De BuCa van het Po-Co kantoor

• nieuws
• hybride werken

In deze blog zet SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger zich af tegen het idee dat de lage benuttingsgraad van het post-corona kantoor onhoudbaar is en om acuut ingrijpen vraagt. De businesscase is niet verslechterd, maar kan – met een weloverwogen, waardengerichte benadering – vaak wél worden verbeterd.

Lage benutting onhoudbaar?

We kunnen inmiddels wel vaststellen dat het post-corona kantoor een aanzienlijk lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad kent dan het pre-corona kantoor, en dat dit zo zal blijven. Met als logisch gevolg, lage gemiddelde benuttingsgraden van werkplekken. Hoe erg is dat? De term ‘onhoudbaar’ valt regelmatig. Vanuit het idee dat het voor een organisatie niet uit kan en niet te verantwoorden valt, dat zo’n kostbaar bedrijfsmiddel zo’n lage benuttingsgraad kent. Klinkt logisch en lijkt een reden tot onmiddellijke actie: ‘afstoten, die overtollige kantoorruimte!’

Mij is deze benadering te alarmistisch en te kort door de bocht. Want, zoals ik jaren geleden al schreef: een kantoor is geen vliegtuig. Qua benutting lijkt een kantoor meer op een restaurant of een congrescentrum – voorzieningen waarvoor we het normaal en acceptabel vinden dat ze vooral op bepaalde dagen en momenten worden gebruikt. Dat is niet per se problematisch en zeker niet ‘zomaar’ te veranderen. En, heel flauw gesteld: pre-corona hoorde je nooit iemand klagen over de lage benuttingsgraad van zijn thuiswerkplek. Kortom: dat de benuttingsgraad van een kantoor laag is, wil op zichtzelf nog niet zeggen dat we daar iets aan moeten of kunnen veranderen.

Half vol of half leeg?

De aanwezigheidsgraad op kantoor – en met name de hardnekkige pieken en dalen in het wekelijkse patroon – is een resultante van de sociale dynamiek in de organisatie, en zo moet het ook zijn. Aan het faciliteren van die sociale dynamiek ontleent het kantoor immers zijn belangrijkste toegevoegde waarde. Dat betekent dat je je eerst en vooral moet afvragen wat eigenlijk de kern van het vraagstuk is: is de capaciteit (op dalmomenten) te ruim en/of wordt er momenteel meer thuisgewerkt dan wenselijk is met het oog op samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie? Oplossingen in de ene richting kunnen de zaak in de andere richting juist verslechteren.

Sowieso is het, net als bij het spreekwoordelijke glas, maar hoe je naar een deels gevuld kantoor kijkt. Waar de een vooral verspilling ziet of een ‘stimulerende buzz’ mist, waardeert een ander juist de grotere keuzevrijheid of de rust. Naast kosten en duurzaamheid in relatie tot efficiënt ruimtegebruik is flexibiliteit een belangrijke overweging, met het oog op mogelijke groei en veranderingen en fluctuaties in werkpatronen. Het is dus de kunst om een gefundeerde en gebalanceerde insteek te kiezen, waarbij het optimaliseren van de toegevoegde waarde van het kantoor voorop staat, niet het optimaliseren van de benuttingsgraad. Vanuit de kansen die onderbenutting kan bieden, niet vanuit een acute noodzaak.

Businesscase niet verslechterd

Hoe zit het met die toegevoegde waarde, als we het pre- en post-corona kantoor met elkaar vergelijken? En als je die toegevoegde waarde relateert aan de kosten, is de businesscase dan in negatieve zin veranderd? Ik durf te stellen: doorgaans niet. Uit benchmarkcijfers zoals de OCI en de NFC blijkt dat de kosten per kantoorwerkplek al jaren gelijke tred houden met de inflatie. Oftewel, gecorrigeerd voor inflatie kost het post-corona kantoor ongeveer evenveel als het pre-corona kantoor (bij gelijkblijvende omvang), of je het nou in absolute bedragen of in euro’s per m2 of per fte bekijkt.

Dan de opbrengsten. Zelfs als de aanwezigheidsgraad is gehalveerd (bijvoorbeeld van gemiddeld 4 naar gemiddeld 2 dagen per week), dan is het naar mijn idee aannemelijk dat de toegevoegde waarde gelijk is gebleven, dankzij een verdubbeling van de ‘opbrengst per individueel gebruiksuur’. Die opbrengst betreft primair de bijdrage aan samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie. De mogelijke verdubbeling leid ik af uit de veel bewustere keuzes die mensen nu maken om op bepaalde dagen/momenten naar kantoor te gaan. Zo bewust, dat ze de files en volle treinen op dinsdag en donderdag voor lief nemen. Waar kantoorbezoek pre-corona veelal een dagelijkse routine was, is het nu vooral een manier om bepaalde sociale interacties te hebben, waarbij ‘live’ contact meerwaarde heeft. Sinds de coronapandemie kijken we collectief wezenlijk anders naar deze belangrijke functie van het kantoor. Met als gevolg, dat de toegevoegde waarde eerder is toegenomen dan afgenomen, met name op die drukke dinsdag en donderdag.

