Weg met de flexfactor!

• nieuws
• hybride werken

Hoe stel je de capaciteit van een kantoor vast? De flexfactor is outdated volgens SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger. In deze blog schets hij de contouren van een nieuwe benadering.

Sinds de introductie van flexibele werkplekconcepten hanteren we flexfactoren (ook wel delingsgraden of werkplekratio’s genoemd) met de formule: x werkplekken voor y medewerkers (waarbij x < y). Eigenlijk is dat altijd een worsteling geweest, omdat zowel de teller als de noemer zich lastig laat definiëren*. Het is zoiets als ‘appels gedeeld door peren’, waarbij allerlei soorten en maten van beide vruchten worden gebruikt. Met veel nattevingerwerk, miscommunicatie en misleidende benchmarks tot gevolg. In het post-coronatijdperk wordt het alleen maar problematischer, door toenemende mogelijkheden om plaats- en tijdonafhankelijk te werken én door de  vervagende grenzen van/tussen organisaties. Daarom zeg ik: laten we afscheid nemen van de flexfactor en een betere manier ontwikkelen om de capaciteit van een kantoor af te stemmen op de behoefte van een gebruikersgroep.

Problematiek van de teller: wat is een werkplek?

Vroeger was het simpel: iedere medewerker kreeg een eigen bureauwerkplek, het onderscheid zat in de compartimentering (van eenpersoons tot meerpersoons tot kantoortuin) en de aanvullende voorzieningen zoals kasten en overlegplekken. Al het andere was bedoeld voor gezamenlijk gebruik en werd vaak toegevoegd in  het Programma van Eisen op basis van ‘zoveel stuks per zoveel werkplekken’ (= gebruikers).

Activiteitgerelateerde concepten gaan er vanuit dat mensen afwisselend verschillende typen werk- en overlegplekken gebruiken: (bureau)werkplekken met meer of minder privacy (open/gesloten; alleen/samen), waar je kort- of langdurend, staand en/of zittend kunt werken en wel of niet kunt (video)bellen, plus plekken voor uiteenlopende vormen van sociale interactie – van bila’s tot board meetings, informeel of formeel, gericht op kennisoverdracht, brainstormen, reflectie of besluitvorming, staand en/of zittend. Variëteit en keuzevrijheid zijn cruciaal om zo’n concept goed te laten functioneren.

Maar welke plekken tel je dan mee, bij het berekenen van de flexfactor? Alleen de arboproof bureauwerkplekken? Of ook de aanlandplekken die voor kortdurend gebruik zijn bedoeld? En de overige plekken, die maken toch ook onderdeel uit van het palet waar de medewerkers uit kunnen kiezen en daar brengen zij toch ook een substantieel deel van hun kantoortijd door? In de huidige normen voor de kantoren van de rijksoverheid (Fysieke Werkomgeving Rijk, FWR) tellen de communicatieplekken, zoals stoelen in een vergaderruimte, voor 50% mee. Dit is zuiverder dan alleen de (bureau)werkplekken meetellen, maar in de praktijk ook een bron van verwarring. Ik ben benieuwd of/hoe dit wordt aangepast in de nieuwe FWR die momenteel wordt ontwikkeld.

Wat ik zelf tot nu toe maar doe, is het benoemen van verschillende cijfers naast elkaar: het aantal arboproof bureauwerkplekken, het aantal werkplekken (inclusief aanlandplekken e.d.) en het aantal zitplaatsen (inclusief vergaderstoelen, zitjes in sociale ruimten e.d.). Dan is tenminste duidelijk waar je het over hebt en dat het gaat om verschillende deelverzamelingen van het geheel aan plekken. Dit is vaak verhelderend, bijvoorbeeld bij een discussie die steevast wordt opgeroepen door de hypothetische vraag ‘wat als iedereen op dezelfde dag naar kantoor gaat?’

Problematiek van de noemer: hoeveel gebruikers?

De tijd dat een kantoor een vastomlijnde groep gebruikers kende, die er in principe dagelijks, gelijktijdig werkten, ligt al ver achter ons. In de begintijd van de flexibele werkplekconcepten en ‘Het nieuwe werken’ werd vooral gewezen op afwezigheid ten gevolge van deeltijdcontracten, verlof en ziekte, plus ‘ambulante functies’ zoals vertegenwoordigers en adviseurs. In plaats van het aantal ‘koppen’ gingen we rekenen met het aantal fulltime equivalenten (fte’s). En we gingen een lagere flexfactor hanteren voor functies met een hoge ‘externe mobiliteit’.

Dat lijkt een logische zet, als je kijkt naar de gemiddelde aanwezigheid c.q. vraag naar werkplekken. Maar de feitelijke aanwezigheid fluctueert, vaak volgens het bekende ‘dromedaris patroon’, met pieken op de dinsdag en donderdag. Een meer gelijkmatige spreiding over de week is vanuit efficiënt kantoorgebruik gewenst, maar in de praktijk werken weinig deeltijders op woensdag en vrijdag en zijn medewerkers juist geneigd om naar kantoor te gaan wanneer ze daar veel collega’s kunnen treffen. Het gevolg is dat we zijn gaan rekenen met een soort marges bovenop de ‘theoretisch-minimale flexfactor’ (gebaseerd op de verwachte gemiddelde aanwezigheid). Het werd er niet transparanter op werd en eerlijk gezegd ook steeds meer een kwestie van nattevingerwerk.

