Met data grip krijgen op huisvestingsbehoefte

8 min

 

Met data grip krijgen op huisvestingsbehoefte

Om grip te krijgen op de situatie post-corona is er een grote behoefte aan sturing. Volgens Manouk de Weert en Judith van Rijswick van Smart WorkPlace partner Brink kunnen data daarbij een belangrijke rol spelen.

Onder invloed van COVID is bij veel organisaties de huisvestingsbehoefte aan verandering onderhevig. Dat roept ook vragen op over de toekomst van het vastgoed. Om grip te krijgen op de situatie post-corona is er een grote behoefte aan sturing. Volgens Manouk de Weert en Judith van Rijswick van Brink kunnen data daarbij een belangrijke rol spelen in simulaties, scenario’s en optimalisatiemodellen. Ze maken echter wel een kanttekening: “Uiteindelijk gaat het ook om de balans tussen vastgoed, organisatie en mensen en tussen de ‘harde’ cijfers en de ‘softe’ beleving.”

Manouk de Weert ziet in de COVID-periode een duidelijke versnelling van een aantal trends, met name het in toenemende mate thuiswerken en het hybride werken met naast kantoor of thuis een andere plek. “Je ziet dat het pas echt van de grond kwam, toen er echt een urgentie was. Interessant vind ik dat pre-corona nog veel van onze opdrachtgevers bij projecten relatief voorzichtig waren. Ze vonden het moeilijk dat ze hun medewerkers niet konden zien als ze niet op kantoor waren en om de autonomie bij de medewerkers te leggen. Inmiddels is de omslag echter ingezet en kun je spreken van een permanente verandering. We zien nu ook dat opdrachtgevers keuzes gaan maken omdat ze merken dat het impact heeft op de fysieke werkomgeving.” Manouk ziet dat dit resulteert in een veranderende huisvestingsbehoefte bij organisaties, maar kan nog niet inschatten wat en hoe groot het effect hiervan zal zijn op de kantorenmarkt. “Dat hangt namelijk ook af van hoe je het kantoor gaat gebruiken, wat je strategische pijlers zijn en hoe het kantoor daarin ondersteunt. Welke activiteiten voeren mensen thuis uit en welke doen ze liever op kantoor en hoe stuur je daarin. Als mensen vervolgens nog steeds veelal op dezelfde dagen (maandag, dinsdag en donderdag) naar kantoor komen, dan houd je dezelfde piek.”

Campus en clubhuis

Manouk noemt een tweede trend tijdens corona die ook pre-corona al was ingezet: vastgoed inzetten ter versterking van strategische doelen. “Zo zie je een toenemend aantal campussen met als doel het versnellen van innovatie. In zulke campussen gaat onderwijs samen met startups en rijksoverheden.” Judith van Rijswick vult aan: “De behoefte aan samen innoveren in een broedplaats is in de campusvorm heel fysiek gemaakt.” Manouk ziet diezelfde behoefte aan samenwerking niet alleen op gebiedsniveau met de campus, maar ook op gebouwniveau met de opkomst van het clubhuis. “Vanuit die gedachte richten organisaties hun kantoor veel meer in als ontmoetingsplek.” Volgens Manouk wordt het kantoor c.q. het vastgoed dus nog steeds ingezet voor een strategisch doel, alleen is dat nu anders dan voorheen: “Voorheen was het vaak ter versterking van het imago – de ‘klapschaats’ van de ING – of om te laten zien hoe duurzaam een organisatie was – The Edge bijvoorbeeld. Nu zie je dat die strategische doelen van kantoor en vastgoed meer richting kennis delen en het behoud van de bedrijfscultuur gaan. Wat wij daarom vaak doen, is dat we, voordat we een Programma van Eisen opstellen, bij een opdrachtgever eerst goed uitvragen welk strategisch doel hij met name met zijn kantoor c.q. vastgoed wil bereiken.”

