De BuCa van het Po-Co kantoor

7 min

 

De BuCa van het Po-Co kantoor

In deze blog zet SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger zich af tegen het idee dat de lage benuttingsgraad van het post-corona kantoor onhoudbaar is en om acuut ingrijpen vraagt. De businesscase is niet verslechterd, maar kan – met een weloverwogen, waardengerichte benadering – vaak wél worden verbeterd.

Lage benutting onhoudbaar?

We kunnen inmiddels wel vaststellen dat het post-corona kantoor een aanzienlijk lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad kent dan het pre-corona kantoor, en dat dit zo zal blijven. Met als logisch gevolg, lage gemiddelde benuttingsgraden van werkplekken. Hoe erg is dat? De term ‘onhoudbaar’ valt regelmatig. Vanuit het idee dat het voor een organisatie niet uit kan en niet te verantwoorden valt, dat zo’n kostbaar bedrijfsmiddel zo’n lage benuttingsgraad kent. Klinkt logisch en lijkt een reden tot onmiddellijke actie: ‘afstoten, die overtollige kantoorruimte!’

Mij is deze benadering te alarmistisch en te kort door de bocht. Want, zoals ik jaren geleden al schreef: een kantoor is geen vliegtuig. Qua benutting lijkt een kantoor meer op een restaurant of een congrescentrum – voorzieningen waarvoor we het normaal en acceptabel vinden dat ze vooral op bepaalde dagen en momenten worden gebruikt. Dat is niet per se problematisch en zeker niet ‘zomaar’ te veranderen. En, heel flauw gesteld: pre-corona hoorde je nooit iemand klagen over de lage benuttingsgraad van zijn thuiswerkplek. Kortom: dat de benuttingsgraad van een kantoor laag is, wil op zichtzelf nog niet zeggen dat we daar iets aan moeten of kunnen veranderen.

Half vol of half leeg?

De aanwezigheidsgraad op kantoor – en met name de hardnekkige pieken en dalen in het wekelijkse patroon – is een resultante van de sociale dynamiek in de organisatie, en zo moet het ook zijn. Aan het faciliteren van die sociale dynamiek ontleent het kantoor immers zijn belangrijkste toegevoegde waarde. Dat betekent dat je je eerst en vooral moet afvragen wat eigenlijk de kern van het vraagstuk is: is de capaciteit (op dalmomenten) te ruim en/of wordt er momenteel meer thuisgewerkt dan wenselijk is met het oog op samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie? Oplossingen in de ene richting kunnen de zaak in de andere richting juist verslechteren.

Sowieso is het, net als bij het spreekwoordelijke glas, maar hoe je naar een deels gevuld kantoor kijkt. Waar de een vooral verspilling ziet of een ‘stimulerende buzz’ mist, waardeert een ander juist de grotere keuzevrijheid of de rust. Naast kosten en duurzaamheid in relatie tot efficiënt ruimtegebruik is flexibiliteit een belangrijke overweging, met het oog op mogelijke groei en veranderingen en fluctuaties in werkpatronen. Het is dus de kunst om een gefundeerde en gebalanceerde insteek te kiezen, waarbij het optimaliseren van de toegevoegde waarde van het kantoor voorop staat, niet het optimaliseren van de benuttingsgraad. Vanuit de kansen die onderbenutting kan bieden, niet vanuit een acute noodzaak.

Businesscase niet verslechterd

Hoe zit het met die toegevoegde waarde, als we het pre- en post-corona kantoor met elkaar vergelijken? En als je die toegevoegde waarde relateert aan de kosten, is de businesscase dan in negatieve zin veranderd? Ik durf te stellen: doorgaans niet. Uit benchmarkcijfers zoals de OCI en de NFC blijkt dat de kosten per kantoorwerkplek al jaren gelijke tred houden met de inflatie. Oftewel, gecorrigeerd voor inflatie kost het post-corona kantoor ongeveer evenveel als het pre-corona kantoor (bij gelijkblijvende omvang), of je het nou in absolute bedragen of in euro’s per m2 of per fte bekijkt.

Dan de opbrengsten. Zelfs als de aanwezigheidsgraad is gehalveerd (bijvoorbeeld van gemiddeld 4 naar gemiddeld 2 dagen per week), dan is het naar mijn idee aannemelijk dat de toegevoegde waarde gelijk is gebleven, dankzij een verdubbeling van de ‘opbrengst per individueel gebruiksuur’. Die opbrengst betreft primair de bijdrage aan samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie. De mogelijke verdubbeling leid ik af uit de veel bewustere keuzes die mensen nu maken om op bepaalde dagen/momenten naar kantoor te gaan. Zo bewust, dat ze de files en volle treinen op dinsdag en donderdag voor lief nemen. Waar kantoorbezoek pre-corona veelal een dagelijkse routine was, is het nu vooral een manier om bepaalde sociale interacties te hebben, waarbij ‘live’ contact meerwaarde heeft. Sinds de coronapandemie kijken we collectief wezenlijk anders naar deze belangrijke functie van het kantoor. Met als gevolg, dat de toegevoegde waarde eerder is toegenomen dan afgenomen, met name op die drukke dinsdag en donderdag.

