De BuCa van het Po-Co kantoor

7 min

 

De BuCa van het Po-Co kantoor

In deze blog zet SWP-expert Jan Gerard Hoendervanger zich af tegen het idee dat de lage benuttingsgraad van het post-corona kantoor onhoudbaar is en om acuut ingrijpen vraagt. De businesscase is niet verslechterd, maar kan – met een weloverwogen, waardengerichte benadering – vaak wél worden verbeterd.

Lage benutting onhoudbaar?

We kunnen inmiddels wel vaststellen dat het post-corona kantoor een aanzienlijk lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad kent dan het pre-corona kantoor, en dat dit zo zal blijven. Met als logisch gevolg, lage gemiddelde benuttingsgraden van werkplekken. Hoe erg is dat? De term ‘onhoudbaar’ valt regelmatig. Vanuit het idee dat het voor een organisatie niet uit kan en niet te verantwoorden valt, dat zo’n kostbaar bedrijfsmiddel zo’n lage benuttingsgraad kent. Klinkt logisch en lijkt een reden tot onmiddellijke actie: ‘afstoten, die overtollige kantoorruimte!’

Mij is deze benadering te alarmistisch en te kort door de bocht. Want, zoals ik jaren geleden al schreef: een kantoor is geen vliegtuig. Qua benutting lijkt een kantoor meer op een restaurant of een congrescentrum – voorzieningen waarvoor we het normaal en acceptabel vinden dat ze vooral op bepaalde dagen en momenten worden gebruikt. Dat is niet per se problematisch en zeker niet ‘zomaar’ te veranderen. En, heel flauw gesteld: pre-corona hoorde je nooit iemand klagen over de lage benuttingsgraad van zijn thuiswerkplek. Kortom: dat de benuttingsgraad van een kantoor laag is, wil op zichtzelf nog niet zeggen dat we daar iets aan moeten of kunnen veranderen.

Half vol of half leeg?

De aanwezigheidsgraad op kantoor – en met name de hardnekkige pieken en dalen in het wekelijkse patroon – is een resultante van de sociale dynamiek in de organisatie, en zo moet het ook zijn. Aan het faciliteren van die sociale dynamiek ontleent het kantoor immers zijn belangrijkste toegevoegde waarde. Dat betekent dat je je eerst en vooral moet afvragen wat eigenlijk de kern van het vraagstuk is: is de capaciteit (op dalmomenten) te ruim en/of wordt er momenteel meer thuisgewerkt dan wenselijk is met het oog op samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie? Oplossingen in de ene richting kunnen de zaak in de andere richting juist verslechteren.

Sowieso is het, net als bij het spreekwoordelijke glas, maar hoe je naar een deels gevuld kantoor kijkt. Waar de een vooral verspilling ziet of een ‘stimulerende buzz’ mist, waardeert een ander juist de grotere keuzevrijheid of de rust. Naast kosten en duurzaamheid in relatie tot efficiënt ruimtegebruik is flexibiliteit een belangrijke overweging, met het oog op mogelijke groei en veranderingen en fluctuaties in werkpatronen. Het is dus de kunst om een gefundeerde en gebalanceerde insteek te kiezen, waarbij het optimaliseren van de toegevoegde waarde van het kantoor voorop staat, niet het optimaliseren van de benuttingsgraad. Vanuit de kansen die onderbenutting kan bieden, niet vanuit een acute noodzaak.

Businesscase niet verslechterd

Hoe zit het met die toegevoegde waarde, als we het pre- en post-corona kantoor met elkaar vergelijken? En als je die toegevoegde waarde relateert aan de kosten, is de businesscase dan in negatieve zin veranderd? Ik durf te stellen: doorgaans niet. Uit benchmarkcijfers zoals de OCI en de NFC blijkt dat de kosten per kantoorwerkplek al jaren gelijke tred houden met de inflatie. Oftewel, gecorrigeerd voor inflatie kost het post-corona kantoor ongeveer evenveel als het pre-corona kantoor (bij gelijkblijvende omvang), of je het nou in absolute bedragen of in euro’s per m2 of per fte bekijkt.

Dan de opbrengsten. Zelfs als de aanwezigheidsgraad is gehalveerd (bijvoorbeeld van gemiddeld 4 naar gemiddeld 2 dagen per week), dan is het naar mijn idee aannemelijk dat de toegevoegde waarde gelijk is gebleven, dankzij een verdubbeling van de ‘opbrengst per individueel gebruiksuur’. Die opbrengst betreft primair de bijdrage aan samenwerking, kennisdeling en sociale cohesie. De mogelijke verdubbeling leid ik af uit de veel bewustere keuzes die mensen nu maken om op bepaalde dagen/momenten naar kantoor te gaan. Zo bewust, dat ze de files en volle treinen op dinsdag en donderdag voor lief nemen. Waar kantoorbezoek pre-corona veelal een dagelijkse routine was, is het nu vooral een manier om bepaalde sociale interacties te hebben, waarbij ‘live’ contact meerwaarde heeft. Sinds de coronapandemie kijken we collectief wezenlijk anders naar deze belangrijke functie van het kantoor. Met als gevolg, dat de toegevoegde waarde eerder is toegenomen dan afgenomen, met name op die drukke dinsdag en donderdag.