Grip en wendbaarheid

Judith haalt een derde trend aan: de toenemende behoefte aan grip en wendbaarheid in onzekere tijden. “We zien dat de wereld snel verandert en ook dat veranderingen elkaar snel opvolgen. Bovendien worden ze complexer. In zo’n wereld krijgen mensen aan de ene kant behoefte aan grip, want ze willen weten waar ze aan toe zijn. Aan de andere kant realiseren ze zich dat ze in een snel veranderende wereld wendbaar moeten zijn. Die behoefte aan grip vertaalt zich in een toenemende behoefte aan data. En de behoefte aan wendbaarheid vertaalt zich in vragen rond vastgoed. Want wendbaar vastgoed is op het eerste gezicht een contradictio in terminis.”

Mens, organisatie en vastgoed

Brink wil klanten bewuste keuzes te laten maken voor een toekomstbestendige huisvesting die de strategie van de organisatie ondersteunt. Daarbij is de missie om mens, organisatie en vastgoed in evenwicht te brengen. Manouk: “Het unieke van onze aanpak is dat we daarbij data-analyse met huisvestingsadvies combineren. En dat komt van pas omdat we te maken hebben met klanten in alle weersomstandigheden: vraagstukken waarbij de formatie van een organisatie explosief groeit of juist waarbij de organisatie fors krimpt. En nu natuurlijk met het thuiswerken. Allemaal grote vraagstukken, waar organisaties mee worstelen. De toekomst voorspellen kunnen we natuurlijk niet, maar we kunnen wel met data scenario’s bouwen, die het brede palet aan mogelijkheden inzichtelijk maken. Daarbij gaan we bij vastgoedvraagstukken altijd eerst terug naar de organisatiekant – wat is de visie, het doel en het toekomstscenario – en naar de mens – hoe werkt de medewerker en wat zijn zijn activiteiten, nu en straks.” Judith vult aan: “Eigenlijk zijn we steeds bezig met het in balans brengen van de harde cijfers van vastgoed – strategische parameters zoals flexfactoren en mobiliteitspatronen – en de ‘zachte’ beleving van mensen, voor wie dat vastgoed uiteindelijk is bedoeld. Data zijn daarbij ook nuttig om zaken te objectiveren.”

Met data grip krijgen op huisvestingsbehoefte

“Eigenlijk zijn we steeds bezig met het in balans brengen van de harde cijfers van vastgoed – strategische parameters zoals flexfactoren en mobiliteitspatronen – en de ‘zachte’ beleving van mensen, voor wie dat vastgoed uiteindelijk is bedoeld." - Judith van Rijswick

Daarbij wordt bij grote huisvestingsvraagstukken ook gewerkt met simulatiemodellen en scenario studies om te toetsen wat er gebeurt wanneer een bepaalde flexfactor wordt gehanteerd, wanneer een bepaald percentage van de medewerkers thuiswerkt en wanneer er sprake is van een bepaalde spreiding van kantoorgebruik gedurende de week. Judith: “Dat doen we omdat organisaties het liever niet in de praktijk uitproberen voordat ze weten dat het daadwerkelijk past. Door die simulaties, waarbij we ‘mensen’ aanmaken met een bepaald gedrag, kunnen we al vooraf zien wat wel en niet werkt in wat we bedacht hadden. Om het gedrag goed te kunnen laden, vragen we vooraf aan medewerkers hoe vaak ze op kantoor zijn, hoe ze daar werken en hoe hun samenwerking met anderen eruitziet. De simulatie wordt ook gekalibreerd door middel van historische data over daadwerkelijk gedrag. Op deze manier krijgen we meer inzicht in de effecten van veranderingen.”

Drie ontwikkelingen

Met zijn adviezen speelt Brink in op drie ontwikkelingen. Ten eerste wil Brink organisaties in staat stellen om onderbouwde beslissingen te nemen ten aanzien van de optimalisatie van het vastgoed op korte en lange termijn, die aansluiten op de strategische koers van de organisatie. Manouk: “Daarbij gaat het om de vraag aan welke knoppen kun je draaien en welk effect zou dat hebben? Inclusief ‘randvoorwaarden’ waar je mee te maken hebt, zoals bestaande huurcontracten.”

