Hoe goed wordt jouw huisvesting benut?

5 min

 

Hoe goed wordt jouw huisvesting benut?

Er is veel te zeggen over de bezettingsgraad van kantoren. In deze blog van LSa gaat Dennis Stout in op de mogelijkheden van het meten van de bezettingsgraad.

Na Corona is het huisvestingsvraagstuk van veel managers compleet gedraaid van “We moeten efficiënter omgaan met onze kantoorruimte en daarom flexibeler werken” naar “Kom weer naar kantoor en waarom kom je nog wel naar kantoor”.

Het einde van de coronamaatregelen en het meer flexibel en hybride werken waren de aanleiding voor de bezettingsgraadmetingen die SWP-partner LSa het afgelopen en dit jaar heeft uitgevoerd bij verschillende rijkskantoren. Opdrachtgevers worstelen met de vragen hoe ze de huisvesting aan laten sluiten op de behoeften van de medewerkers en hoe deze optimaal bijdraagt aan het werkproces met deze nieuwe hybride manier van samenwerken. Directeur Dennis Stout ligt toe.

Meten is weten

We snappen en voelen aan alles dat dingen anders gaan op kantoor dan voorheen. Maar om ergens echt de vinger op te kunnen leggen, sta je nergens zonder data. Een bezettingsgraadmeting is de uitgelezen tool voor het verkrijgen van inzicht bij dat gevoel.

Naast de bezetting en benutting van de faciliteiten, geeft een bezettingsgraadmeting ook inzicht in de activiteiten die op kantoor worden gedaan. Het geeft een beeld van hoeveel men op kantoor is én, als ze er zijn, wat ze doen en waar. Dit geeft echt een extra dimensie in vergelijking tot wat sensoren of het tellen van check-ins bij toegangssystemen kunnen faciliteren.

Wat zien we?

De bezetting blijft ook na Corona laag; veel medewerkers hebben de voorkeur om nog veel thuis of elders te werken. Het bekende bezettingspatroon van vóór Corona zien we nog steeds, alleen dan nu met een lagere bezetting:

  • De pieken op de dinsdag en donderdag; waarbij op deze dagen nog voldoende overcapaciteit in de gebouwen beschikbaar is.
  • De fluctuerende maandag; soms is deze dag net zo druk of drukker dan de dinsdag en donderdag, maar vaak gemiddeld iets lager.
  • En de laag bezette woensdag en vrijdag, waar de kantoren op vrijdag veelal leeg zijn.

Verhouding van de bezettingsgraad over de weekdagen t.o.v. elkaar.

Men komt nu voornamelijk naar kantoor om elkaar te ontmoeten, te vergaderen en samen te werken, als ook voor het uitvoeren van bureauwerkzaamheden. Daarnaast zorgt het hybride werken voor meer variatie in de manier van uitvoeren van de type activiteiten. Klein overleg aan het bureau of elkaar tegen komen en even wat bespreken gebeurd nu niet enkel meer spontaan en fysiek, maar nu ook vaak in een online overleg of aan de telefoon. Dezelfde activiteiten vragen daarmee om meer variëteit in de facilitering op kantoor. 

Wat zijn de effecten?

Het verschil in bezetting door de week heen samen met de verschillende variëteit in het uitvoeren van de activiteiten, maakt dat men de werkomgeving anders gebruikt door de week heen. Dit vraagt wat van de fysieke werkomgeving op kantoor.  Bij een hoge bezetting zoekt men voor telefoneren, videobellen, klein overleg en samenwerken eerder een daarvoor geschikte ruimte, daarentegen zie je dat bij een lage bezetting men veel van de activiteiten aan de bureauwerkplek doet. Op rustige dagen voelt men minder verplichting om andere activiteiten aan een ander type werkplek te doen. Ondanks de lage bezetting op kantoor, kan dit als nog ook dan als storend worden ervaren. In een rustig kantoor heb je eerder overlast omdat geluid minder gebufferd wordt door ruis. Tijdens de drukkere dagen in de week – met nog steeds voldoende ruimte over in de gebouwen – kan men toch ervaren dat een etage of afdeling erg druk is en er niet voldoende break-out ruimten beschikbaar zijn. De werkplekmix is ongeacht de bezettingsgraad van belang om geconcentreerd werken als ook de juiste werkplek voor alle andere werkzaamheden te faciliteren.

Tevens kan de verdeling van de bezetting resulteren in dat een deel van het kantoor nagenoeg leeg is. Zeker op de woensdag en vrijdag is het het overwegen waard of alle verdiepingen en gebouwdelen nog wel open moeten zijn.

Naast de fysieke aspecten van de werkomgeving doet deze verandering in dynamiek van werkzaamheden en lagere gemiddelde bezettingsgraad wat met de organisatie. Zo kan het een groot effect hebben op de sociale cohesie. Als men naar kantoor komt om elkaar te treffen, maar er weinig andere collega’s ontmoet, kan dit als teleurstelling worden ervaren en de waarde om naar kantoor te gaan verminderen. Bovendien vermindert de kennisdeling binnen een organisatie als mensen minder met elkaar samen zitten en spreken. Dit beide maakt het voor zowel nieuwe werknemers als voor junioren lastiger om de identiteit van een organisatie met alle kennis en verbondenheid mee te krijgen.

Wat kun je hier als bedrijf mee?

De data vanuit een bezettingsmeting is dus van grote waarde. Of niet. Je moet er wel wat mee (kunnen) doen, anders verliest het z’n meerwaarde. Daarom gaan meetrapportages altijd gepaard met een advies. Met alleen inzicht in de data ben je er namelijk nog niet. Er moet meegedacht worden over de toekomstmogelijkheden op basis van de vergaarde data en hoe dit te borgen binnen de organisatie.  

Het huidige gebruik zegt nog niets over het gewenste gebruik, zowel vanuit gebruikersperspectief als vanuit de vastgoedstrategie, als de visie op de gewenste manier van samenwerken. Data is pas echt van waarde wanneer het in de juiste context geplaatst wordt. Naast de ervaring van de gebruiker combineer je dit met alle beschikbare databronnen uit jouw vastgoed omgeving. Hier hebben wij als LSa zelf een dashboard voor ontwikkeld waarin alle data samenkomt en analyse wordt uitgevoerd. Iedere organisatie is uniek en vraagt om maatwerk.

Samen met opdrachtgevers de handen uit de mouwen en op avontuur naar de beste huisvestingsoplossingen, passend bij de visie en specifieke arbeidsprocessen van een organisatie en binnen de kaders en randvoorwaarden van de context van die organisatie. De primaire processen en de context van een gemeente zijn nu eenmaal significant anders dan die van een ministerie of onderwijsinstantie.

Delen:

Meer nieuws

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

Definitief Ontwerp ABG-kantoor afgerond

dinsdag 17 juni

Het Definitief Ontwerp voor het nieuwe gemeentekantoor van de ABG-organisatie is afgerond. HEVO bereikt daarmee een belangrijke ...

Lees meer

Terug naar boven