Een integraal concept dat financieel aantrekkelijk is voor medewerkers. Zo zou volgens Smart WorkPlace expert Mark Mobach een ‘waar-je-werkt-budget’ eruit moeten zien.
Mobach vindt het positief dat werkgeversvereniging AWVN naar aanleiding van de coronacrisis en de toenemende populariteit van het thuiswerken nadenkt over zaken als een ‘waar-je-werkt-budget’ en kijkt naar wat er binnen het systeem mogelijk zou zijn. Hij zou echter graag zien, dat het integraler wordt aangepakt: “Nu wordt er te veel versnipperd gekeken naar zaken als thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en het in bruikleen geven van zaken als kantoormeubilair. Ik pleit ervoor dat werkgevers integraal beter nadenken over de omvang van het thuiswerken en over wat een werknemer nodig heeft om thuis top te functioneren. Beide zaken hangen af van de aard van het werk, maar ook van het individu. Denk dus altijd vanuit diegene die het werk doet. Zo heeft de een er meer behoefte aan om in verbinding te blijven dan de ander. Wel is het belangrijk dat er altijd enige binding is met de organisatie. Daarom moet de fysieke werkplek op kantoor blijven, want het blijft belangrijk om elkaar zo nu en dan te ontmoeten en in de ogen te kijken. Bij honderd procent thuiswerken wordt een medewerker wel erg loosely coupled en beweegt de binding zich op een hellend vlak; hij kan zich de vraag gaan stellen waarom hij voor een organisatie werkt.”
Integrale concepten
Mobach zou het interessant vinden als er vanuit de facilitaire markt integrale concepten voor thuiswerken worden aangeboden: “Ik stel me een bibliotheek aan inrichtings- en servicemogelijkheden voor – afkomstig van verschillende leveranciers – waaruit medewerkers van een organisatie kunnen kiezen. En dat vervolgens ontwerpers gaan meedenken over de inrichting, uitgaand van de mogelijkheden in de thuissituatie. Zo’n integrale aanpak is van belang omdat het inspeelt op de behoeften van de individuele medewerker. Bovendien laat de werkgever zo zien dat hij om de medewerker geeft. Niet alleen op het werk, maar ook thuis. De facilitaire markt moet bij het aanbieden van zulke concepten samenwerken, dus niet alleen kantoormeubelen aanbieden maar – samen met anderen – het hele concept ontwikkelen.”
Financiering
Bij de financiering denkt Mobach aan een opzet zoals bij het Nationale Fietsplan. “Daarbij mag een medewerker elke vijf jaar een fiets kopen. De kosten gaan vervolgens van het brutosalaris af of er is een uitruil met de vakantie- of eindejaarsuitkering. Het fietsplan valt binnen de werkkostenregeling voor werkgevers, waarbij men 1,2% van de totale brutoloonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen aan werknemers. Daar valt de fiets onder, maar ook een sportabonnement en waarom eigenlijk niet de thuiswerkplek?” Mobach vindt het daarbij minder relevant of het alleen voor het werk gebruikt wordt: “Je kunt als werkgever ook stellen: we vinden het belangrijk dat je als medewerker ergonomisch verantwoord werkt, met goed meubilair en een goede computer in een goede omgeving. Waar dan ook, zodat je bijvoorbeeld geen RSI-klachten krijgt. Tegelijkertijd wil je als werkgever ook niet zomaar geld ter beschikking stellen zodat medewerkers in de verleiding kunnen komen om het aan iets anders te besteden.”
Bestaande inkoopkanalen
Mobach pleit ervoor dat facilitair directeuren – of misschien nog beter de workplace managers – in een organisatie gebruik maken van bestaande inkoopkanalen. “Een eerste tussenstap op weg naar integraliteit zou een systeem kunnen zijn dat facilitair medewerkers helpt om via die inkoopkanalen een thuiswerkplek aan te schaffen. De organisatie kan dan korting bedingen en weet bovendien dat de materialen van goede kwaliteit zijn. Een tweede tussenstap is om als organisatie te komen tot een ‘preferred supplier’-lijst – met bestaande en nieuwe leveranciers – die men in contact wil brengen met medewerkers. En een derde tussenstap is om als organisatie de medewerker geld en daarmee autonomie te geven. Dat heeft echter als groot nadeel dat je minder invloed hebt als organisatie. Geen stem hebt bij een aanschaf die de gezondheid van een medewerker bevordert, zoals de aanschaf van een zit-sta bureau.”
De ideale oplossing zou voor Mobach zijn wanneer een facilitair directeur c.q. workplace manager een systeem optuigt waarbij een werkplekexpert meedenkt met de medewerker. Hij kijkt naar het aanbod en naar de specifieke thuissituatie van de medewerker en komt vervolgens met een advies op maat, afhankelijk van de aard van het werk, de persoonlijkheidskenmerken en de thuissituatie.
“Het zou ook interessant zijn om de thuissituatie te koppelen aan persona’s, zodat je tot een nog beter advies kunt komen.” Daarbij zou je volgens Mobach kunnen beginnen met een aanbod van bijvoorbeeld vijf verschillende ‘thuiswerkpakketten’ om dat vervolgens verder uit te breiden. “Daarnaast kun je kijken in hoeverre een bepaalde functie of takenpakket correspondeert met een bepaald thuiswerkpakket. Daar zouden we meer kennis over moeten ontwikkelen, bij mijn weten is daar nog te weinig over bekend.”
Innovatie
Bij dit alles wordt AVG en privacy wel een item. “Je wilt namelijk enerzijds als organisatie je medewerker thuis optimaal faciliteren, maar moet anderzijds de privacy van zijn thuissituatie respecteren. Met een werkplekexpert die onafhankelijk opereert ben je al een heel eind. Maar je moet niet nalaten om dit juridisch vast te leggen. Zodat de expert hierover niets mag meedelen en buitengewoon integer en ethisch te werk moet gaan.”
Mobach verwacht veel innovatie op dit gebied, wanneer de overheid en de markt hierin willen investeren. “Overheid en bedrijfsleven moeten hierin samen optrekken. Daarbij dient een brede groep te worden betrokken: interieurontwerpers, architecten, facility managers/workplace managers, vastgoedontwikkelaars, makelaars, sociologen en psychologen, maar ook ambtenaren en politici. In een integrale aanpak – op publiek-private leest geschoeid – zit ontegenzeggelijk business en werkgelegenheid. En het helpt de samenleving in de goede richting. Dus wat wil je meer?”
Leading Lector NoorderRuimte, Hanzehogeschool Groningen
