“Het kantoor van de toekomst moet het waard zijn om je huis voor uit te gaan”

6 min

 

<span>“Het kantoor van de toekomst moet het waard zijn om je huis voor uit te gaan”</span>

Binnenkort start de Rijksoverheid een grootschalige pilot om ervaring op te doen met een door Spacewell ontwikkeld Workspace Management Systeem (WMS). Eric Hooghuis  (Rijksoverheid) en Carina van den Heuvel (Spacewell) vertellen hierover.

Het komend jaar gaan beide partijen samen zoveel mogelijk gebruikersdata verzamelen en analyseren in een achttal Rijkskantoren en -hubs. Daarmee kan een rijksbrede uitrol van dit WMS beter worden onderbouwd. Eric Hooghuis, Productmanager Hybride werken bij de Belastingdienst, en Carina van den Heuvel, accountexecutive bij Spacewell, lichtten toe welke uitdagingen dit project meebrengt.

Binnen de Rijksoverheid heeft inmiddels de overtuiging postgevat dat hybride werken geen tijdelijk fenomeen meer is, en dat de ongeveer 70 kantoorcomplexen die het Rijk in gebruik heeft in de toekomst anders – lees: beter en meer duurzaam – gebruikt moeten gaan worden. Die overtuiging, zegt Productmanager Hybride werken Eric Hooghuis, is méér dan enkel een onderbuikgevoel. “We zien het gebruik van ons vastgoed al een hele tijd niet meer veranderen: maandag, woensdag en vrijdag zijn populaire thuiswerkdagen, de dinsdagen en donderdagen zijn favoriet om op kantoor werk te doen of teammeetings te organiseren. Alleen onze meest populaire locaties laten een iets afwijkend beeld zien, met wat meer activiteit op de maandagen. Maar uit onderzoek dat we uitgevoerd hebben met onder meer het Center for People and Buildings en de TU van Eindhoven en Rotterdam komt naar voren dat een terugkeer naar vijf dagen naar kantoor zo goed als uitgesloten is. Dat betekent dat we dit hybride gebruik zo goed mogelijk moeten gaan faciliteren in de toekomst. En een slim WMS kan daarbij van grote waarde zijn.”

"Uit onderzoek komt naar voren dat een terugkeer naar vijf dagen naar kantoor zo goed als uitgesloten is." - Eric Hooghuis

De bedoeling is dat het WMS niet alleen de gebruikerservaring van het werken op kantoor gaat verbeteren, maar ook de drempel gaat verlagen om naar kantoor te komen, zegt Carina van den Heuvel, accountexecutive bij Spacewell. “Het kantoor van de toekomst moet het waard zijn om je huis voor uit te gaan. Het helpt als mensen daadwerkelijk op hun app ‘zien’ dat bepaalde collega’s die dag óók op kantoor zijn, of dat je manager alvast een ruimte voor teamoverleg heeft gereserveerd”, zegt ze. “Daarnaast helpen de data uit een WMS om de panden zo goed mogelijk in te richten op behoeften van hybride werken. Zo wil de overheid graag van ‘claimen’ naar ‘delen’, ofwel tegengaan dat mensen uit een soort automatisme altijd op dezelfde vaste werkplek op dezelfde vaste verdieping gaan zitten.”

Daar komt nog wat bij, zegt Hooghuis: het Rijk wil ook graag de landelijke bezetting van haar kantoren meer spreiden. “Vandaar ook onze keuze om een aantal Rijkshubs in te richten, waar elke rijksambtenaar een plek kan reserveren. Het zou – ook vanuit duurzaamheidsoogpunt – heel mooi zijn als mensen vooraf nadenken wáár ze gaan werken, en dan kiezen voor een kantoorlocatie die goed bereikbaar is met het OV, of die minder autokilometers van huis verwijderd is. Ook al is dat dan niet officieel ‘hun’ gebouw.”

Geen ‘one size fits all’

De pilot moet vooral inzichten gaan opleveren om, zoals Hooghuis dat formuleert, ‘het goede gesprek met de directies te kunnen voeren’. Hij zegt: “Bij het hoger management is de reflex nog vaak: méér werknemers betekent automatisch méér werkplekken erbij. Terwijl het juist de gedragscomponent is die het meest bepalend is voor hoeveel werkplekken er nodig zijn, en van welke aard. Vandaar dat we graag inzicht krijgen in waar medewerkers van het Rijk behoefte aan hebben, en tot welk gedrag dat leidt. Dit is echt geen ‘one size fits all’ – noch in termen van de bezettingsgraad per gebouw, noch in termen van de gewenste flexfactor, noch qua inrichting van de hybride werkomgeving. Deze pilot stelt ons in staat om daadwerkelijk het verschil te kunnen zien tussen het gebruik van een ‘smart building’ met vaste werkplekken, zoals Eindhoven Fellenoord, en een gebouw zoals SPARK Amsterdam, waar zowel vaste plekken als openbare flexplekken zijn gecreëerd (zie kader – red.). En die beide dan weer afgezet tegen een echte Rijkshub zoals in Assen, die helemaal beschikbaar is voor wie er maar wil reserveren.”

