Een gemeentelijke werkomgeving dat staat als een huis  

• nieuws
• hybride werken

Veel gemeenten staan aan de vooravond van verandering wanneer het gaat om hun huisvesting, werkplekconcept of werkomgeving. Simon Huismans van FMXXL schreef hierover dit eerste artikel van een tweeluik.

Vaak ingegeven door ontwikkelingen als bestuurlijke herindelingen, ambtelijke fusies, samenvoeging van gemeenten, veranderende visie op huisvesting of het faciliteren van nieuwe hybride werkvormen in een bestaande werkomgeving, zijn Facility Managers bij gemeenten gedwongen het strategisch beleid voor de werkomgeving bij te stellen.

Tegelijkertijd zijn duurzaamheid en circulariteit kernbegrippen geworden bij het inrichten en inkopen van de werkomgeving van de toekomst. Niet alleen een issue voor gemeentehuizen, maar eigenlijk voor alle overheidsgebouwen. Maar hoe bouw je nu gemeentelijke werkomgeving dat staat als een huis? Voor je medewerkers en voor de burgers. En wat is de rol en de waarde van Huisvestingsmanagement hierbij? Graag zet ik een aantal ontwikkelingen binnen gemeenten op een rij.

Ontwikkelingen

• Samenvoegingen of fuseringen van gemeenten
• Visie op ideale huisvesting voor gemeenten
• Nieuwe werkvormen faciliteren binnen gemeentehuizen
• Duurzaam en circulair inkopen van inrichting en meubilair
• De veranderende rol van de Facilitair Manager

In dit eerste artikel ga ik in op de eerste twee ontwikkelingen. In het tweede artikel schenk ik aandacht aan ontwikkeling 3 tot en met 5.

Samenvoegingen gemeenten

Gemeenten komen steeds meer tot het inzicht dat er kracht zit in samenwerking. Door gemeenten of gemeentelijke locaties samen te voegen, kan de effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening verbeterd worden, kunnen bronnen gedeeld worden en kan er slimmer ingespeeld worden op complexe, multidisciplinaire problemen. Waar voorheen elke gemeente haar eigen infrastructuur en facilitaire organisatie had, ontstaan er nu kansen voor synergie en schaalvoordelen. Het bundelen van krachten. Facility Management speelt een cruciale rol bij het coördineren en faciliteren van deze transitie, om ervoor te zorgen dat de integratie soepel verloopt en de dienstverlening naar burgers ononderbroken blijft.

Interessante vraag is: welke impact heeft zo’n gemeentelijke fusering op de samenwerking én welk huisvestingsconcept, werkplekconcept of werkomgeving sluit het beste aan bij de ambitie of veranderbehoefte? En hoe zit het met de werkplekbezetting, hebben we wel voldoende ruimte om iedereen te huisvesten? Een vraag waar veel gemeenten mee worstelen. Een vraag die verder gaat dan het neerzetten van een mooie gemeentelijke werkomgeving.

Net als bij elk huisvestingsvraagstuk moeten de 3B’s (bricks, bytes & behaviour) met elkaar in balans zijn. Bij FMXXL voegen we daar 2B’s aan toe (business en beleving). Een nieuwe manier van werken valt of staat met de samenhang tussen een slimme, flexibele werkomgeving (Bricks), de juiste digitale tools om te kunnen werken wanneer of waar je wilt (Bytes) en een open cultuur, gestoeld op vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid (Behaviour). Deze 3B’s worden gevoed vanuit de gewenste dienstverlening, visie en organisatiedoelstellingen (Business) en leiden uiteindelijk tot de gewenste totaalbeleving bij medewerkers of burgers (Beleving).

Dit model maakt de samenhang tussen de 5B’s visueel.

Visie op ideale huisvesting

In hoeverre past de huidige huisvesting nog bij de (ambitie) van de organisatie? Hoe toekomstbestendig of gezond is ons gebouw (nog)? Verhuizen, verbouwen, vergroenen of verduurzamen, wat sluit het beste aan bij ons huisvestingsbeleid, organisatiecultuur en werkconcept als gemeente? Wat het antwoord op deze vragen ook is; de visie op de ideale huisvesting is in ieder geval geen ‘one-size-fits-all‘-oplossing.

Een huisvestingsconcept is een dynamisch concept dat inspeelt op de behoeften van de medewerkers, weerspiegelt de cultuur van de organisatie en voegt waarde toe aan dienstverlening, terwijl het ook bijdraagt aan de bredere gemeenschapsdoelen en een gastvrije burgerbeleving. Een passende huisvesting bevordert de samenwerking, gezondheid en welzijn, is een magneet voor het behouden of aantrekken van de juiste medewerkers en reflecteert de waarden en cultuur van de organisatie.

Facility Managers worden hierdoor meer strategische partners, die de bedrijfscultuur, productiviteit en werknemerstevredenheid helpen vormgeven. Een andere mindset en visie op de rol van facilitair bij huisvestingsvraagstukken of bij het creëren van een nieuwe werkomgeving.