Wel kansen voor verbetering

Dat de businesscase niet is verslechterd, wil niet zeggen dat je deze niet zou kunnen verbeteren. Dat brengt ons terug bij de structureel lagere gemiddelde aanwezigheidsgraad – die biedt soms kansen om de kosten te verlagen en/of de opbrengsten te verhogen. Of dat in een specifiek geval daadwerkelijk zo is, en zo ja welke maatregelen dan het meest effectief en toekomstgericht zijn, is een kwestie van puzzelen met realistische alternatieven en afstemming met verschillende stakeholders – zoals dat eigenlijk altijd het geval is bij het ontwikkelen van een solide workplace businesscase.* Hier beperkt ik me tot een aantal algemene denkrichtingen, gerelateerd aan verschillende manieren waarop de werkomgeving toegevoegde waarde kan genereren. Bij de eerste vijf wordt overtollige ruimte op een waardeverhogende manier benut, bij de laatste twee juist afgestoten.

Arbeidsproductiviteit bevorderen: Het hybride werken brengt andere functionele behoeften met zich mee wanneer men op kantoor werkt, denk aan ruimten en voorzieningen voor videobellen, hybride vergaderen, klein/informeel overleg, maar ook (nog steeds) rustige plekken voor focuswerk. Voor zover samenwerking en kennisdeling wellicht lijden onder te veel thuiswerken, welke verbeteringen van het kantoor kunnen dan bijdragen aan een gewenste gedragsverandering? 

Aantrekkelijk werkgeverschap versterken: Naast bovengenoemde zaken, dragen ook sfeer en comfort van de werkomgeving bij aan werkplezier en daarmee aan werving en binding van (schaarse) medewerkers. Onderzoek wat verschillende doelgroepen verder specifiek belangrijk vinden. Voor sommigen is een goede kolfruimte essentieel, voor anderen optimale toegankelijkheid per rolstoel, een prikkelarme werkplek, een vaste werkplek, of woonruimte nabij het kantoor.

Maatschappelijke meerwaarde creëren: In het kader van de S van ESG (Environmental-Social-Governance), zijn steeds meer bedrijven gericht op het ondersteunen van maatschappelijke doelen en organisaties. Onbenutte ruimte kan soms zeer dankbaar worden gebruikt door verenigingen in de buurt, of voor het faciliteren van bijeenkomsten van maatschappelijke organisaties. 

Externe samenwerking faciliteren: Partnerships tussen organisaties brengen vaak de behoefte met zich mee om regelmatig bij elkaar over de vloer te komen. Sommige grote organisaties faciliteren start-ups in hun gebouwen, om innovatie te bevorderen. Door in je gebouw een soort coworking space te realiseren, neemt je aantrekkelijkheid als samenwerkingspartner toe.

Flexibiliteit waarborgen: De behoeften en werkritmes van kantoorgebruikers zijn diverser en dynamischer dan ooit, en organisaties kunnen steeds minder ver vooruitkijken. In die context is het hebben van enige overruimte in je kantoor een pluspunt – het kan voorkómen dat je op enig moment gedwongen of zelfs acuut moet verhuizen, uitbreiden of verbouwen, met alle negatieve gevolgen voor financiën en productiviteit van dien.

Bijdragen aan verduurzaming: Als het lukt om onbenutte ruimte niet/minder te verwarmen/koelen en ventileren, scheelt dat in het energiegebruik. Steeds meer organisaties kiezen (mede) om deze reden voor het sluiten van gebouwdelen of hele locaties op daldagen. Het reduceren van de kantooromvang – door te verhuizen naar een kleiner pand of een deel te verhuren – verkleint de ecologische voetafdruk van de organisatie navenant.

Kosten reduceren c.q. investeringsruimte creëren: Last but – voor sommige organisaties – zeker not least, kan kostenbesparing door afstoting van overtollig vastgoed natuurlijk ook waarde toevoegen. Dit gaat hand en hand met wat ik heb genoemd bij verduurzaming, maar je kunt ook denken aan heronderhandelen met de verhuurder (inspelend op de toenemende leegstand) en facilitaire dienstverleners, of aan het delen van kosten met externe medegebruikers. Kostenreductie kan een belangrijk onderdeel zijn van een businesscase, wanneer het de ruimte creëert om te investeren in verbeteringen met het oog op bovengenoemde vormen van toegevoegde waarde. 