De omvang van de pilot noemt Van den Heuvel ‘aanzienlijk’. Ze zegt: “We zijn nu zo’n 14.500 sensoren aan het installeren, waarvan een groot aantal in echt grote complexen zoals De Resident in Den Haag en het kantorencomplex aan de Turfmarkt aldaar. Dat is een serieuze uitdaging, ook al omdat wij de aangeleverde plattegronden met de werkplekken omzetten naar een 3D-rendering – iets dat de gebruikers gevoelsmatig meer aanspreekt. Dat is bij dit soort getallen een heel arbeidsintensief traject.”

"We praten hier echt over een meerjarensamenwerking, waarvoor wij ook echt dedicated capaciteit hebben opgesteld." - Carina van den Heuvel

Aanzienlijk van omvang of niet: na afloop van de pilot staat Spacewell een nog veel grotere uitdaging te wachten, want in totaal zou het WMS zo’n 120.000 werkplekken moeten gaan ontsluiten, zegt Van den Heuvel. “We praten hier echt over een meerjarensamenwerking, waarvoor wij ook echt dedicated capaciteit hebben opgesteld”, aldus Van den Heuvel. “We zijn ook al in gesprek met de projectgroep over een eventuele doorontwikkeling, want met sensoren is natuurlijk veel meer mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan CO2 meten, temperatuur regelen, allerlei facilitaire en logistieke functionaliteiten, storingsmeldingen, parkeren, fietsen reserveren en toegang verkrijgen. Allemaal zaken die niet in de uitvraag zaten, maar nu wel binnen handbereik komen.”

Intensief aanbestedingstraject

De aanschaf van een WMS was Europees aanbestedingsplichtig. Van den Heuvel spreekt van een ‘zeer intensief’ traject, met twee RFI’s (één gericht op de gebruikers en één gericht op de IT), en een leveranciersselectie uit maar liefst 16 partijen. Uiteindelijk mochten vijf van die partijen inschrijven op de tender, met Spacewell als uiteindelijke winnaar. “Tijdens en na de pandemie zijn heel veel nieuwe partijen in deze markt gesprongen”, zegt Van den Heuvel. “En dat is prima, want wat ons betreft is dit the way to go. Alleen hebben niet al die partijen de langjarige ervaring en expertise waarover wij kunnen beschikken, met name op het gebied van de analyse van de data. Maar toegegeven: we hebben er ook echt heel veel tijd en energie in gestoken. Overigens was het contact met de projectgroep vanaf dag 1 echt heel goed, er was ook echt een match in de energie, het enthousiasme en de ambitie.”

 Wendbaarheid, werkgeluk en werkresultaat

Het Spark-gebouw (foto) maakt onderdeel uit van de pilot. Omdat de inrichting bij Spark nog niet compleet is, wordt de Rijkshub Assen extra aan de pilot toegevoegd. Hooghuis: “In het SPARK-gebouw hebben een aantal afdelingen van de Belastingdienst, zoals Grote Ondernemingen en de afdeling Innovatie & Strategie, een eigen (deel) van een verdieping. Maar we willen ook een aantal ‘hybride straten’ gaan creëren waarin we gaan experimenteren met een mix van rumoer, ruis en rust. En op de benedenverdieping komt een Rijksontmoetingsplein, dat voor alle rijksmedewerkers toegankelijk wordt. In al die experimenten staan de 3 W’s centraal: wendbaarheid, werkgeluk en werkresultaat.”

Hooghuis: “SPARK is echt gericht op het experiment. Er komt bijvoorbeeld een etage open met flexibele box-in-box-systemen, inrichtingselementen van verschillende grootte variërend van vierpersoons-overlegruimten tot éénpersoons videovergaderruimten. Ook komen er inrichtingselementen om ontmoetingen te stimuleren. Voor Spacewell is dat ook nieuw, dus we moeten echt nog samen gaan uitzoeken hoe we dit sensor-technisch het best faciliteren. Dit gebouw is, kortom, ook voor onszelf een soort pilot.”

Tekst: Bart van Ratingen

Delen:

Meer nieuws

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

donderdag 10 juli

Op woensdag 17 september organiseren we een inspirerend webinar over circulariteit in de gebouwde omgeving.

Lees meer

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

donderdag 10 juli

In deze blog van Gerda Stelpstra, Head of strategy Consulting bij Envalue, kijken we dieper naar de 'vraag om aanwezigheid'. ...

Lees meer

SWP Talks #67: Hospitality

SWP Talks #67: Hospitality

woensdag 9 juli

Anna Casemier zit als host met Lisette van der Valk, Projectmanager Huisvesting van Young Facility, en Hotelier Willem Reimers, ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Terug naar boven