Als tweede het instrumentarium dat gestructureerd inzicht biedt in verschillende varianten om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van gebouwen binnen een bestaand vastgoedportfolio, vooral bedoeld voor organisaties met veel vastgoed. We maken een duidelijke afweging van kwantitatieve (financiële impact, m²) en kwalitatieve (indeling en employee experience) aspecten. Manouk: “Daarbij hebben we het over de eerdergenoemde scenario’s met ‘wat-als’-varianten.” Judith vult aan: “In elk scenario wil je eigenlijk een 360 graden view hebben: wat kost het me aan vierkante meters, maar ook: wat doet het met mijn medewerkers en bijvoorbeeld welke impact heeft het op innovatie. Want die zaken kunnen nog wel eens met elkaar in conflict komen.” Brink pakt bij die scenario’s vaak de twee extreme varianten – bijvoorbeeld 100 procent terug naar kantoor en 100 procent thuiswerken – en vervolgens verschillende scenario’s ertussenin. Zo krijg je inzicht in wat de bandbreedte is van wat er kan gebeuren en in de effecten van de meest realistische scenario’s.

Bij de laatste ontwikkeling gaat het om optimale ruimtetoewijzing van afdelingen – bijvoorbeeld in het geheel van een campusontwikkeling of van een meerjaren masterplan – en van verhuisbewegingen. Judith: “In feite heb je het dan over een schuifpuzzel waarbij het erom gaat wie uiteindelijk waar terechtkomt. Wij kijken daarbij aan de hand van optimalisatiemodellen naar hoe je mensen het beste kunt plaatsen zodat je zo effectief mogelijk om gaat met de ruimte en toch afdelingen bij elkaar houdt die veel samenwerken indien dat gewenst is. Bij een campus kan het bijvoorbeeld nogal schelen of je in dat laatste geval naar een nabijgelegen gebouw moet of naar een gebouw honderden meters verder. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat de benodigde faciliteiten – bijvoorbeeld een laboratorium – binnen bereik zijn. In die optimalisatiemodellen kunnen we ook uiteenlopende uitgangspunten hanteren zoals bijvoorbeeld ruimte-efficiency of samenwerking.”

Met data grip krijgen op huisvestingsbehoefte

“Doe verdiepend onderzoek onder medewerkers, ga met elkaar in gesprek en communiceer als organisatie duidelijk op wat voor manier vastgoed als middel de strategische doelen van de organisatie ondersteunt.” - Manouk de Weert

Juist nu er zoveel onzekerheden bij organisaties zijn over de manier van werken post-corona heeft Manouk een dringend advies aan organisaties: “Doe verdiepend onderzoek onder medewerkers, ga met elkaar in gesprek en communiceer als organisatie duidelijk op wat voor manier vastgoed als middel de strategische doelen van de organisatie ondersteunt.”

Delen:

Meer nieuws

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

E-zine: WorkPlace Xperience 2025

donderdag 20 maart

Welkom bij het officiële e-zine van De WorkPlace Xperience 2025! In deze editie lees je alles over de nieuwe thema's, ...

Lees meer

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

Erik Scherder spreker tijdens City Table XL op 4 april

donderdag 20 maart

'De invloed van beleving en omgeving op het menselijk brein en haar gedrag' is de titel van de presentatie van Erik Scherder ...

Lees meer

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

Volksbank kiest voor Sodexo’s foodservice Modern Recipe

woensdag 19 maart

Op het hoofdkantoor van de Volksbank in Utrecht genieten de medewerkers sinds kort van duurzaam, vers en gezond eten. De ...

Lees meer

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

Tweede fase van NRC-verbouwing afgerond

woensdag 19 maart

Na een succesvolle herinrichting van de kantoorruimte in 2023 heeft PD Group nu de tweede fase van de totaalverbouwing in ...