* Leer hier ‘alles’ over tijdens de nieuwe masterclass Businesscase voor een betere workplace van de WorkPlace Academy; de eerste editie staat gepland op 11 juni.
 

 

 

 

 

Delen:

Meer nieuws

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

vrijdag 12 september

Donderdag 18 september 2025 organiseert Solved in Rotterdam de jaarlijkse Solved Club 25, een exclusief evenement voor beslissers ...

Lees meer

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

donderdag 11 september

'Zitten is het nieuwe roken' hoor je steeds vaker, maar wat kun je doen om medewerkers in beweging te krijgen? In deze blog ...

Lees meer

De kracht van samenwerken

De kracht van samenwerken

donderdag 11 september

IFM-contracten zijn notoir complex, maar hebben voordelen als efficiëntie, kostenbesparing en betere kwaliteit en consistentie. ...

Lees meer

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

woensdag 10 september

Transities op de onderwijscampus buitelen over elkaar heen: van energie- en CO2-reductie tot groene mobiliteit en hergebruik ...

Lees meer

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

dinsdag 9 september

Een gezonde schoolomgeving zou vanzelfsprekend moeten zijn. Toch blijkt dat ruim 80% van de Nederlandse scholen te maken ...

Lees meer

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

dinsdag 9 september

Herken je dat? Een vergadering die moeizaam op gang komt omdat het scherm niet werkt, de microfoon hapert of de verbinding ...

Lees meer

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

maandag 8 september

Asito heeft een belangrijke stap gezet richting haar duurzaamheidsdoelstellingen door volledig over te stappen op circulaire ...

Lees meer

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

vrijdag 5 september

Gispen publiceert het nieuwe Duurzaamheidsverslag 2024: een jaarverslag over de in het vorige jaar behaalde resultaten en ...

Lees meer

TU Delft experimenteert met groene gevels.

TU Delft experimenteert met groene gevels.

donderdag 4 september

TU Delft onderzoekt hoe groene gevels kunnen bijdragen aan een toekomstbestendige campus. Daarbij worden diverse systemen ...

Lees meer

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

woensdag 3 september

Maarten Bronda is per 1 september de nieuwe CFO Sodexo Nederland en maakt deel uit van het directieteam. Sinds 2024 was ...

Lees meer

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

woensdag 3 september

AT Osborne heeft voor het vijfde jaar op rij de hoogste trede van de CO2-prestatieladder behaald. Het adviesbureau heeft, ...

Lees meer

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

dinsdag 2 september

Met het verslag 'Maak gebruik van wat er is' laat Alvero zien hoe meubelverhuur is uitgegroeid tot een strategische pijler ...

Lees meer

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager van het Jaar 2025’ 

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager ...

dinsdag 2 september

De shortlist met 10 kandidaten voor de MVO Manager van het Jaar verkiezing editie 2025 is bekend gemaakt. Dit jaar ...

Lees meer

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

maandag 1 september

Natuurlijke elementen op de werkvloer dragen bij aan een gezondere en productievere werkomgeving. In HEYDAY's nieuwe whitepaper ...

Lees meer

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace Manager Award 

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace ...

vrijdag 29 augustus

Namens ISS en Maaike van Kats (winnaar WorkPlace Manager 2024) heeft Wim Kooyman op 26 augustus de winnaarscheque van de ...

Lees meer

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire dienstverlening

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire ...

donderdag 28 augustus

ISS en de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) bundelen hun krachten om jongeren betere kansen ...

Lees meer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit op de werkvloer

Gen Z helpt oudere collega’s met AI en verhogen productiviteit ...

woensdag 27 augustus

Uit nieuw internationaal onderzoek van International Workplace Group (IWG), bekend van onder meer Spaces en Regus, blijkt ...

Lees meer

5 jaar hybride werken: wat werkt, wat schuurt?

5 jaar hybride werken: wat werkt, wat schuurt?

woensdag 27 augustus

Op woensdag 27 augustus 2025 vindt het jaarlijkse congres van het Center for People and Buildings (CFPB) plaats, ditmaal ...

Lees meer

Minder vierkante meters, meer visie bij VGZ

Minder vierkante meters, meer visie bij VGZ

dinsdag 26 augustus

Wat doe je als je te veel kantoorruimte hebt, maar toch strategisch aanwezig wilt blijven in de regio? Die vraag lag op ...

Lees meer

Jubileum WorkPlace Xperience 2026 in Jaarbeurs Utrecht

Jubileum WorkPlace Xperience 2026 in Jaarbeurs Utrecht

dinsdag 26 augustus

Op 22 en 23 april 2026 vindt de vijfde editie van de WorkPlace Xperience plaats in de Jaarbeurs Utrecht. Deze jubileumeditie ...

Lees meer

Terug naar boven