Kantoorwerkplekken vergelijken met de vliegtuigindustrie is een te simplistische vergelijking. Dat vindt expert Jan Gerard Hoendervanger van Smart WorkPlace partner Healthy Workplace.

Niets nieuws: kantoorwerkplekken kennen over het algemeen een lage bezettingsgraad. Een gemiddelde van rond de 50% is heel gebruikelijk en zelfs op de drukste momenten zijn percentages boven de 70% vrij zeldzaam.¹ Is dat erg? Kan er veel overtollige ruimte worden afgestoten – en dus veel geld worden bespaard – door de bezettingsgraad te verhogen, zoals Colliers recent beweerde²? Ik denk dat dit veel te kort door de bocht is en dat de achterliggende redenering een bedreiging vormt voor het realiseren van werkomgevingen die daadwerkelijk waarde toevoegen.

Als je als kostenbewuste workplace manager wordt geconfronteerd met lage bezettingsgraden, gaan je vingers natuurlijk jeuken. De door Colliers aangehaalde vergelijking met de vliegtuigindustrie spreekt dan aan. Daar wordt er immers alles aan gedaan om te zorgen dat een vliegtuig zo weinig mogelijk aan de grond staat en dat elke stoel op elke vlucht bezet is; zo laat je een kapitaalintensief bedrijfsmiddel optimaal renderen. Ik moet bekennen dat ook ik deze analogie wel heb gebruikt om het vak huisvestingsmanagement te introduceren bij studenten. Tot ik besefte dat de vergelijking fundamenteel mank gaat. Bij kantoren zijn bezettingsgraden veel minder beheersbaar en bovendien veel minder relevant.

Nu kenniswerkers op verschillende locaties kunnen werken, gaan ze vooral nog naar kantoor om met anderen samen te werken en zich onderdeel te voelen van een groep. Dat betekent dat ze er juist willen of moeten zijn wanneer ‘iedereen’ er is. Dit is geen onnozel kuddegedrag, maar een logisch gevolg van de sociale dynamiek die een verzameling mensen tot een organisatie maakt. Niet te vergelijken met een vliegtuig, waar je in zit met een willekeurige groep medereizigers, waarmee je alleen gemeen hebt dat je toevallig op hetzelfde moment van A naar B gaat. Kantoren kun je vooral laten renderen door de sociale dynamiek in een organisatie optimaal te ondersteunen, niet door de bezettingsgraad te maximaliseren.

Ik ben erg voor het delen van voorzieningen waar dat zinvol en mogelijk is, daarom ben ik ook een tevreden Greenwheels klant. Maar ook hiervoor geldt, dat het niet uitmaakt wie de medegebruikers zijn, terwijl dat voor een kantoor juist cruciaal is. Wat dacht je trouwens van de bezettingsgraad van de vele (lease)auto’s die worden gebruikt om naar kantoor te gaan? Of van het OV dat alleen in de spits (over)vol is? Of de badkamer thuis, die je maar tweemaal per dag gebruikt; etcetera. Als je er zo over nadenkt, zijn lage bezettingsgraden eerder regel dan uitzondering en niet zomaar te bestempelen als een probleem dat we zouden moeten en kunnen oplossen. Vaak zijn ze onvermijdelijk en prima te accepteren.

Dat een ‘gemiddelde piekbezetting’ van meer dan 70% in de praktijk uitzonderlijk is, ook in kantoren met flexplekken, berust niet op toeval, onkunde of weerstand tegen verandering. Het geeft aan dat er een marge moet zijn voor het opvangen van fluctuaties op korte en langere termijn. Bovendien is enige overcapaciteit noodzakelijk om daadwerkelijk keuzevrijheid te bieden binnen activiteitgerelateerde werkomgevingen; dit blijkt vaak nog onder de maat, zoals ik in mijn vorige SWP blog schreef.

Het is op zich een goed idee om overcapaciteit te beperken; van verspilling worden de economie en het milieu niets wijzer. En er zijn beslist situaties waar men met minder vierkante meters toe zou kunnen. Maar dit moet in mijn ogen de laatste stap zijn bij het bepalen van de ruimtebehoefte, niet het vertrekpunt. De uitkomsten van een bezettingsmeting kun je prima gebruiken om het gesprek aan te gaan over (on)gewenste gedragspatronen. Veelal is (meer) gelijktijdige aanwezigheid gewenst, met het oog op samenwerking en verbondenheid. Dan is het vervolgens de vraag, hoe de werkomgeving dat kan bevorderen met de juiste ruimten, voorzieningen en sfeer. Door eenzijdig in te zetten op ruimtereductie maak je het kantoor (nog) minder aantrekkelijk. Met als gevolg een verdere daling van de bezettingsgraad, plus – en dat is veel erger – een afname van sociale interactie en binding.

We roepen in ons vakgebied al decennia eensgezind dat toegevoegde waarde van huisvesting veel belangrijker is dan kostenbesparing. Laten we beslissers dan niet langer op het verkeerde been te zetten met al te simplistische vergelijkingen.

Noten

1. Center for People and Buildings (2014), Het gebruik gemeten; bezettingsgraden in kantorenland.
2. Colliers International (2019), Bedrijven huren 2,5 miljoen m2 te veel kantoorruimte.

Bron foto: Nos.nl

vrijdag 17 januari 2020 @ 10:00 uurpermalink