Lees meer

<span>Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025</span>

Designers tijdens WorkPlace Xperience 2025

dinsdag 18 maart

Ook dit jaar spelen vier designers een sleutelrol in het vormgeven van een unieke en inspirerende ervaring voor ...

Lees meer

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

Modern partnerschap: vertrouwen is de basis

dinsdag 18 maart

Het partnerschap dat de gemeente Amsterdam, Vebego, TwynstraGudde en VFM zijn aangegaan, is nog maar een half jaar oud. ...

Lees meer

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

5 juni 2025: Campus Day in Amsterdam!

maandag 17 maart

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

SWP Talks #59: Integraal Huisvestingsmanagement

SWP Talks #59: Integraal Huisvestingsmanagement

maandag 17 maart

Onder leiding van Wim Kooyman bespreken de deelnemers aan deze SWP Talks het onderwerp 'Integraal Huisvestingsmanagement'. ...

Lees meer

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

vrijdag 14 maart

Vanaf 1 februari 2025 maken Ictoria en Xtoria deel uit van DeFaCo B.V., het moederbedrijf van Breedweer, De Ster en Jaro. ...

Lees meer

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

vrijdag 14 maart

De facilitair manager van de toekomst is flexibel, kostenbewust en op de hoogte van technologie. Dit blijkt uit het Facility ...

Lees meer

Circulariteit meetbaar maken met de Facility Circularity Index

Circulariteit meetbaar maken met de Facility Circularity Index

vrijdag 14 maart

De wereldwijde vraag naar grondstoffen blijft toenemen, terwijl veel natuurlijke hulpbronnen eindig zijn. De urgentie om ...

Lees meer

facilitylinQ nieuwe partner Smart WorkPlace

facilitylinQ nieuwe partner Smart WorkPlace

vrijdag 14 maart

Op het gebied van kantoormeubilair is facilitylinQ is een internationale dienstverlener en helpt organisaties bij het ...

Lees meer

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

donderdag 13 maart

The Food Office en Grip Facility slaan de handen ineen om cateringcontractmanagement te digitaliseren. Hierdoor worden de ...

Lees meer

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

woensdag 12 maart

Een mooi project van PD Group in Amstelveen. Dit is een volgende stap in het moderniseren van het historische Raadhuis na ...

Lees meer

Envalue nieuwe partner Smart WorkPlace

Envalue nieuwe partner Smart WorkPlace

woensdag 12 maart

Met data-gedreven inzichten en strategisch advies is Envalue de innovatiefste vastgoedadviseur van Nederland. Om bij te ...

Lees meer

Een schonere en duurzamere werkomgeving met Asito

Een schonere en duurzamere werkomgeving met Asito

dinsdag 11 maart

Asito werkt elke dag aan een betere leefomgeving. In 2028 wil Asito hét meest mensgerichte en data-gedreven schoonmaakbedrijf ...

Lees meer

Online debat: Slimme werkplekken, wat levert het op?

Online debat: Slimme werkplekken, wat levert het op?

dinsdag 11 maart

Samen met experts van Vodafone Business, Spacewell en Zens kijken we op woensdag 2 april in een online debat naar de waarde ...

Lees meer

Stem op ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year

Stem op ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year

dinsdag 11 maart

De genomineerden voor de ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year Awards zijn bekend! Breng hier je stem uit!

Lees meer

Breng je stem uit op de CSU Smart Solution of the Year Award

Breng je stem uit op de CSU Smart Solution of the Year Award

maandag 10 maart

De genomineerde innovaties voor de CSU Smart Solution of the Year Award zijn bekend! Ontdek de innovaties en breng je stem ...

Lees meer

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

maandag 10 maart

Betrouwbare data is belangrijk om de juiste afwegingen te kunnen maken. Ook geeft het Dashboard gemeenten en schoolbesturen ...

Lees meer

Terug naar boven