Wel kansen voor verbetering

Dat de businesscase niet is verslechterd, wil niet zeggen dat je deze niet zou kunnen verbeteren. Dat brengt ons terug bij de structureel lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad – die biedt soms kansen om de kosten te verlagen en/of de opbrengsten te verhogen. Of dat in een specifiek geval daadwerkelijk zo is, en zo ja welke maatregelen dan het meest effectief en toekomstgericht zijn, is een kwestie van puzzelen met realistische alternatieven en afstemming met verschillende stakeholders – zoals dat eigenlijk altijd het geval is bij het ontwikkelen van een solide workplace businesscase.* Hier beperkt ik me tot een aantal algemene denkrichtingen, gerelateerd aan verschillende manieren waarop de werkomgeving toegevoegde waarde kan genereren. Bij de eerste vijf wordt overtollige ruimte op een waardeverhogende manier benut, bij de laatste twee juist afgestoten.

Arbeidsproductiviteit bevorderen: Het hybride werken brengt andere functionele behoeften met zich mee wanneer men op kantoor werkt, denk aan ruimten en voorzieningen voor videobellen, hybride vergaderen, klein/informeel overleg, maar ook (nog steeds) rustige plekken voor focuswerk. Voor zover samenwerking en kennisdeling wellicht lijden onder te veel thuiswerken, welke verbeteringen van het kantoor kunnen dan bijdragen aan een gewenste gedragsverandering? 

Aantrekkelijk werkgeverschap versterken: Naast bovengenoemde zaken, dragen ook sfeer en comfort van de werkomgeving bij aan werkplezier en daarmee aan werving en binding van (schaarse) medewerkers. Onderzoek wat verschillende doelgroepen verder specifiek belangrijk vinden. Voor sommigen is een goede kolfruimte essentieel, voor anderen optimale toegankelijkheid per rolstoel, een prikkelarme werkplek, een vaste werkplek, of woonruimte nabij het kantoor.

Maatschappelijke meerwaarde creëren: In het kader van de S van ESG (Environmental-Social-Governance), zijn steeds meer bedrijven gericht op het ondersteunen van maatschappelijke doelen en organisaties. Onbenutte ruimte kan soms zeer dankbaar worden gebruikt door verenigingen in de buurt, of voor het faciliteren van bijeenkomsten van maatschappelijke organisaties. 

Externe samenwerking faciliteren: Partnerships tussen organisaties brengen vaak de behoefte met zich mee om regelmatig bij elkaar over de vloer te komen. Sommige grote organisaties faciliteren start-ups in hun gebouwen, om innovatie te bevorderen. Door in je gebouw een soort coworking space te realiseren, neemt je aantrekkelijkheid als samenwerkingspartner toe.

Flexibiliteit waarborgen: De behoeften en werkritmes van kantoorgebruikers zijn diverser en dynamischer dan ooit, en organisaties kunnen steeds minder ver vooruitkijken. In die context is het hebben van enige overruimte in je kantoor een pluspunt – het kan voorkómen dat je op enig moment gedwongen of zelfs acuut moet verhuizen, uitbreiden of verbouwen, met alle negatieve gevolgen voor financiën en productiviteit van dien.

Bijdragen aan verduurzaming: Als het lukt om onbenutte ruimte niet/minder te verwarmen/koelen en ventileren, scheelt dat in het energiegebruik. Steeds meer organisaties kiezen (mede) om deze reden voor het sluiten van gebouwdelen of hele locaties op daldagen. Het reduceren van de kantooromvang – door te verhuizen naar een kleiner pand of een deel te verhuren – verkleint de ecologische voetafdruk van de organisatie navenant.

Kosten reduceren c.q. investeringsruimte creëren: Last but – voor sommige organisaties – zeker not least, kan kostenbesparing door afstoting van overtollig vastgoed natuurlijk ook waarde toevoegen. Dit gaat hand en hand met wat ik heb genoemd bij verduurzaming, maar je kunt ook denken aan heronderhandelen met de verhuurder (inspelend op de toenemende leegstand) en facilitaire dienstverleners, of aan het delen van kosten met externe medegebruikers. Kostenreductie kan een belangrijk onderdeel zijn van een businesscase, wanneer het de ruimte creëert om te investeren in verbeteringen met het oog op bovengenoemde vormen van toegevoegde waarde. 

* Leer hier ‘alles’ over tijdens de nieuwe masterclass Businesscase voor een betere workplace van de WorkPlace Academy; de eerste editie staat gepland op 11 juni.
 

 

 

 

 

Delen:

Meer nieuws

Remco Martens benoemd tot Chief Commercial Officer ISS

Remco Martens benoemd tot Chief Commercial Officer ISS

woensdag 30 april

ISS maakt bekend dat Remco Martens per 1 mei aantreedt als Chief Commercial Officer (CCO). In deze functie maakt hij deel ...

