeft op de samenwerking met dienstverleners.
Circulair Facilitair Management
Momenteel bestaat er nog geen officiële definitie of NEN-normering voor circulair facilitair management en worden er maar beperkt eisen gesteld aan circulariteit binnen het vakgebied. Terwijl er alle aanleiding tot is om dit onderwerp meer leidend te laten zijn in het uitvoeren van de dienstverlening. Daarom heb ik mijn aandacht op de theorie van circulaire inkopen gericht waardoor ik al snel een verband kon leggen met circulair facilitair management door te richten op technische, procesmatige en financiële aspecten. Alle materialen die bij een bedrijf binnenkomen, gaan indirect door de handen van de facility manager. Daarnaast is de facility manager verantwoordelijk voor het behoud van de waarde van producten en diensten in de inkoop-, gebruiks- en post-gebruiksfase. Volgens specialisten moet de rol van de facility manager centraal staan in een circulaire economie en veranderen naar resource manager. Bovendien wordt het steeds noodzakelijker om na te denken over onze impact op de planeet en hoe we het juiste evenwicht kunnen bereiken tussen mensen, planeet, winst en welvaart. Daarom moet de overstap gemaakt worden van kostenbeheer naar de Triple Bottom Line. Hiermee wordt de urgentie bewezen dat de Facility Manager van nu kennis moet beschikken van circulariteit.
Toegevoegde waarde van circulariteit
Circulariteit stuit nog steeds op veel weerstand bij opdrachtgevers, vooral vanuit een financieel perspectief, omdat het vermogen om de toegevoegde waarde aan te tonen tekortschiet. Opdrachtgevers willen hier graag mee aan de gang, maar zodra onvoorziene kosten ontstaan, neemt de motivatie af en wordt het al gauw opzijgezet. Voordelen van circulariteit die interessant zijn voor opdrachtgevers zijn: klantbehoud, merkimago, het vermogen om aan wetgeving te voldoen en het aantrekken van investeerders en werknemers.
Voor de leveranciers zijn er ook voordelen door circulaire verdienmodellen. De meest voorkomende verdienmodellen zijn Pay-per-Use, Rent, Sell-and-Buy-Back en Lease. Op deze manier zijn bedrijven in staat voor elke opdrachtgever een unieke value case te creëren. Het belangrijkste kenmerk van deze verdienmodellen is dat de verantwoordelijkheid en het eigendom van producten en diensten voornamelijk bij de leveranciers wordt gelegd. Dit betekent dat de leverancier het grootste financiële risico draagt, maar tevens dat beide partijen kunnen profiteren van de circulaire impact.
Samenwerken en vooruitkijken
De grootste uitdaging met betrekking tot samenwerking met facilitaire dienstverleners in een circulair kader is het beginnen met een win-win situatie voor alle betrokken partijen en deze te onderhouden tijdens de aanbestedings-, uitvoerings- en contractperiode. Idealiter heeft het opzetten van een lang termijn netwerk van leveranciers met vergelijkbare circulaire ambities de beste resultaten. De reden hiervoor is dat bij een overeenkomst van 10 jaar, investeringen gemakkelijker worden terugbetaald dan bij een overeenkomst van 2 jaar en ook collectieve groei kan worden bereikt. Tijdens de aanbesteding wordt geadviseerd om gebruik te maken van flexibele criteria in plaats van specifieke eisen. Op deze manier worden aanbieders gemotiveerd om aan de slag te aan met het ontwikkelen van circulaire innovaties en oplossingen en dat er geen marktpartijen worden uitgesloten. Zo bestaan er bijvoorbeeld meerdere startups met uitstekende circulaire initiatieven, die niet de administratieve achtergrond hebben om te concurreren met grotere partijen.
Routekaart circulaire inkoop
Door alle inzichten uit het onderzoek te combineren, is een stappenplan geformuleerd. De routekaart circulaire inkoop kunnen bedrijven als draaijer+partners gebruiken om een circulaire facilitaire dienstverlening voor hun opdrachtgevers te kunnen inkopen, implementeren, beheren en monitoren.
De overgang naar een circulaire economie is onvermijdelijk, waardoor er steeds meer belangstelling voor komt. Daarom is dit onderzoek op dit moment in tijd zeer waardevol. draaijer+partners is nu beter in staat om haar opdrachtgevers te verbinden aan aanbieders in de markt die hun circulaire ambities kunnen realiseren. Daarnaast is het duidelijker wat het betekent om dergelijke samenwerkingsverbanden op te zetten, in te richten en te onderhouden. Naast bouwtrajecten, kunnen we zo ook de exploitatiefase begeleiden en optimaliseren. Tot slot leerden we welke voorwaarden gesteld moeten worden in de aanbesteding- en contractfase, maar ook wat een circulaire facilitaire dienstverlening inhoudt en hou deze uitgevoerd en gecontroleerd kan worden.
Na een succesvolle afronding van zijn stage is Pavlos in dienst gekomen als projectcoördinator bij draaijer+partners. Wil je ook stage lopen of werken bij draaijer+partners? Kijk hier voor een overzicht van onze vacatures.