Bovenop deze complicaties komt nog een lastige vraag die steeds die steeds belangrijker wordt: hoe tellen we de mensen mee die niet in vaste dienst bij de organisatie werken, maar wel gebruikmaken van de werkomgeving? Het gaat bij de meeste organisaties allang niet meer om een overzichtelijk en stabiel aantal stagiaires en uitzendkrachten, maar om een flexibele schil die in omvang varieert (vandaar ‘flexibel’) en soms zelfs groter is dan de vaste kern. Denk ook aan klanten, leveranciers en andere samenwerkingspartners, die niet meer slechts af en toe voor een bespreking op bezoek komen, maar soms volwaardig participeren in projectteams en dus gebruik maken van de volledige werkomgeving. Er komen niet alleen (semi-) externe gebruikers bij in jouw werkomgeving, het omgekeerde fenomeen neemt ook toe: medewerkers die een deel van hun werktijd op andere locaties werken, zoals het kantoor van een klant, leverancier of andere samenwerkingspartner. Of bij een van de inmiddels vele coworking spaces, dichtbij hun huis. Hoe verdisconteer je het vervagen van de grenzen van/tussen organisaties in de noemer van de flexfactor? En dan heb ik het nog niet eens gehad over de groei/krimp/fluctuatie die op langere termijn zeer relevant kan zijn, maar notoir slecht valt in te schatten.

De hybride werkelijkheid als druppel

Het ‘hybride werken’ voegt een nieuwe dimensie toe die wat mij betreft de emmer met complicaties die aan de flexfactor kleven doet overlopen. De nieuwe realiteit is/wordt dat de primaire werkplek voor een deel van de mensen hun thuiswerkplek is, terwijl het voor een ander deel de werkomgeving op kantoor is. Het inschatten van deze tweedeling, in relatie tot enerzijds individuele behoeften en mogelijkheden en anderzijds sturing vanuit management en afspraken binnen teams, is cruciaal. Het bepaalt namelijk niet alleen de kwantitatieve maar ook de kwalitatieve behoefte aan werk- en overlegplekken op kantoor. Omdat thuiswerkers daar alleen/vooral naartoe gaan om collega’s te ontmoeten, kun je een versterking van de piekpatronen verwachten. Tegelijkertijd wordt de standaard bureauwerkplek een steeds minder valide teleenheid, omdat deze mensen hoofdzakelijk andersoortige plekken gebruiken.

Capaciteit als nieuw uitgangspunt

Veel beter dan een flexfactor is het volgens mij om de capaciteit van de werkomgeving centraal te stellen. Die kun je helder en voor iedereen begrijpelijk definiëren als: het aantal mensen dat op een verantwoorde manier gelijktijdig gebruik kan maken van de werkomgeving. Dit kun je toepassen op een heel gebouw, maar ook op een etage, een vleugel of een ‘vlek’. Eigenlijk niets anders dan wat volstrekt gebruikelijk is voor restaurants, theaters, zwembaden etcetera. De capaciteit is bepalend voor de benodigde primaire gebruiksruimten, maar ook voor de ondersteunende voorzieningen, de vluchtwegen en de ventilatiecapaciteit.

Maatgevend voor ‘verantwoord gelijktijdig gebruik’ van zo’n omgeving is dat de gebruikers geen crowding (gevoel dat het te druk is, waardoor je niet meer goed/prettig kunt werken) en juist wel een zekere mate van keuzevrijheid ervaren (zodat je optimaal kunt werken en zo nodig van plek kunt wisselen). Het op deze manier bepalen van de capaciteit vraagt deskundigheid, waarbij vuistregels voor het vloeroppervlak per aanwezige persoon kunnen helpen. Die vuistregels kunnen we bovendien gaan aanscherpen, als we niet alleen gaan programmeren maar ook gaan monitoren/evalueren op basis van capaciteit; laten we de gebruikerservaring gaan meten in relatie tot aantal gelijktijdige gebruikers.

Dynamische afstemming van vraag en aanbod

Zijn we er dan? Nee, want de allerlastigste vraag resteert: Welke capaciteit is nodig om een bepaalde organisatie/populatie te faciliteren? Zoals hiervoor beschreven, is het antwoord steeds meer afhankelijk van veel verschillende, dynamische en deels ongrijpbare factoren. Het heeft volgens mij weinig zin om nog meer energie te steken in beter-onderbouwde inschattingen. We moeten leren omgaan met een minder eenduidige relatie tussen gebouw en gebruikerspopulatie. Dat betekent:

• Sturen en communiceren op basis van de gegeven capaciteit van de werkomgeving.
• Monitoren hoeveel mensen gelijktijdig gebruik maken en bijsturen wanneer het te druk wordt.
• Het gebruik van populaire plekken reguleren via een doordacht en gebruikersvriendelijk reserveringsssysteem.
• Creatief zoeken naar combinaties van groepen met complementaire gebruikspatronen (denk aan een adviesbureau dat juist op vrijdag z’n drukste kantoordag heeft).
• Capaciteit afstoten of aanvullende gebruikers ‘werven’ wanneer er sprake is van structurele onderbenutting.

Dit alles vraagt een andere rol en mindset van de workplace manager, een verschuiving van ‘de organisatie faciliteren door middel van een passend gebouw’ naar ‘mensen ondersteunen in hun werk met een breed en flexibel te gebruiken aanbod van werklocaties en –plekken’. Van de gebruikers vraagt het ook een verandering, namelijk dat zij hun werkpatronen waar nodig afstemmen op de beschikbaarheid van faciliteiten en de werkpatronen van anderen (bijvoorbeeld: op vrijdag kun je perfect ongestoord individueel werken op kantoor, terwijl de dinsdag juist heel geschikt is voor samenwerking en bijpraten met collega’s). In deze nieuwe context hebben we de flexfactor niet meer nodig.

[1] Theo van der Voordt (2005). De flexfactor opgeschoond. Center for People and Buildings. https://www.cfpb.nl/kennis/publicaties/de-flexfactor-opgeschoond/