Lees meer

<span>Hoe ontwikkel je succesvolle ecosystemen op een campus?</span>

Hoe ontwikkel je succesvolle ecosystemen op een campus?

dinsdag 29 april

Tijdens het event Campus Day op 5 juni vertelt Margot Nijkamp over het ontwikkelen van ecosystemen op een campus. Een inspirerend ...

Lees meer

Whitepaper Solved overhandigd tijdens de WorkPlace Xperience

Whitepaper Solved overhandigd tijdens de WorkPlace Xperience

maandag 28 april

Michael Kortekaas nam tijdens de WorkPlace Xperience 2025 Solved's nieuwe whitepaper 'Geen pleisters plakken, maar kansen ...

Lees meer

Entweder nieuwe Smart WorkPlace

Entweder nieuwe Smart WorkPlace

maandag 28 april

Inspirerende werkomgevingen waar iedereen wint, daar zet Entweder zich voor in. Het bedrijf uit Twente sluit zich aan bij ...

Lees meer

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

De WorkPlace Xperience 2025 aftermovie

vrijdag 25 april

Op 15 en 16 april 2025 zetten 1.850 deelnemers de duurzame stap naar de gezonde en gelukkige werkomgeving van morgen.

Lees meer

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

Blog Wim Kooyman: Kantoorschaamte

donderdag 24 april

Kantoorleegstand dwingt ons niet alleen om opnieuw na te denken over de rol van de werkplek in ons leven, het doet tegelijk ...

Lees meer

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

Sweco opent locatie Wonderwoods in hartje Utrecht

donderdag 24 april

Het nieuwe kantoor van Sweco staat in Utrecht en biedt een nieuwe werkplek voor de afdelingen Srchitectuur, Stedelijke planning ...

Lees meer

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

Leegstaande kantoren bieden ruimte voor duizenden extra woningen

woensdag 23 april

Tijdens een uitzending van BNR’s The Daily Move pleitte Wietse Walinga, directeur van Duurzaam Gebouwd, voor het benutten ...

Lees meer

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

De campus vraagt om flexibiliteit en schaalgrootte

woensdag 23 april

De mbo-campus moet een weerspiegeling zijn van de maatschappij, flexibel om in te spelen op een veranderende onderwijsstrategie ...

Lees meer

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

Rapport belicht wat opgeleide Gen Z’ers écht willen

woensdag 23 april

De Nederlandse technische sectoren staan aan de vooravond van een groot probleem: een flink deel van de ervaren vakmensen ...

Lees meer

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

Nieuw lab voor UvA door slimme aanpak bij netcongestie

dinsdag 22 april

Hoe realiseer je een nieuw Quantumlab te midden van netcongestie? RoyalHaskoningDHV helpt de Universiteit van Amsterdam ...

Lees meer

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

Tweede editie van BNW Index gelanceerd op WorkPlace Xperience

woensdag 16 april

YNNO en Smart WorkPlace (SWP) lanceerden vandaag de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index) tijdens de WorkPlace ...

Lees meer

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

Iris Kranenburg wint ISS WorkPlace Talent of the Year

dinsdag 15 april

De winnares van de ISS WorkPlace Talent of the Year-award is Iris Kranenburg, werkzaam als Professional Huisvesting & ...

Lees meer

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

Annemarie Melissen wint ISS WorkPlace Manager of the year Award

dinsdag 15 april

Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 is Annemarie Melissen, Project Manager Real Estate bij FrieslandCampina, beloond ...

Lees meer

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

Navigating Stress wint de CSU Smart Solution of the Year Award

dinsdag 15 april

Navigating Stress is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Smart Solution of the Year-award 2025. Geert Kruijswijk en Mirte ...

Lees meer

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

Full House Deal maakt ruimte voor 200.000 extra woningen

maandag 14 april

Door hybride werken worden kantoren structureel minder gebruikt. Veel organisaties kampen met lage bezettingsgraden, terwijl ...

Lees meer

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

Naar slimme kantoren en dynamische huurmodellen

maandag 14 april

Hybride werken gaat niet meer weg en dat heeft gevolgen voor de optimale werkplek op kantoor, nu en in de toekomst. In de ...

Lees meer

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

Whitepaper: Integrale waardengerichte businesscases

vrijdag 11 april

Businesscases en besluitvorming zijn een belangrijke stap in elk project. Maar hoe gaat de praktijk om met businesscases? ...

Lees meer

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent

donderdag 10 april

In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie ...

Lees meer

<span>Univé nieuwe partner Smart WorkPlace</span>

Univé nieuwe partner Smart WorkPlace

donderdag 10 april

De coöperatieve verzekeraar Univé wil verder blijven ontwikkelen naar de werkomgeving van de toekomst. Om nieuwe ...

Lees meer

Terug naar boven