Van visie tot realisatie
‘Een aanspreekpunt tijdens het gehele proces waarmee we de opdrachtgever ontzorgen’. Dat is de kern van YNNO’s aanpak bij het realiseren van nieuwe manieren van werken. Menno Polman en Nick Lettink vertellen hierover.
Startfase
In een huisvestingstraject hebben alle keuzes en beslissingen, zeker in de beginfase, grote impact op de totale uitwerking en het eindresultaat. De start ligt bij het vaststellen van de ambitie en de visievorming; zaken die bepalend zijn voor de te varen koers van een organisatie en voor de nieuwe manier van werken. Door al in een vroegtijdig stadium op strategisch niveau de impact en consequenties van veranderingen te identificeren, kan een helder scenario worden geschetst en kunnen realistische verwachtingen over de ambitie en uiteindelijk de realisatie worden gecreëerd. Wat is een haalbare tijdslijn? Hoe wordt een project benaderd? Wat past binnen het gestelde budget? Welke aanbestedingsstrategie past bij het vraagstuk en de organisatie? Waar ligt welke verantwoordelijkheid? Kortom, het is van groot belang om al bij de start antwoord te geven op dit soort vragen, zodat keuzes kunnen worden vertaald naar reële plannen. Je kunt een Ferrari willen, maar als het budget toereikend is voor een boodschappenauto, dan past dat niet.
Integraliteit en één aanspreekpunt
Essentieel is in elke fase en op ieder niveau de regie te kunnen voeren èn projectteams en de organisatie op een passende manier te kunnen begeleiden. Oftewel een project begeleiden van de start tot het moment dat de gebruiker gelukkig is met de nieuwe werkplek. Dat is waar het bij een succesvol huisvestingstraject om gaat. We krijgen regelmatig als terugkoppeling dat we analytisch en conceptueel sterk zijn en concepten ook echt tot realisatie kunnen brengen. Bovendien beschikken we over de theoretische kennis en expertise. Op bestuursniveau kunnen we adviseren en krijgen de mensen op de werkvloer mee. We weten wat de impact is van een uitdagend ‘Programma van Eisen’ op de realisatie en wanneer het werkconcept sterk verandert, weten we wat de gevolgen zijn voor de organisatiebegeleiding. Alle consequenties en scenario’s leggen we tijdig voor aan zowel de projectteamleden als het bestuur. Gedurende het volledige traject vertegenwoordigen én ontzorgen wij de opdrachtgever door één aanspreekpunt – de regievoerder – aan te stellen die de teams en de organisatie begeleidt.
Eén regievoerder
Op strategisch, tactisch en operationeel niveau naar diverse vraagstukken kunnen kijken en de taal van beide werelden spreken: zowel advies als projectmanagement. Dat is geen sinecure en daarom is een regievoerder noodzakelijk. Iemand die de visievorming snapt en ook nadenkt over de impact van beslissingen op de organisatie: hoe denkt de ondernemingsraad hierover, hoe kijkt de vakbond hiernaar, wat vindt het bestuur ervan, wat vindt de handyman, wat moeten we doen op het gebied van organisatiebegeleiding, wat is nodig qua ICT om het mogelijk te maken, en ga zo maar door. Deze persoon verbindt partijen, teams en afdelingen en brengt het proces van a naar z. Het is een uitdagende en complexe rol om in te vullen en daarom juist een pracht van een uitdaging voor ons.
Missie geslaagd
De afgelopen jaren heeft YNNO zich naast advies ook steeds meer toegelegd op de realisatie en regievoering over het gehele traject. Daardoor is het mogelijk een integrale benadering van een project te borgen waardoor je direct resultaat ziet. De opdrachtgever is comfortabel met de uitkomst, omdat er niet alleen een adviesrapport ligt, maar ook direct een realistisch en haalbaar plan van aanpak. Als een traject is afgerond, volgt er altijd nog een evaluatie en ‘nazorg’. We kijken naar de implementatie, hoe de communicatie tussen de verbonden onderdelen verloopt, of alles werkzaam is etc. Door de intensieve samenwerking die soms wel meerdere jaren kan duren, bouwen we een hechte werkrelatie en vertrouwensband op. En doordat we altijd handelen in het belang van de organisatie en het gehele traject van a tot z beheersen, beschrijven onze opdrachtgevers ons als een hoogwaardige en betrouwbare partner.