Wel kansen voor verbetering

Dat de businesscase niet is verslechterd, wil niet zeggen dat je deze niet zou kunnen verbeteren. Dat brengt ons terug bij de structureel lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad – die biedt soms kansen om de kosten te verlagen en/of de opbrengsten te verhogen. Of dat in een specifiek geval daadwerkelijk zo is, en zo ja welke maatregelen dan het meest effectief en toekomstgericht zijn, is een kwestie van puzzelen met realistische alternatieven en afstemming met verschillende stakeholders – zoals dat eigenlijk altijd het geval is bij het ontwikkelen van een solide workplace businesscase.* Hier beperkt ik me tot een aantal algemene denkrichtingen, gerelateerd aan verschillende manieren waarop de werkomgeving toegevoegde waarde kan genereren. Bij de eerste vijf wordt overtollige ruimte op een waardeverhogende manier benut, bij de laatste twee juist afgestoten.

Arbeidsproductiviteit bevorderen: Het hybride werken brengt andere functionele behoeften met zich mee wanneer men op kantoor werkt, denk aan ruimten en voorzieningen voor videobellen, hybride vergaderen, klein/informeel overleg, maar ook (nog steeds) rustige plekken voor focuswerk. Voor zover samenwerking en kennisdeling wellicht lijden onder te veel thuiswerken, welke verbeteringen van het kantoor kunnen dan bijdragen aan een gewenste gedragsverandering? 

Aantrekkelijk werkgeverschap versterken: Naast bovengenoemde zaken, dragen ook sfeer en comfort van de werkomgeving bij aan werkplezier en daarmee aan werving en binding van (schaarse) medewerkers. Onderzoek wat verschillende doelgroepen verder specifiek belangrijk vinden. Voor sommigen is een goede kolfruimte essentieel, voor anderen optimale toegankelijkheid per rolstoel, een prikkelarme werkplek, een vaste werkplek, of woonruimte nabij het kantoor.

Maatschappelijke meerwaarde creëren: In het kader van de S van ESG (Environmental-Social-Governance), zijn steeds meer bedrijven gericht op het ondersteunen van maatschappelijke doelen en organisaties. Onbenutte ruimte kan soms zeer dankbaar worden gebruikt door verenigingen in de buurt, of voor het faciliteren van bijeenkomsten van maatschappelijke organisaties. 

Externe samenwerking faciliteren: Partnerships tussen organisaties brengen vaak de behoefte met zich mee om regelmatig bij elkaar over de vloer te komen. Sommige grote organisaties faciliteren start-ups in hun gebouwen, om innovatie te bevorderen. Door in je gebouw een soort coworking space te realiseren, neemt je aantrekkelijkheid als samenwerkingspartner toe.

Flexibiliteit waarborgen: De behoeften en werkritmes van kantoorgebruikers zijn diverser en dynamischer dan ooit, en organisaties kunnen steeds minder ver vooruitkijken. In die context is het hebben van enige overruimte in je kantoor een pluspunt – het kan voorkómen dat je op enig moment gedwongen of zelfs acuut moet verhuizen, uitbreiden of verbouwen, met alle negatieve gevolgen voor financiën en productiviteit van dien.

Bijdragen aan verduurzaming: Als het lukt om onbenutte ruimte niet/minder te verwarmen/koelen en ventileren, scheelt dat in het energiegebruik. Steeds meer organisaties kiezen (mede) om deze reden voor het sluiten van gebouwdelen of hele locaties op daldagen. Het reduceren van de kantooromvang – door te verhuizen naar een kleiner pand of een deel te verhuren – verkleint de ecologische voetafdruk van de organisatie navenant.

Kosten reduceren c.q. investeringsruimte creëren: Last but – voor sommige organisaties – zeker not least, kan kostenbesparing door afstoting van overtollig vastgoed natuurlijk ook waarde toevoegen. Dit gaat hand en hand met wat ik heb genoemd bij verduurzaming, maar je kunt ook denken aan heronderhandelen met de verhuurder (inspelend op de toenemende leegstand) en facilitaire dienstverleners, of aan het delen van kosten met externe medegebruikers. Kostenreductie kan een belangrijk onderdeel zijn van een businesscase, wanneer het de ruimte creëert om te investeren in verbeteringen met het oog op bovengenoemde vormen van toegevoegde waarde. 

* Leer hier ‘alles’ over tijdens de nieuwe masterclass Businesscase voor een betere workplace van de WorkPlace Academy; de eerste editie staat gepland op 11 juni.